Die EU-Richtlinie MiFID II sorgt für Zündstoff im Bankensektor. Wer die neuen Anforderungen an Informations-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nicht erfüllt, trägt einen explosiven Sprengsatz mit sich, der teuer werden kann: bis zu fünf Millionen Euro oder im Einzelfall bis zu zehn Prozent des Gesamtumsatzes des vorausgegangenen Geschäftsjahres. Mit einem ECM können Banken die regulativen Anforderungen möglichst kosteneffizient erfüllen.

Die europäische Finanzmarktrichtlinie „Markets in Financial Instruments Directive II“, kurz MiFID II, sorgt seit ihrem Inkrafttreten am 3. Januar 2018 für Zündstoff. Erfüllen Bankhäuser die neuen Compliance-Anforderungen nicht, drohen Bußgelder von bis zu fünf Millionen Euro oder im Einzelfall bis zu zehn Prozent des Gesamtumsatzes des vorausgegangenen Geschäftsjahres. Zu den Anforderungen zählen unter anderem neue Informations-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten – und deren Erfüllung ist aufwendig und teuer. Insbesondere die Bestimmungen zur Aufzeichnung von Beratungs- und Telefon-Protokollen gelten unter Branchenkennern als Kostentreiber.

Das unterstreichen Ergebnisse der Bankenstudie „MiFID II-Readiness – Banken bei der Umstellung auf der Zielgeraden?“ der Unternehmensberatung PPI AG. 78 Prozent der befragten Kredit­institute gehen hier nach wie vor von hohem finanziellem Aufwand aus. Aber auch die Pflicht, Kunden detailliert und unmissverständlich über neue Finanzprodukte aufzuklären und mit entsprechenden Informationen zu versorgen, steht dem finanziellen wie organisatorischen Mehraufwand in nichts nach. Wie können Banken diesen Wust an regulativen Anforderungen möglichst kosteneffizient erfüllen? Verteilte Informationssysteme erhöhen den Aufwand jedenfalls enorm. War dieser in der Vergangenheit eher administrativ, so ist er jetzt äußerst riskant. Mit den zunehmenden Regularien wird der Ruf nach IT-Plattformökonomie immer größer. Die Entscheidung über die Auswahl von IT-Technologieplattformen wie Enterprise Content Management, kurz ECM, ist damit längst keine alleinige IT-Entscheidung mehr, sondern obliegt aus den genannten Gründen zunehmend dem Management. Mit einer ECM-Software wie Doxis von SER managen Banken unternehmensweit das (revisionssichere) Aufbewahren von Daten und Dokumenten, finden Informationen auf Anhieb, dokumentieren Informationspflichten, weisen Verbindungen von Informationen zueinander und untereinander auf – auch im Kontext von Vorgängen und Prozessen.

Mit MiFID II gehen umfangreiche Informationspflichten einher. Banken müssen ihren Kunden vermehrt Produktinformationsblätter über Finanzinstrumente und vorgeschlagene Anlagestrategien zur Verfügung stellen. Damit soll erreicht werden, dass Kunden die Art und die Risiken der Wertpapierdienstleistungen verstehen und somit informiert Anlage-Entscheidungen treffen können. Ebenso müssen sie ihren Kunden quartalsweise eine Depotübersicht zukommen lassen, die aktuelle Umsätze und Bestände darstellt. Solche Informationsprozesse sind aufwendig, sofern sie nicht automatisiert sind. Das gilt sowohl für die Banken als auch für die Kunden. Denn lassen Banken ihren Kunden diese Dokumente per E-Mail oder auf dem Postweg zukommen, wie es heutzutage eher die Regel als die Ausnahme ist, haben beide Seiten doppelten Aufwand. Jeder für sich muss die Dokumente manuell verwalten und ordnungsgemäß aufbewahren, um sie später wiederzufinden. Ebenso ist der Dokumentenversand aufwendig. Denn sollen neue Produktinformationen regelmäßig an hunderte oder tausende Empfänger versendet werden, so müssen Adress-Selektionen manuell erstellt, Anschreiben vorbereitet und versendet werden. Beim Postversand ist der Aufwand und Kostenfaktor entsprechend um ein Vielfaches größer. Bei wichtigen Informationen benötigen Banken zudem eine Bestätigung und Kenntnisnahme ihrer Kunden, die wiederum dokumentiert werden müssen. Verteilte Informationsinseln wie Papieraktenordner und Ordnerstrukturen auf Fileverzeichnissen erschweren dies. Denn hier kann es passieren, dass wichtige Empfangsbestätigungen versehentlich verloren gehen oder nicht auffindbar sind. Für Banken ist auch dieser Zustand angesichts der drohenden Strafen hochexplosiv, denn sie können die geforderte Nachweispflicht dann nicht erbringen.

Viele Banken verfügen heute bereits über Kundenportale. Diese lassen sich einfach durch eine ECM-Software wie Doxis um Dokumentenservices erweitern. Aktuelle Informationen werden damit nicht mehr manuell verschickt, sondern zentral und MiFID II-konform bereitgestellt. Mit diesem neuen Service finden Kunden alle Informationen zu ihren Bank- und Anlagengeschäften an einer zentralen Stelle ohne langes Suchen. Das freut nicht nur die Kunden, sondern erspart Banken auch viel Aufwand und Kosten im (telefonischen) Service. Mit einem ECM-System können Banken die durch MiFID II geforderten Fristen für die Information der Kunden über die Anlageprodukte komplett maschinell erledigen. Vom Erstellen der Schreiben über den Versand bis hin zur Ablage in der Kundenakte lässt sich dieser Prozesse komplett automatisieren. In der entsprechenden digitalen Kundenakte findet der Kundenberater alle relevanten Informationen im Kontext und ist somit jederzeit auskunfts- und handlungsfähig.

Weiterhin sind Kredit- und Finanzdienstleister laut MiFID II dazu angehalten, sämtliche telefonische und schriftliche Kommunikation im Rahmen der Anlagenberatung mit dem Kunden aufzuzeichnen. Banken müssen diese über einen Zeitraum von mindestens fünf Jahren (nach Auflage bis zu sieben Jahren) speichern und auf Anforderung dem Kunden verfügbar machen. Hinzu kommt, dass diese personenbezogenen Informationen so aufbewahrt, geschützt, bereitgestellt, gelöscht und protokolliert werden müssen, dass sie den Vorgaben der EU-DSGVO genügen. Mit einem zertifizierten ECM wie Doxis, das mit einer geeigneten Telefonie-Software verknüpft werden kann, erfüllen Banken die zuvor genannten gesetzlichen Anforderungen. Zusätzlich steigern sie so ihren Kundenservice: Ruft ein Kunde an, erkennt Doxis anhand der Telefonnummer, um welchen Kunden es sich handelt und öffnet direkt die passende digitale Kundenakte. Hier erhält der Bankberater die 360-Grad-Sicht über die Kundenbeziehung und findet direkt wichtige Informationen wie beispielsweise Verträge, Korrespondenz, Kontoauszüge oder Kreditanträge. Ebenso kann er anhand der abgelegten Besprechungsprotokolle schnell nachvollziehen, was wann bei den letzten Telefonaten mit welchem Kollegen besprochen wurde und dem Kunden entsprechend Auskunft darüber geben. Sobald der Kunde während des Telefonats Beratungsleistungen über neue Anlagen verlangt, kann der Bankmitarbeiter direkt aus der Akte heraus die Aufnahme des Gesprächs starten. Um die Haupt-Gesprächsinhalte schriftlich festzuhalten, stellt ihm die ECM-Software passende Notiz- oder Protokollvorlagen bereit.

Nach dem Gespräch werden sowohl die Notizen als auch die Aufnahme zentral, revisionssicher und unter Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in der digitalen Kundenakte archiviert. Bankmitarbeiter finden diese personenbezogenen Informationen hier jederzeit wieder und können im Zweifelsfall die besprochenen Inhalte nachweisen. Im gleichen Atemzug erfüllen Banken damit wichtige EU-DSGVO-Anforderungen. Nehmen Kunden beispielsweise ihr „Recht auf Auskunft“, „Recht auf Datenübertragbarkeit“ oder „Recht auf Vergessen“ in Anspruch, können Banken die betroffenen personenbezogenen Informationen zur Einsicht bereitstellen, in einer strukturierten und maschinenlesbaren Form übertragen sowie vollständig und nachweisbar löschen beziehungsweise schwärzen.

Auch wenn die Zündschnur bei vielen Banken bereits brennt: Noch ist Zeit zum Handeln. Mit den richtigen IT-Tools wie einem ECM-System lässt sich die drohende Kostenexplosion frühzeitig entschärfen. Das Ergebnis: ein zentrales Compliance-konformes Aufbewahrungs- und Löschmanagement.