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SAP ArchiveLink
Interface CMIS : une alternative conforme au RGPD et à valeur probante
SAP ArchiveLink est une technologie qui permet d’interconnecter l’ERP SAP avec la solution SAP Content Server du même éditeur. Vous pouvez ainsi archiver vos documents directement à partir de SAP et y accéder à tout moment. Toutefois, SAP Content Server ne suffit pas pour conserver vos documents dans la durée, conformément à la législation. La solution ? Les interfaces CMIS (Content Management Interoperability Services). Il s‘agit d‘une interface flexible et standardisée, qui facilite l’interconnexion de votre système d‘archivage avec SAP et SAP ArchiveLink.
Dans cet article, découvrez le fonctionnement de SAP ArchiveLink et les raisons pour lesquelles l’utilisation de Doxis comme solution d‘archivage constitue l‘alternative idéale à SAP Content Server.
Qu‘est-ce que SAP ArchiveLink ?
SAP ArchiveLink est un service SAP qui interconnecte les documents de l’ERP SAP avec les processus métier correspondants du système d’archivage de SAP. Les utilisateurs accèdent donc directement aux documents pertinents (factures, commandes ou contrats) à partir d‘un document d‘application SAP. Par exemple, ArchiveLink relie une facture enregistrée dans l’ERP à d‘autres documents de facturation déjà archivés.
Comment fonctionne SAP ArchiveLink ?
ArchiveLink nécessite la connexion d’un système d‘archivage, appelé Content Repository ou référentiel de contenu, qui stocke les documents au format électronique. Les référentiels de contenu possibles sont les bases de données, une zone logique du système de fichiers d‘un disque dur ou un serveur d‘archivage externe.
Doxi, explique étape par étape le fonctionnement de SAP ArchiveLink :
- Sauvegarder les documents dans le référentiel de contenu : vous enregistrez les documents entrants dans le système d‘archivage défini.
- Créer des documents d‘application dans SAP : dès qu‘un document est présent dans l’ERP de SAP, il crée un document d‘application adapté. Lors de la réception d‘une facture, SAP génère donc un document d’application contenant toutes les données pertinentes.
- Lier un document d’application à un objet de gestion : parallèlement, le système crée un objet de gestion composé de trois paramètres : le mandant, le type d‘objet et l‘ID d‘objet.
- Sauvegarder les informations dans la table de liens ArchiveLink : SAP ArchiveLink crée un lien logique entre l‘objet de gestion et le document archivé dans le référentiel de contenu.
- Récupérer le document dans SAP : grâce au lien, le document est consultable à tout moment dans SAP. Par exemple, le service comptable peut ouvrir une facture archivée à partir d‘un document d’application SAP en un seul clic, sans avoir à rechercher manuellement les documents.
Quels sont les points faibles de SAP ArchiveLink ?
Malgré ses solides fonctionnalités, SAP ArchiveLink présente d’importants manques qui posent des défis aux entreprises.
Absence de processus documentaires
L‘un des principaux manques de SAP ArchiveLink est qu’il ne prend pas en charge les processus documentaires. En d’autres termes, ArchiveLink n‘est qu‘un « stockage statique » ; il n‘offre donc aucune fonction d‘automatisation ou d‘intégration de flux de travail. Vous ne pouvez donc pas dématérialiser vos processus d‘approbation ni mettre en place de flux documentaires complexes.
Autre problème : ArchiveLink se limite aux documents SAP. ArchiveLink n‘archive que les documents issus des processus SAP. Les documents externes ou les données provenant d‘autres logiciels ne sont pas intégrables facilement. Pour visualiser toutes les informations relatives à un processus opérationnel, il faut changer de système, ce qui entraîne des discontinuités dans le transfert de l’information et ralentit les processus documentaires.
Absence de dispositif de gestion des droits
ArchiveLink n’intègre aucun dispositif de gestion des droits des utilisateurs, ce qui pose problème dans le cadre du RGPD. En effet, cela signifie tout simplement que vous ne pouvez pas attribuer certains documents à des utilisateurs ou rôles donnés. En d‘autres termes, vous ne savez pas qui accède à quels documents et vous ne protégez pas les données personnelles conformément à la législation.
Inadaptation à l’archivage à long terme
Selon SAP, Content Server n‘est pas conçu pour l’archivage longue durée. L‘archivage SAP n‘est pas à valeur probante et ne convient que pour stocker des documents à court terme. Les entreprises qui doivent archiver des documents durablement et conformément à la législation nécessitent donc une alternative à SAP ArchiveLink et à Content Server.
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Lire maintenantCaractéristiques d‘un archivage sécurisé
Grâce à la technologie d‘interfaçage CMIS, vous connectez facilement des systèmes tiers à SAP. Vous gagnez ainsi en flexibilité dans le choix de votre système d‘archivage, qui comprend des fonctions modernes comme l’automatisation des flux de travail ou le traitement documentaire basé sur l‘IA.
Une alternative à SAP ArchiveLink doit permettre d‘archiver les documents selon les principes de l’archivage à valeur probante et dans le respect du RGPD et de la conformité réglementaire. Critères importants à remplir par une solution d‘archivage :
- Elle gère les différentes versions des documents de manière traçable afin de créer davantage de transparence.
- Elle intègre des fonctions d’archivage à valeur probante.
- Elle respecte les directives de protection des données pour garantir la conformité au RGPD, notamment.
- Elle définit clairement les droits d‘accès, afin de n’autoriser que les personnes habilitées à consulter ou à modifier des documents.
- Elle documente parfaitement les processus documentaires.
- Elle automatise le respect des délais de conservation des documents et les supprime une fois les délais écoulés
Cerise sur le gâteau : idéalement, cette solution d’archivage est certifiée SAP. Un logiciel d’archivage SAP garantit que toutes les interfaces fonctionnent de manière optimale et que les mises à jour et modifications de l‘environnement SAP n’occasionnent pas de problèmes inattendus. Pour vous, cela signifie réduction des efforts de mise en œuvre, amélioration de la stabilité du système et garantie d’usage à long terme.
Doxis, une alternative à SAP ArchiveLink
Certifié SAP, Doxis offre ainsi des interfaces avec un grand nombre de produits SAP, comme SAP S/4HANA et SAP SuccessFactors. Contrairement aux autres outils d‘archivage classiques, Doxis est bien plus qu‘un simple système archivage. Logiciel de gestion de contenu d‘entreprise (ECM) doté d’une gestion électronique des documents (GED), il offre des solutions pour différents processus métier, comme le traitement des factures ou la gestion des contrats, et embarque une gestion des processus opérationnels, capable de cartographier les flux de travail documentaires.
Doxis, solution d‘archivage à valeur probante
Bien entendu, Doxis remplit également toutes les conditions attendues d’un système d’archivage à valeur probante jusqu‘à l‘archivage à long terme. Avec Doxis, vous disposez d‘un dispositif d’archivage à l‘échelle de l‘entreprise qui centralise l’ensemble de l’information provenant de tous les métiers et systèmes tiers. En d‘autres termes, Doxis vous fournit un aperçu complet des informations relatives à des transactions spécifiques, comme au sein d‘un dossier client ou d‘un dossier fournisseur.
Autres bénéfices de Doxis en tant qu‘alternative à SAP Content Server et SAP ArchiveLink :
- Doxis peut s’installer sur site, dans le cloud ou en mode hybride.
- Doxis protège les documents et les informations conformément au RGPD grâce à son mécanisme de gestion des droits utilisateurs.
- Doxis tire parti des technologies les plus récentes, comme l‘IA et l’apprentissage machine, pour automatiser les processus documentaires.
- Doxis est certifié pour le nouvel environnement (SAP S/4HANA) et l‘ancien environnement de SAP (SAP ERP ou SAP ECC).
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Lire maintenantConserver durablement ses documents SAP conformément au RGPD avec Doxis
Avec SAP ArchiveLink, vous accélérez la recherche de vos documents et les reliez logiquement entre eux. Toutefois, SAP Content Server n‘est conçu que pour le stockage à court terme sans offrir de fonctions modernes comme la gestion des accès, l‘automatisation ou les flux de travail intelligents. Doxis pallie ces manques avec une solution d‘archivage certifiée et conforme au RGPD, à même de stocker vos documents à long terme en respectant les principes de l’archivage à valeur probante. Grâce à l‘interface CMIS, Doxis s’interconnecte avec souplesse à SAP et s’intègre ainsi parfaitement aux processus métier en place.
