56 Prozent der Unternehmen sehen laut einer Umfrage von Markt und Mittelstand den Fachkräftemangel nach wie vor als das größte Geschäftsrisiko. Dieser Fachkräftemangel bewirkt z.B. einen erhöhten Aufwand für die Rekrutierung, Mehrarbeit für die bestehenden Mitarbeiter, die den Personalmangel ausgleichen müssen, und dadurch höhere Arbeitskosten wegen ihrer anfallenden Überstunden erzeugen. All das reduziert letztendlich die Gewinn-Marge eines Unternehmens. Die Ursache liegt meist in einer fehlenden gemeinsamen Informationsbasis und zu langsamen Prozessen. Mit Doxis können Sie beides lösen und so schneller Fachpersonal finden und halten.

Woran liegt es, dass Fachpersonal nicht schnell genug eingestellt werden kann? Ein Grund kann sein, dass bereits qualifizierte Mitarbeiter am Unternehmen interessiert sind und bisher nur nicht berücksichtigt wurden, weil sie sich in einer anderen Niederlassung beworben haben, mit der aber der Informationsaustausch fehlte oder Prozesse zu langsam ablaufen. Brauchen wir zu lange, um eine Stelle auszuschreiben und die Anforderungen mit der Fachabteilung abzustimmen? Verlieren wir neue qualifizierte Mitarbeiter schon in der Probezeit, weil der Mitarbeiter bereits am ersten Arbeitstag nicht richtig aufgenommen wird? Dabei fehlen Unternehmen manchmal nur die richtigen Werkzeuge, um diese oft noch manuellen Prozesse und Abläufe besser zu strukturieren und zu überwachen.

Doxis unterstützt die Prozesse von der Personalplanung über das Bewerbermanagement bis hin zum Pre- und Onboarding und noch vieles mehr! Wie macht das Doxis?

Schon für die Personalplanung für das nächste Jahr nutzen Sie Doxis. Die Personalverantwortlichen beantragen über Doxis in elektronischen Workflowprozessen bei ihren Vorgesetzten neue Stellen, beschreiben diese mit den geforderten Qualifikationen für den gesuchten Mitarbeiter in Vorlagen, die durch Doxis bereitgestellt werden. In einem Freigabeprozess werden die neuen Stellen dann von den Vorgesetzten und der Geschäftsführung genehmigt. Das beschleunigt den Prozess und gibt dem Unternehmen die Chance, als erstes den richtigen Bewerber zu finden. Nach der Genehmigung wird automatisiert vom System die Stelle in Form einer Stellenakte angelegt. Alle Dokumente, die im Freigabeprozess erstellt wurden und alle Dokumente, die daraufhin noch entstehen, finden sich dann ebenfalls in der Stellenakte wieder. Das schafft eine umfassende Sicht auf die offene Stelle und gibt somit die Möglichkeit, Bewerber auf verschiedene Positionen zu planen, um möglichst schnell alle zu besetzen.

Egal ob sich der Bewerber in Papierform, per Mail oder über ein Bewerberportal meldet – Doxis nimmt ihn automatisiert in den Bewerberpool auf und legt zu jedem Bewerber eine elektronische Akte mit allen gelieferten Unterlagen an. Dann informiert das System automatisch alle Personalverantwortlichen, die einen Bewerber für ihre Stelle suchen. Selbst Initiativbewerbungen oder Bewerbungen durch ein persönliches Erscheinen ganz ohne Bewerbungsunterlagen können im System direkt von jedem Mitarbeiter über eine einfache Maske erfasst werden und stehen sofort im Bewerberpool zur Verfügung. Mitgebrachte Papierunterlagen können mit Doxis und den vorhandenen Multifunktionsgeräten eingescannt und den Bewerberakten hinzugefügt werden.

Im Bewerberpool sind dann alle Bewerber für alle Personalverantwortlichen des Unternehmens zu sehen – standortübergreifend und sofort! Personalverantwortliche können sich über Such-Abos vom System informieren lassen, wenn ein neuer Bewerber mit den gewünschten Qualifikationen im Bewerberpool auftaucht. Damit sind sie nun in der Lage, schnell zu reagieren, um das erste Unternehmen zu sein, welches diese Fachkraft zu einem persönlichen Gespräch einlädt.

Doxis stellt vordefinierte und gleichzeitig flexibel anpassbare Prozesse zur Verfügung, die sicherstellen, dass beim Onboarding und beim Preboarding nichts schiefgeht. Im Preboarding, in der Zeit zwischen Zusage und Arbeitsbeginn, sind viele Aufgaben zu erledigen, die wichtig für den ersten Arbeitstag und für eine schnelle Einarbeitung sind. Hierbei kann Sie das System durch Workflows unterstützen. Diese Workflows stellen über Aufgaben mit definierten Fristen sicher, dass der neue Mitarbeiter alles bekommt, was er am ersten Tag benötigt: Zugangskarte, Laptop oder PC, Telefon, IT-Zugänge … es wird nichts mehr vergessen! Und der neue Kollege startet mit einem rundum positiven Eindruck in sein neues Unternehmen. Stellen Sie sich vor, alle Arbeitsmittel sind vorhanden, alle Zugänge und Berechtigungen eingerichtet und Schulungen sind geplant! Und nun kann der neue Mitarbeiter umso schneller in seiner neuen Tätigkeit produktiv für sein Unternehmen arbeiten.

Nebenbei entsteht in der Onboarding-Phase die elektronische Personalakte des Mitarbeiters, in der sich alle Bewerbungsunterlagen, alle Unterlagen aus den Pre- und Onboarbingprozessen und auch alle elektronischen Prozesse, sowie die später entstehenden Personalunterlagen wie Verträge, Gehaltsabrechnungen etc. wiederfinden.

Nachdem neue Mitarbeiter eingestellt worden sind und ausgebildet wurden, beginnt schon die Zeit der Personalentwicklung. Das Unternehmen ist selbst daran interessiert seine Mitarbeiter weiter zu schulen und somit für neue Aufgaben und veränderte Anforderungen einzusetzen. Neue Mitarbeiter mit spezialisierten Tätigkeitsfeldern zu suchen, ist immer ungleich schwieriger und teurer, als sie im Unternehmen auszubilden. Auch die Mitarbeiter selbst sind natürlich sehr daran interessiert, ihre Qualifikationen auszubauen und im Unternehmen aufzusteigen.

Hier kann Doxis Sie durch verschiedene Lösungen unterstützen. Beispielsweise durch wiederkehrende, automatisch gestartete Prozesse, die Personalentwicklungsgespräche initiieren und steuern. Oder durch Schulungsakten für interne und externe Schulungen, die es dem Mitarbeiter ermöglichen, selbst Schulungen zu finden und zu buchen.

SER liefert mit Doxis ein mehrfach zertifiziertes System, das es Ihnen ermöglicht, nicht nur Ihre Personaldokumente revisionssicher zu verwalten und aufzubewahren. Selbstverständlich sorgt Doxis auch dafür, dass alle Unterlagen, wie zum Beispiel Bewerbungen, gemäß der gesetzlichen Anforderungen wie der EU-DSGVO rechtzeitig gelöscht werden.

Für den besonderen Schutz von Personal- und Bewerberdokumenten liefert Doxis ein umfangreiches Rechtemanagement mit der Möglichkeit der Kopplung an Ihr führendes HR-System oder an Ihr Active Directory. Durch die Digitalisierung können Sie auch in der Personalabteilung mobil und voll digital vom Homeoffice aus arbeiten, ohne Akten nach Hause schleppen zu müssen.