Système de contrôle de version (VCS)

Aussi appelé gestion de révisions ou gestion de versions, le contrôle de version consiste à suivre les modifications apportées à des fichiers numériques et à les stocker de manière à ce que les versions antérieures restent accessibles à tout moment, tout en affichant clairement la version la plus récente. Concrètement, cela signifie que plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur un même document ou code source, sans conflit ni perte de données.

En termes simples, ce versionnage implique que toutes les modifications sont effectuées et enregistrées directement dans le même document, qui devient ainsi la source unique de vérité pour le processus métier. Au lieu d’enregistrer en local de nombreuses versions du même contrat de travail, par exemple, toutes les modifications sont sauvegardées dans un seul et même document, depuis le brouillon jusqu’à son archivage. L’historique des versions indique précisément qui a modifié quoi, et quand.

Le versionnage des documents est un gage de sécurité pour les processus métier. En effet, les réglementations, comme le RGPD, exigent un archivage à valeur probante des documents d’entreprise. En d’autres termes, le versionnage garantit que chaque modification est documentée et que les anciennes versions sont accessibles. Il protège ainsi contre toute tentative de falsification, facilite les audits et améliore la collaboration, car tous vos collaborateurs travaillent toujours sur la version la plus récente et valide.

Avantages du contrôle de version :

• Visualisation claire de qui a fait quoi, et quand.
• Utilisation permanente de la version la plus récente d’un document, d’où une amélioration de la collaboration en ligne.
• Diminution, voire disparition des erreurs, et possibilité de les corriger rapidement.

Un système de contrôle de version (VCS) est une solution logicielle qui suit, enregistre et gère toutes les modifications apportées à un fichier ou à un projet. Il permet de revenir à des versions antérieures à tout moment et de suivre l’évolution du contenu.

Comment fonctionne un système de contrôle de version ? Types de versionnage

Selon l’architecture du logiciel VCS, il existe différentes approches du versionnage : il peut être local, centralisé ou distribué.

• Un système de contrôle de version local (LVCS) enregistre les modifications sur un ordinateur. Par exemple, vous enregistrez les différentes versions d’un contrat en les nommant « Contrat_v1.pdf », « Contrat_v2_final.pdf », « Contrat_v3_final_final.pdf ».
• Un système de contrôle de version centralisé (CVCS) enregistre les modifications sur un serveur central. Vous exploitez une source de vérité unique en enregistrant les fichiers (check-in), en apportant des modifications et en réenregistrant la version révisée (check-out).
• Un système de contrôle de version distribué (DVCS) ne se contente pas de sauvegarder des copies des modifications, mais réplique l’ensemble du référentiel, y compris toutes les versions, sur chaque ordinateur. Vous disposez alors d‘une copie complète et autonome du projet enregistrée localement et pouvez la modifier indépendamment. Les changements sont ensuite synchronisés avec le dépôt principal ou avec d’autres utilisateurs.

Un VCS optimise les processus dans différents domaines. En particulier dans le développement logiciel, la gestion documentaire et pour le travail collaboratif, il s’avère très intéressant pour la documentation et le travail en équipe.

Développement logiciel

Dans l’édition de logiciels, ce type de solution est indispensable pour gérer le code source. Fonctionnalités destinées aux développeurs et aux équipes de développement logiciel :

• Création de branches (branching) et fusion de branches (merging) pour concevoir de nouvelles fonctions sans impacter le code source principal.
• Fonctions de retour en arrière (rollback) pour annuler des modifications erronées.
• Collaboration sur de grandes bases de code, en particulier lorsque les équipes de développeurs travaillent dans différents pays.
• Intégration avec les pipelines CI/CD pour exécuter des tests et déploiements automatisés.

Gestion documentaire et collaboration numérique

Les solutions, telles que les systèmes de gestion de contenu d‘entreprise (ECM) et de gestion documentaire (GED), intègrent d’emblée un VCS. Bénéfices :

• Versionnage automatique des documents pour éviter toute perte de données.
• Traçabilité de l’historique des modifications pour respecter vos obligations de conformité (RGPD, par exemple).
• Collaboration en temps réel entre utilisateurs pour le traitement documentaire simultané avec synchronisation instantanée des modifications.
• Réglage fin des autorisations : seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à certaines versions ou certains contenus.

La solution Doxis gère automatiquement les versions de vos documents. Chaque modification est enregistrée, et une nouvelle version est créée dès qu’un utilisateur termine une modification. L‘historique des versions indique précisément la date, l’heure et l’auteur de chaque changement. Il vous permet de rétablir une ancienne version à tout moment.

Exemple : un de vos collaborateurs souhaite éditer un projet de contrat. Lorsqu’il ouvre le document, celui-ci est extrait du VCS et verrouillé. Une fois les modifications enregistrées, le processus de check-out s’enclenche. Doxis crée alors automatiquement une nouvelle version du projet de contrat dans le dossier électronique et consigne l’identité de l’auteur des modifications.

Outre les versions, Doxis vous permet également de créer différentes représentations d’un document, par exemple pour un contrôle d’accès ciblé ou pour enregistrer différents formats de fichiers.

Représentations à accès limité

Tous les utilisateurs ne doivent pas avoir accès à l’ensemble du contenu d’un document. C‘est pourquoi vous pouvez créer différentes représentations du même document, dans lesquelles certains contenus sont masqués ou caviardés. Vous pouvez par exemple créer une version PDF dans laquelle vous caviardez certains passages pour les rendre illisibles. Vous autorisez vos collaborateurs à utiliser cette version, tandis que la version complète est réservée à vos cadres. Vous avez ainsi deux variantes du même document : une version caviardée et une version complète.

Versions de documents dans différents formats de fichiers

Doxis permet également de sauvegarder un document dans plusieurs formats. Il peut par exemple convertir un fichier PDF au format PDF/A pour l‘archivage à long terme. Les deux représentations sont conservées, afin de pouvoir accéder à tout moment à la version souhaitée.

Un système de contrôle de version consolide la gestion documentaire. Les fonctions techniques, comme le check-in et le check-out, les contrôles d‘accès différenciés et les représentations, garantissent l’archivage structuré, cohérent et inviolable des documents.

Avec Doxis, vous allez au-delà du simple versionnage en bénéficiant d’une gestion documentaire globale, notamment la création de représentations et l’archivage à long terme. Doxis gère automatiquement les différentes versions de vos documents, enregistre chaque modification et en indique précisément l’auteur, la date et la nature. En outre, il gère leurs différentes représentations, par exemple avec des droits d’accès limités ou dans des formats adaptés à l’archivage comme le format PDF/A. Ainsi, vous optimisez vos processus documentaires dans la durée pour faciliter le travail collaboratif tout en les mettant en conformité avec la législation.

FAQ sur les systèmes de contrôle de version