Dokumente digitalisieren mit Doxis4

Basis für digitales Arbeiten

Scannen Sie Papier so früh wie möglich und schaffen Sie so die Basis für digitale Geschäftsprozesse, die Ihre Produktivität im ganzen Unternehmen steigern.

Durchlaufzeiten verkürzen

Scannen Sie Post, Rechnungen und andere eingehende Dokumente am Posteingang, verteilen Sie diese automatisiert und vermeiden Sie Transport- und Liegezeiten.

Inhalte automatisiert auslesen

Erkennen Sie automatisiert, welche Art von Dokumenten eingehen, von welchem Geschäftspartner sie kommen, ob sie EU-DSGVO-relevante Daten enthalten u.v.m.

Wir wollen möglichst wenig Papier verbrauchen und zugleich Geschäftsprozesse im Posteingang beschleunigen. Mit Doxis4 haben wir hierfür die richtige Lösung im Haus.

Martin Mermolja, Senior System Administrator Customer Management, Sunrise Communications AG

Bearbeiten Sie Dokumente digital schneller

Sie entlasten Mitarbeiter durch automatisierte Workflows von manuellen Tätigkeiten wie dem Verteilen und Ablegen von Dokumenten und schaffen so Kapazitäten für deren Bearbeitung.

Kurze Reaktionszeit, zufriedene Kunden

Doxis4 erkennt wichtige Kundenanliegen in Dokumenten, priorisiert sie und weist sie freien Mitarbeitern automatisch zu, sodass Sie z.B. bei Service-Fällen schneller reagieren.

Verbessern Sie Ihre Daten-Qualität

Durch das automatisierte Erfassen und Indizieren aller Dokumente mit Doxis4 vermeiden Sie Fehler, die manuell entstehen und verbessern die Qualität Ihrer Dokumente und Daten.

Überblick über alle Scanprozesse

Sie behalten mit Doxis4 jederzeit den Überblick über Volumen und Durchlaufzeiten von Scan-Prozessen und nutzen selbstlernende Verfahren, durch die deren Ergebnis immer besser wird.

Doxis4 Capture überzeugt


Schaffen Sie die Basis für digitale Prozesse

Angebote, Rechnungen, Verträge und andere Dokumente erhalten Sie zum Teil auf Papier? Dann hilft Ihnen Doxis4, sie zu digitalisieren und digital weiterzubearbeiten. Ob einzelne Briefe oder Stapel von Belegen: Mit Doxis4 Capture scannen Sie alle Dokumente schon am Posteingang, machen sie im Geschäftskontext verfügbar und stoßen Folgeprozesse automatisiert an. So verkürzen Sie Durch­laufzeiten, entlasten Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten und stellen sicher, dass Sie Compliance-Vorgaben von Anfang an einhalten. Digitalisieren Sie Dokumente mit Doxis4 von Anfang an und schaffen Sie die Basis für durchgehend digitale Prozesse im gesamten Unternehmen!

Case Study

Ich weiß das digitale Arbeiten wirklich sehr zu schätzen: Es ist moderner, schneller, effizienter.

René Schmalen, Leiter des Bereichs Schaden, Delvag Versicherungs-AG

Jetzt lesen

Vom Papier zum digitalen Dokument

Scannen

Mit Doxis4 scannen Sie sowohl Einzeldokumente als auch ganze Dokumentenstapel – mit zentralem Scanner oder an verteilten Standorten. Bei Massenscans trennen Sie Dokumente einfach per Barcode, nach Seitenzahl oder auch manuell.

Korrigieren

Seiten drehen, verschieben, zusammenfassen, löschen, erneut scannen, Annotationen anbringen: Die Korrektur von Dokumenten ist mit Doxis4 Capture schon während des Scanvorgangs möglich, sodass Sie schnell zum optimalen Ergebnis kommen.

Indizieren

Doxis4 liest z.B. Adressen, Namen, Kunden- und Rechnungsnummern aus dem gescannten Dokument aus und vergibt diese Informationen als Metadaten – die Basis für korrekte Ablage und schnelles Wiederfinden. Weitere Metadaten fügen Sie jederzeit einfach manuell hinzu.


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Intelligent Capture

Intelligente Zuordnung

Digitalisierte Dokumente ordnet Doxis4 automatisiert dem richtigen Geschäftskontext zu, z.B. Rechnungen zu Lieferanten-akten und Verträge zu Kundenakten. So finden Sie alles schnell wieder.

Abgleich mit ERP & CRM

Doxis4 erkennt in gescannten Dokumenten Adressen, Bestell- und Kontonummern etc., gleicht sie automatisch mit Ihrem integrierten ERP und CRM ab und aktualisiert sie bei Bedarf.

Archivierung & Compliance

Doxis4 schützt Dokumente vor Zugriffen, Veränderung, Löschen, vergibt automatisch Aufbewahrungsfristen und archiviert alles Compliance-konform, z.B. gemäß EU-DSGVO und GoBD.

Folgeprozesse anstoßen

Bei jedem Dokument kann Doxis4 automatisch den nächsten Vorgang anstoßen, z.B. die Prüfung einer Rechnung, und findet auch den richtigen Bearbeiter dafür.

Erfahren Sie mehr über das Digitalisieren von Dokumenten in der Praxis:

Schnelle Antragsbearbeitung bei der Aktion Mensch dank Intelligent Capture

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Wie die DEVK Versicherungsprozesse vom Posteingang an digital steuert

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Wie die Alte Oldenburger Dokumente vom Posteingang an digital steuert

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Abrechnung und Archivierung von Versorgungsverträgen bei ikw Inkassodienst

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Seitdem wir den Classification & Extraction Service von Doxis4 einsetzen, wird unsere Post viel schneller an die richtigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilt.

Ivonne Berger, Projektleiterin DIAS & Doxis4, Aktion Mensch e.V.

Capture mit Doxis4

  • Einzel- & Massenscan für Papierdokumente mit zentralem & dezentralem Scannen
  • Import von Dateien & E-Mails
  • Dokumententrennung per Barcode, nach Seitenzahl & manuell
  • Zusammenfassen von Dokumenten
  • Umfangreiche Indexierungsmöglichkeiten
  • Annotieren von Dokumenten während des Erfassens
  • OCR-Lesung, PDF/A-Wandlung & MRC-Verfahren
  • Automatische Formularerkennung, Bildbereinigung & Bildverbesserung
  • Starten von Vorgängen direkt aus der Erfassung
  • Basis für digitalen Post- & Rechnungseingang sowie unternehmensweite digitale Dokumentenlenkung
Weitere Details
E-Mail-Archivierung mit Doxis4

Wie können wir Ihnen weiterhelfen?

Entdecken Sie zusammen mit uns, wie Sie mit Doxis4 Ihre Ziele erreichen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Dokumente mit Doxis4 digitalisieren, digital lenken und bearbeiten können? Wir präsentieren Ihnen Doxis4 gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

 

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