6 ECM-Systeme im Vergleich: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Das Ziel eines Enterprise Content Management-Systems (ECM) ist, Informationen genau dort bereitzustellen, wo sie benötigt werden – schnell, sicher und jederzeit nachvollziehbar. Ein ECM-System unterstützt Unternehmen, alle digitalen Inhalte und Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg effizient zu verwalten. Dazu gehören Aufgaben wie das Erfassen, Speichern, Verarbeiten, Freigeben und schließlich das revisionssichere Archivieren von Dokumenten über die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen hinweg.

Für Ihr Unternehmen sind ECM-Systeme das Rückgrat einer modernen Informationsstrategie. Mit ihm verwalten Sie Dokumente, Informationen und Inhalte zentral, sicher und effizient. Das sind die Vorteile auf einen Blick:

• Schneller Zugriff auf Informationen: ECM-Systeme verwalten Inhalte zentral und strukturiert, sodass Sie relevante Informationen in Sekunden finden.
• Effizientere Prozesse: Digitale Workflows automatisieren wiederkehrende Aufgaben wie Freigaben, Prüfungen oder Archivierung.
• Rechtssichere Archivierung: Archive in ECM-Systemen erfüllen gesetzliche Vorgaben und schützen Daten vor unbefugtem Zugriff oder Veränderung.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Sichere ECM-Lösungen speichern Informationen revisionssicher und tracken Änderungen in Dokumenten (Versionierung).
• Besseres Teamwork und mobile Zusammenarbeit: Mitarbeiter arbeiten ortsunabhängig und parallel an Dokumenten mit Zugriffsrechten je nach Rolle.
• Zukunftssicherheit und Skalierbarkeit: Moderne ECM-Systeme wachsen mit Ihrem Unternehmen mit.

Grundfunktionen wie Dokumentenmanagement, Archivierung, Versionierung, Zugriffsrechte und Suchfunktionen sollte jede ECM-Lösung mitbringen. Moderne Systeme bieten zudem automatisierte Workflows, digitale Akten, KI-basierte OCR-Software, systemübergreifende Integration und Compliance-Management. Diese Anforderungen sollte ein Enterprise CMS besitzen, um die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen voranzutreiben:

• Funktionsumfang: Ein gutes ECM-System enthält Funktionen für die klassische Dokumentenverwaltung sowie weiterführende Funktionen wie automatisierte Workflows, E-Mail-Management oder Record Management.
• Usability: Intuitive Bedienung ist entscheidend für die Nutzerakzeptanz. Dazu gehören übersichtliche Oberflächen, intelligente Suchfunktionen, kontextbezogene Navigation und ein geringer Schulungsaufwand.
• Integrationen: Eine moderne ECM-Lösung integriert sich nahtlos in ERP-, CRM- oder HR-Systeme wie beispielsweise SAP, Salesforce oder Microsoft 365.
• Rechtssicherheit und Compliance-Funktionen: Das ECM-System sollte gesetzliche Vorgaben wie GoBD, DSGVO, ISO-Normen oder branchenspezifische Standards erfüllen – inklusive revisionssicherer Archivierung, Löschfristen und Audit Trails.
• KI-Funktionen und Automatisierung: Künstliche Intelligenz unterstützt zum Beispiel bei automatischer Verschlagwortung, Texterkennung (OCR-Technologie), Klassifikation oder intelligenten Ablagevorschlägen.
• Zugriffssteuerung: Ein durchdachtes Berechtigungssystem, verschlüsselte Datenhaltung, Zugriffsprotokolle und rollenbasierte Rechtevergabe schützen sensible Informationen.
• Reporting-Tools: Dashboards und KPIs liefern Echtzeit-Einblicke in Prozesslaufzeiten, Dokumentenzugriffe und Systemnutzung.
• Support und Zukunftssicherheit: Achten Sie auf verlässliche Updates, lokale Ansprechpartner, ein starkes Partnernetzwerk und eine klare Roadmap.

Hey Doxi, vergleiche die besten 6 ECM-Systeme:

Doxis von SER kombiniert Enterprise Content Management (ECM), Business Process Management (BPM) und Kollaboration in einer durchgängigen, modularen Architektur. In ihr managen Unternehmen Inhalte und Dokumente aus beliebigen Quellen zentral, automatisieren Prozesse intelligent und stellen Informationen kontextbezogen und wiederauffindbar bereit.

Was Doxis besonders macht: Ihre Vorteile im Überblick

• Einheitliche Plattform für ECM, BPM und Kollaboration: Keine Insellösungen mehr: Dokumente, Vorgänge und Prozesse sind vollständig integriert.
• Modular und skalierbar von Abteilung bis Konzern: Doxis lässt sich flexibel erweitern, beliebig skalieren und passt sich Ihrer Organisation an.
• Echte Cloud-native Architektur: Ob Public Cloud, Private Cloud oder On-Premises – Doxis bietet maximale technische Konsistenz und Sicherheit.
• Künstliche Intelligenz integriert: Doxis KI automatisiert die Extraktion sowie Strukturierung eingehender Dokumente und übernimmt die automatische Kontext-bezogene Ablage. Der Intelligente Content Assistant – ein KI-Assistent – unterstützt auch in Drittsystemen, wie Word, Outlook und Excel, und übernimmt ganze Arbeitsschritte oder fasst Inhalte für Sie zusammen.
• Starke Integrationsfähigkeit: Über Schnittstellen (API, Konnektoren) lässt sich Doxis nahtlos mit Systemen wie SAP, Salesforce, Microsoft 365, ServiceNow und weiteren Anwendungen verbinden.
• Schnelle Entwicklung mit Low-Code/No-Code: Fachbereiche können Workflows, Aktenstrukturen, Dashboards und Formulare selbst konfigurieren – auch mit Hilfe von KI.
• DSGVO-konform und europäisch verankert: Mit Rechenzentren in Europa, klaren Datenschutzrichtlinien und lokaler Betreuung auf internationaler Ebene ist Doxis ideal für Unternehmen mit hohen Compliance-Anforderungen.
• Zukunftssicher durch kontinuierliche Innovation: Doxis wird stetig weiterentwickelt – mit Fokus auf KI, intelligente Automatisierung und Nutzerfreundlichkeit.

Übrigens: Doxis von SER ist Leader im Gartner® Magic Quadrant™ for Document Management 2024.

D.velop bietet mit seiner Plattform d.3ecm eine cloudfähige Lösung für das Dokumentenmanagement. Das sind Stärken von D.velop:

• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive, aufgeräumte Oberfläche, geringer Schulungsaufwand
• Breites Integrationsportfolio: Viele Schnittstellen zu Fachanwendungen, ERP-, CRM- und eGovernment-Systemen
• Public Sector Expertise: Starke Präsenz in der öffentlichen Verwaltung über D.velop public sector GmbH
• SaaS-Erfahrung: Leistungsfähige Cloud-Architektur, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen
• Gutes Partnernetzwerk: Umfangreiche Branchenlösungen durch zahlreiche System- und Implementierungspartner

Das sind Schwächen von D.velop:

• Begrenzte Skalierbarkeit: Für große, internationale Rollouts kaum geeignet
• Technologisch fragmentiert: Basiert auf veralteten Komponenten und Einzelprodukten (z. B. d.3ecm)
• Komplexe Updates: Client- und Serverkomponenten müssen technisch bedingt gleichzeitig aktualisiert werden
• Uneinheitliches Systemdesign: Kein durchgängiges, modulares System
• Wenig Enterprise-Referenzen: Kaum nachweisbare Implementierungen bei großen Unternehmen
• Begrenzte internationale Präsenz: Schwerpunkt liegt auf dem DACH-Raum, begrenzte Erfahrung im globalen Umfeld

Welche Mehrwerte Doxis bietet

Doxis überzeugt insbesondere durch seine hohe Skalierbarkeit und moderne, serviceorientierte Plattformarchitektur mit einheitlichem Technologie-Stack. Es bietet ein konsistentes, benutzerfreundliches Systemdesign und fügt sich reibungslos in ERP-Systeme wie SAP ein. Mit zahlreichen Referenzen bei internationalen Großunternehmen sowie einer starken globalen Präsenz in über 20 Ländern ist Doxis für anspruchsvolle, internationale Rollouts geeignet.

OpenText zählt laut Gartner Magic Quadrant 2021 zu den führenden Anbietern im Bereich Dokumentenmanagement und ist mit seiner Content Cloud breit aufgestellt.

Das sind Stärken von OpenText:

• SAP-Zertifizierung: Tiefe Integration in SAP und unterstützte Lösung für SAP-Kunden
• Großes Portfolio: Breites Lösungsangebot für ECM, Output-Management und Archivierung
• Cloud- und KI-Investitionen: Fortschrittliche Entwicklung in Richtung KI-gestützter Content Services
• Skalierbarkeit für Großunternehmen: Geeignet für hohe Dokumentenvolumen und komplexe Strukturen
• Starke Workflow-Automatisierung: Effiziente Prozesse durch Metadatensteuerung und Automatisierung

Das sind Schwächen von OpenText:

• Komplexe Lizenzmodelle: Unübersichtliche Lizenzstruktur (zum Beispiel X-Plan), fehlende Produktübergreifende Rechte
• Hohes Implementierungsrisiko: Häufig unerwartete Projektkomplexität, großer Aufwand bei Integration
• Schwache Kundenerfahrung: Hoher Bedarf an professionellen Services, geringe Self Service-Funktionalität
• Geringe Eignung für KMU: Architektur und Lizenzkosten nicht auf Mittelstand ausgelegt
• Technisch fragmentiert: Inhomogene Produktlandschaft mit vielen voneinander abhängigen Modulen
• Veralteter Web-Client: Technisch limitierter Zugang, keine moderne, einheitliche Benutzeroberfläche
• Hoher Anpassungsaufwand: Customizing nur durch Programmierung, hohe Kosten, starke Dienstleisterbindung
• US-zentrierte Strategie: Unternehmenspolitik, Roadmap und Preise stark auf US-Markt ausgerichtet

Welche Mehrwerte Doxis bietet

Doxis bietet klare Lizenzmodelle, eine konsistente Plattform für schnelle Rollouts und eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche mit Self-Service-Funktionen. Es ist flexibel skalierbar – vom Mittelstand bis zum internationalen Konzern – und reduziert dank durchgängiger Architektur Komplexität. Mit DSGVO-konformer Cloud und europäischer Roadmap ist Doxis zudem optimal auf hiesige Anforderungen ausgerichtet.

Hyland positioniert sich als internationaler Anbieter von Enterprise Content Services mit einem breiten Produktportfolio – darunter auch die Open-Source-basierte Alfresco-Plattform. Diese ist besonders bei Kunden mit hohen Archivanforderungen und Open-Source-Affinität beliebt.

Das sind Stärken von Hyland (Alfresco):

• Große Volumenfähigkeit: Gut geeignet für Unternehmen mit hohem Archivierungsbedarf und langer Aufbewahrungsfrist
• Repository-Föderation: Zugriff auf Inhalte aus verteilten Quellen ohne Migration – besonders bei in-place Records Management
• Open Source-Historie: Attraktive Option für Organisationen mit Open-Source-Vorlieben
• Public Sector-Affinität: Starke Verankerung im öffentlichen Bereich, unter anderem durch Open-Source-Label
• AWS-Integration: Gute Anbindung an Amazon Web Services inklusive Quick-Start
• Globales Partnernetzwerk: Verlässliche Implementierungspartner weltweit

Das sind Schwächen von Hyland (Alfresco):

• Keine einheitliche Service-Architektur: Mehrere Produkte (OnBase, Alfresco, Nuxeo, etc.) ohne durchgängige technische Basis
• Plattform-Überlappung: Übernahmen führen zu redundanten Angeboten
• Eingeschränkte Skalierung: Performance und Modularität stoßen bei komplexen, dynamischen Anwendungen an Grenzen
• Verzögerte Innovation: Rückstand bei GenAI und intelligenten Services im Vergleich zum Wettbewerb
• Schwierige Cloud-Nutzung: Hosting statt echter SaaS-Architektur, schwache Self Service-Optionen
• Komplexe Angebotsstruktur: Viele Einzelposten, unübersichtliche Preisgestaltung

Welche Mehrwerte Doxis bietet

Doxis bietet eine konsolidierte, modulare Plattform mit klarer Roadmap und nahtlos integrierten Content Services. Die Lösung ist hoch skalierbar, cloud-native und flexibel einsetzbar – von SaaS bis On-Premises. Mit KI-gestützten Services, Self-Service-Funktionen und transparenten Lizenzmodellen ist Doxis technologisch moderner und zukunftssicherer aufgestellt als Hyland.

M-Files ist eine cloudbasierte Dokumentenmanagement-Plattform mit Fokus auf automatisierte Metadatenverarbeitung, KI-gestützte Suche und flexible Content Services. Das System richtet sich vor allem an Unternehmen, die eine schnelle Einführung und spezifische Fachlösungen für Prozesse wie Vertragsmanagement, Qualitätssicherung oder HR benötigen.

Das sind die Stärken von M-Files:

• KI-gestützte Metadatenklassifikation: Automatische Verschlagwortung und intelligente Suchfunktionen auf Basis von Machine Learning
• Starke Integrationen: Gute Verbindung zu Microsoft 365, SharePoint und weiteren Cloud-Diensten
• Innovationskraft: Einsatz moderner Technologien wie Knowledge Graphs, generativer KI und föderierter Dokumentenverwaltung
• Externe Zusammenarbeit: Sichere, userfreundliche Drittanbieter-Filesharing-Optionen (zum Beispiel Hubshare)
• Vorkonfigurierte Fachlösungen: Spezielle Anwendungen für HR, Vertragsmanagement oder Qualitätskontrolle

Das sind die Schwächen von M-Files:

• Hohe Lizenzkosten: Preismodell ist für größere Unternehmen und komplexe Szenarien oft nicht wirtschaftlich
• Starre User Experience: Benutzeroberfläche gilt als unübersichtlich, Check-in/ Check-out-Prozesse als wenig intuitiv
• Eingeschränkte Anpassbarkeit: Begrenzte Low-Code-/No-Code-Funktionalitäten für individuelle Workflows und UI
• Komplexität bei Konfiguration und Schulung: Viele Nutzer empfinden das System als schwer zugänglich (vgl. Bewertungen auf G2)
• Skalierungsgrenzen: Trotz Cloud-Architektur zeigen sich Performance-Schwächen bei großvolumigen Dokumentenmengen
• Kostenintensive Erweiterung: Viele Funktionen und Anpassungen erfordern zusätzliche Lizenzen oder externe Services

Welche Mehrwerte Doxis bietet

Doxis bietet transparente, modulare Lizenzpakete ohne versteckte Zusatzkosten und umfasst Updates sowie Wartung im Standard. Mit intuitiver Benutzerführung, kontextbezogener Navigation und einfacher Low-Code-/No-Code-Konfiguration ist die Lösung nutzerfreundlicher und flexibler. Rollenbasierte Schulungskonzepte erleichtern die Einführung, während die Plattform auf hochvolumige Datenmengen ausgelegt ist und viele Funktionen bereits im Kernumfang bereitstellt – ohne kostspielige Erweiterungen.

DocuWare ist ein deutscher Anbieter mit einer langjährig etablierten Cloud-Plattform für Dokumentenmanagement. Die ECM-Software überzeugt mit einer einfachen Usability, effizienten Workflows und schneller Implementierung in Unternehmen.

Das sind Stärken von DocuWare:

• Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Oberfläche, einfache Implementierung und geringer Schulungsaufwand
• Cloud-Erfahrung: Frühzeitiger Fokus auf SaaS – mit über 6.000 Cloud-Kunden
• Effiziente Workflows: Automatisierte Prozesse mit Erinnerungsfunktionen und einfacher Anpassung
• Starke Suchfunktion: Volltextsuche kombiniert mit intelligenter Indexierung spart Zeit im Arbeitsalltag
• Gute Integrationen: Nahtlose Anbindung an Microsoft 365, Outlook, DocuSign und Co.
• Internationale Reichweite: Unterstützung durch das weltweite Ricoh-Partnernetzwerk
• Hoher Sicherheitsstandard: Sicheres Speichern und Teilen sensibler Dokumente in der Cloud

Das sind Schwächen von DocuWare:

• Hohe Kosten bei Skalierung: Für komplexe Anforderungen und größere Unternehmen wird die Lösung schnell teuer – insbesondere bei Anpassungen und Lizenzmodellen
• Begrenzte Individualisierbarkeit: Anpassungen (Workflows, Oberfläche) sind oft nur mit externem Aufwand realisierbar.
• Steile Lernkurve bei komplexeren Use Cases: Trotz einfacher Grundfunktionen wird es bei erweiterten Funktionen schnell unübersichtlich
• Limitierte Tiefe im Enterprise-Bereich: Stößt an Grenzen bei sehr hohen Dokumentenvolumina, umfangreichen Workflows oder Integrationslandschaften
• Standardisierte Cloud-Struktur, aber eingeschränkte Wahlfreiheit: Cloud-Fokus ist stark, aber hybride Szenarien oder individuelle Betriebsmodelle werden nur eingeschränkt unterstützt
• Eingeschränkte KI-Funktionalität: Bietet einzelne Automatisierungshilfen, jedoch keine tief integrierte KI-Engine zur intelligenten Klassifikation oder Ablage.

Welche Mehrwerte Doxis bietet

Doxis ist von Grund auf für Enterprise-Szenarien ausgelegt und eignet sich für große Rollouts ebenso wie für komplexe Integrationslandschaften. Anpassungen lassen sich dank benutzerfreundlicher Konfigurationstools einfach vornehmen, während kontextbasierte Navigation und visuelle Prozessgestaltung auch komplexe Use Cases zugänglich machen. Mit flexiblen Betriebsmodellen (SaaS, hybrid, On-Premises) und tief integrierten KI-Services bietet Doxis sehr viele Individualisierung, Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit.

Im Vergleich zu anderen führenden Anbietern zeigt sich Doxis als durchgängig moderne, einheitliche und hochskalierbare Plattform. Während Wettbewerber häufig mit fragmentierten Architekturen, komplexen Lizenzmodellen oder eingeschränkter Skalierbarkeit kämpfen, überzeugt Doxis mit klarer Struktur, starker KI-Integration, hoher Usability und flexibler Bereitstellung. Setzen Sie auf Doxis und machen Sie Ihr Enterprise Content Management zukunftssicher, intelligent und nachhaltig leistungsstark.