De nombreuses entreprises ont du mal à gérer le flot des factures. Il n’est pas rare qu’une équipe entière d’employés soit occupée chaque jour à vérifier, valider et comptabiliser les factures entrantes. L’accumulation de factures, les contraintes de temps et la monotonie du travail augmentent le risque d’erreurs lors du traitement manuel des factures.

À l’ère de l’automatisation, il existe une solution simple à ce problème : l’automatisation de la comptabilité fournisseurs permet d’automatiser entièrement le traitement des factures.

Qu’est-ce que l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ?

La notion d’automatisation de la comptabilité fournisseurs désigne le processus d’automatisation de la fonction Comptabilité fournisseurs. L’objectif est d’automatiser entièrement le processus de traitement des factures, de leur réception à leur comptabilisation. Leur traitement s’effectue donc en arrière-plan et, grâce à l’automatisation, une intervention manuelle est rarement nécessaire. Il n’est fait appel à un employé que lorsque le système détecte des erreurs ou des divergences. Les entreprises peuvent ainsi optimiser leurs processus, gagner du temps et économiser de l’argent en matière de comptabilité.

En général, l’automatisation de la comptabilité fournisseurs n’est utilisée que pour les factures dont le montant n’excède pas un certain seuil. Les entreprises fixent le montant maximum en fonction de leurs besoins. Par exemple, si le seuil est fixé à 500 €, seules les factures inférieures à 500 € sont comptabilisées automatiquement. S’il s’agit de sommes importantes, vous pouvez toujours contrôler les factures manuellement. Cependant, l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ne se limite pas aux factures de faible montant.

Le processus d’automatisation de la comptabilité fournisseurs

L’automatisation devient de plus en plus pertinente dans de nombreux domaines, y compris la vérification des factures. Une fois toutes les données extraites, le système gère l’ensemble du processus de traitement des factures. Avec la solution de traitement des factures de Doxis, le processus est numérisé et entièrement automatisé.

1. Traitement des factures entrantes

Le processus de traitement des factures débute lors de la réception et de l’importation de factures dans la GED. Pour les factures numériques, cela peut s’effectuer facilement par glisser-déposer. Le logiciel de gestion électronique des documents peut aussi les récupérer automatiquement via des interfaces avec un système externe. Pour les factures papier, le scanner et le logiciel d’OCR sont utilisés : le logiciel d’OCR (reconnaissance optique de caractères) convertit le texte figurant sur les images dans un format lisible par la machine.

2. Extraction des données

Dans l’étape suivante, toutes les données peuvent être extraites de la facture. Cela signifie que tout le contenu de la facture doit être stocké de manière structurée en vue d’un traitement ultérieur. Cette étape est gérée de manière entièrement automatique grâce à diverses technologies capables de traiter les formats XRechnung et ZUGFeRD, par exemple. 

Pour garantir la qualité des données, un employé peut être chargé de valider les métadonnées. La validation n’est pas nécessaire avec l’automatisation de la comptabilité fournisseurs classique.

3. Vérification des factures

En contrôlant vos factures, vous vous assurez de ne payer que les factures dont le contenu et la forme sont corrects, et de ne pas remettre en cause la déduction de la taxe en amont. Le système vérifie si toutes les informations sont complètes et correctes. Il compare également automatiquement la facture avec la confirmation de commande, la confirmation d’exécution ou le bon de livraison correspondant. Le système reconnaît si le contenu de la facture est correct et si la facture est légitime. Ce faisant, il peut s’assurer que seul ce qui a été effectivement livré est facturé.

Vos employés peuvent également effectuer des contrôles de qualité supplémentaires. En principe, l’intervention humaine n’est nécessaire que lorsque le système détecte des problèmes. S’il trouve des informations incorrectes sur la facture (par exemple, si les postes de la facture ne correspondent pas à la confirmation d’exécution), le système d’automatisation peut déclencher un flux de travail de correction de la facture.

La contre-vérification avec la confirmation d’exécution renforce la qualité du traitement des factures et offre une plus grande sécurité.

4. Approbation de la facture

Après la vérification de la facture vient l’étape de son approbation, au cours de laquelle elle est approuvée par un employé. Avec l’automatisation de la comptabilité fournisseurs, cette étape est complètement supprimée, car les factures d’un montant prédéfini ne doivent plus être approuvées par un employé.

5. Comptabilisation et archivage

La facture est comptabilisée directement après vérification de son contenu. Le système la stocke ensuite dans le dossier électronique correspondant de la GED. Fini les factures mal stockées et introuvables !

Quels sont les avantages de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ?

Rationaliser les processus

En automatisant les étapes de traitement manuel, vous gagnez un temps précieux et économisez des ressources que vous pouvez mobiliser ailleurs.

Faciliter la gestion des flux de factures

Grâce à l’automatisation de la comptabilité fournisseurs, vos employés n’ont plus besoin de vérifier les factures entrantes. Vous pouvez ainsi traiter des volumes de factures encore plus importants sans charge de travail supplémentaire.

Réduire la charge de travail des employés

L’automatisation permet à vos employés de se consacrer à des activités stratégiques et créatives. La réussite de l’entreprise et la satisfaction des employés en sortent renforcées.

Payer dans les délais

En l’absence d’automatisation, un grand nombre de factures entraîne une surcharge de travail pour vos employés, des retards dans la comptabilisation des factures et le non-respect des délais. En automatisant votre comptabilité fournisseurs, vous réglez toujours dans les délais et bénéficiez de remises

Quels sont les inconvénients de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ?

Absence de contrôles

L’intervention humaine n’est pas prévue dans le cadre de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Cela signifie que toutes les étapes de validation sont supprimées. Pour un meilleur contrôle, la validation humaine peut intervenir après l’extraction des données et après la vérification des factures.

Comptabilisation de factures erronées

Le risque de comptabiliser des factures erronées existe lorsque vous ne contrôlez pas les factures. Cependant, lorsque vous recoupez automatiquement les factures avec les confirmations d’exécution, la qualité de cette étape de vérification augmente considérablement.

Traitement de la comptabilité fournisseurs entièrement automatique dans la GED

Notre logiciel Doxis collecte l’information de manière pertinente et la met à la disposition de votre entreprise là où elle en a besoin. Cela signifie que les silos de données disparaissent. Toutes les informations pertinentes d’un document sont extraites et préparées pour leur traitement ultérieur. Cela vous permet d’automatiser les flux de travail et de réduire le nombre d’étapes manuelles. Cela s’applique également au traitement des factures, qui s’effectue automatiquement à l’aide des fonctions de Doxis. Doxis saisit les données des factures, les traite et les met à disposition en quelques secondes.

L’automatisation de la comptabilité fournisseurs peut donc réduire considérablement la charge de travail de votre équipe comptable. Elle vous permet de réduire le nombre de factures traitées manuellement et de mieux gérer l’afflux de factures entrantes. Les échéances à venir ne constituent plus un problème et il n’est pas difficile de bénéficier des remises.

FAQ sur l’automatisation de la comptabilité fournisseurs