10 conseils pour augmenter votre productivité au travail

Dans de nombreuses entreprises, la transformation numérique bat son plein. Il s‘agit d‘une étape importante, mais une erreur majeure est souvent commise : souvent, seuls certains processus ou certains métiers sont digitalisés sans qu’il y ait de concept global.

Exemple

Vous avez entièrement digitalisé votre service RH. Vous êtes passé aux bulletins de salaire électroniques et vos collaborateurs traitent facilement leurs données personnelles, leurs demandes de congé et leurs absences en libre-service dans votre SIRH.

Parallèlement, la réception du courrier s’effectue encore entièrement au format papier. Le courrier est distribué manuellement chaque matin à vos salariés concernés, qui sont, à leur tour, responsables de son traitement. Les factures reçues sont ensuite déposées sur le bureau du service comptable, où un collaborateur saisit les données qu’elles contiennent dans le logiciel de comptabilité au cours de la journée, puis les archive dans des dossiers.

Problématique

Il manque des structures et des flux de travail uniformes. Les ruptures dans la chaîne de traitement, c‘est-à-dire les changements de supports lors de la transmission des informations (passage de la facture papier à la comptabilité informatisée, par exemple), créent des freins qui ralentissent la productivité.

Solution

L‘une des mesures les plus importantes pour augmenter la productivité consiste à réduire les délais d’exécution. Cela implique d‘identifier et d‘éliminer les obstacles qui surgissent entre les différents processus opérationnels.

Nous vous expliquons exactement comment procéder dans les dix conseils suivants.

L‘input management est une brique de base de la gestion de contenu d‘entreprise (ECM). Il s’agit de numériser toutes les données importantes pour l‘entreprise afin de les mettre à disposition dans le format idéal pour leur traitement ultérieur.

Avec pour objectif de mettre en place un processus unifié et automatique pour traiter plus rapidement les documents entrants (et donc les informations).

Peu importe que ces informations parviennent à l‘entreprise par courrier, e-mail, téléphone ou via un système tiers. Chaque information doit être stockée, préparée et évaluée qualitativement de manière uniforme avant de déclencher le flux de travail approprié.

Augmenter sa productivité à l’aide d’une gestion documentaire centralisée

Pour les entreprises, cela signifie disposer d’un système central de gestion de l‘information sous la forme d’une gestion électronique des documents (GED) qui :

• numérise le courrier postal,
• capture et lit les fichiers images par reconnaissance optique des caractères et IA (facture scannée, par exemple),
• classe correctement informations et documents, et les évalue (grâce à l‘IA),
• récupère ou réceptionne l’information des systèmes tiers via une API ou une autre interface,
• évalue la qualité de l’information et catégorise celle-ci, par exemple en affectant une facture à un fournisseur donné et en l’enregistrant automatiquement dans le bon dossier du fournisseur,
• exécute automatiquement des tâches et des flux de travail en fonction de cette information.

Une fois le courrier postal numérisé, vous avez accompli un premier grand pas vers l‘augmentation de votre productivité. Mais, souvent, des obstacles supplémentaires et des changements de support interviennent.

Exemple : vous récupérez la facture d‘un fournisseur depuis un logiciel tiers et devez de nouveau saisir manuellement ses données (coordonnées du fournisseur, numéro de facture et montant) dans votre logiciel. Cela vous fait perdre un temps précieux et entraîne des retards de traitement.

Solution : vous utilisez une gestion de contenu d‘entreprise (ECM) centralisée, équipée d‘interfaces avec des systèmes tiers. Ainsi, toutes les informations nécessaires sont directement accessibles dans votre logiciel et traitables immédiatement.

Une fois les informations enregistrées dans votre logiciel, le processus métier proprement dit peut débuter. Il faut donc créer des tâches et les attribuer à vos collaborateurs chargés de les accomplir. Dès qu‘un processus se déroule toujours à l’identique, il est facile de l‘automatiser grâce à un système adéquat et à l‘aide de l‘IA.

Exemple : le client d’une compagnie d‘assurance déclare un sinistre dans une application mise à sa disposition en libre-service. Cette information est ensuite transmise à l‘ECM et un processus automatisé est alors lancé :

• Un dossier de sinistre est créé dans le dossier du client.
• Le numéro de sinistre est généré.
• Le client reçoit un e-mail avec le numéro de sinistre et un accusé de réception.
• Une tâche est créée pour le gestionnaire en charge de ce client.
• Celui-ci traite la déclaration.

Avantage : le client reçoit le numéro de sinistre en quelques minutes seulement et le gestionnaire peut traiter le sinistre le plus rapidement possible.

En savoir plus sur l‘automatisation dans le secteur de l’assurance >>

De meilleures performances grâce à des flux de travail fixes

Si les processus opérationnels sont toujours identiques, il est possible d‘en faire un flux de travail fixe avec des opérations fixes dans un ordre fixe. Le système exécute automatiquement les tâches, en crée et les attribue aux collaborateurs adéquats, qui peuvent alors commencer à les traiter directement.

Si vous automatisez le stockage et la distribution des documents, vous pouvez consacrer vos ressources au traitement des commandes et au service à la clientèle plutôt qu‘à des tâches répétitives fastidieuses. Outre la productivité et les performances de vos collaborateurs, vous améliorez aussi le résultat pour vos clients et augmentez ainsi leur satisfaction à plus long terme.

Une bonne gestion du temps au quotidien est capitale pour augmenter la productivité. Objectif : veiller à ce que vos collaborateurs fassent bon usage de leur temps de travail limité pour se consacrer à l‘essentiel.

Là encore, les flux de travail créés automatiquement sont d‘une grande aide.

• Vous pouvez plus facilement prioriser vos tâches et, ainsi, mieux planifier vos créneaux horaires : quelles sont les tâches les plus importantes à l‘heure actuelle, lesquelles prennent le plus de temps ?
• Les tâches répétitives et chronophages ne détournent plus vos collaborateurs de leur travail.
• Grâce à l’intense circulation d‘informations, nombre de réunions et de messages deviennent superflus.
• Vos salariés sont ainsi moins distraits et peuvent se concentrer sur des tâches plus exigeantes.

Peu de choses limitent autant la productivité au travail que les silos d‘information. Les silos d‘informations et de données se créent toujours lorsque les données sont stockées séparément, que ce soit par des collaborateurs, des équipes ou des services. L’information n’est alors pas du tout accessible aux autres ou seulement de manière limitée.

Les inconvénients sont évidents :

• La collaboration est freinée.
• Les processus sont ralentis.
• La recherche d‘informations est plus difficile.
• Le risque d‘erreurs (dues à des versions différentes, par exemple) augmente.
• L‘utilisation de l’espace de stockage n‘est pas optimale (en raison de doublons, par exemple).

De même, les solutions isolées, c‘est-à-dire les systèmes départementaux de stockage de fichiers, ne font que briser les silos dans certaines fonctions. Pour augmenter la productivité dans l‘ensemble de l‘entreprise, il faut des solutions globales, par exemple un système de gestion documentaire centralisé, assisté par l’IA.

Celui-ci affecte automatiquement les documents associés ou faisant partie d‘un même projet aux bons dossiers électroniques (toutes les factures d‘un même fournisseur, par exemple). Vous pouvez ainsi judicieusement interconnecter les données pour les retrouver plus rapidement.

Collaborer plutôt que coopérer : telle est la devise pour une collaboration productive au travail. Collaborer signifie abolir les frontières (briser les silos d‘information) et assurer la transparence (processus clairs et vérifiables).
La collaboration au sein de votre entreprise concerne trois aspects essentiels :

• Communication : comment communiquez-vous entre vous ?
• Gestion de projets : comment organisez-vous vos projets et vos tâches ?
• Stockage et archivage : comment stockez-vous l’information ?

Des solutions techniques, telles qu‘un logiciel de gestion électronique des documents, facilitent la création d’espaces de travail collaboratifs. Tous les membres de votre équipe ont accès à tout moment aux informations dont ils ont besoin, peuvent stocker leurs connaissances de manière claire, travailler ensemble sur des documents et organiser leur collaboration sur un projet à l’aide de flux de travail fixes. Tous les processus sont transparents à tout moment.

Des environnements de travail numériques peuvent être constitués au-delà des limites physiques des services, voire de l’entreprise. Vous améliorez ainsi la collaboration virtuelle avec vos partenaires externes.

De nombreuses entreprises collectent chaque jour d‘énormes quantités de données, mais rares sont celles qui exploitent correctement cette mine d‘informations. Elles passent ainsi à côté de nombreuses et précieuses clés de compréhension de leur entreprise, qui mettent par exemple en lumière freins et pistes d‘amélioration.

Exemple : vous êtes assureur et analysez les dossiers de sinistres de tous vos clients. Vous découvrez alors qu‘un sinistre revient assez fréquemment et que son traitement prend en outre beaucoup de temps (parce qu’il faut faire des recherches, par exemple). Vous avez ainsi mis en évidence une problématique importante pour laquelle vous pouvez maintenant développer des solutions concrètes. Il ne vous reste plus qu’à définir vos propres processus de traitement de ce sinistre particulier afin d‘accélérer sa résolution et de faciliter le travail de vos collaborateurs.

L‘exploitation des données de votre entreprise peut donc constituer un important levier de productivité.

Utilisez également les données de vos collaborateurs. Concrètement, interrogez-les sur leurs processus opérationnels, leurs habitudes et les principaux freins à la productivité qu‘ils rencontrent au quotidien.

N‘hésitez pas à faire le tour de vos différentes équipes. Que font les autres métiers pour accroître leur productivité ? Quels outils utilisent-ils, comment leurs processus sont-ils structurés ? Est-il possible de les étendre à d‘autres équipes, voire à l‘ensemble de l‘entreprise ? Apprenez les uns des autres et tirez parti de l‘expérience de vos collaborateurs.

Impliquer ses collaborateurs dans la mise en œuvre

Impliquez vos collaborateurs dans le processus de mise en œuvre si vous optez pour un nouveau système de gestion documentaire comme Doxis. Quelles fonctionnalités doit posséder le système idéal pour votre entreprise ? De quels flux de travail vos collaborateurs ont-ils besoin ?

Même après la mise en œuvre, vérifiez régulièrement comment vos collaborateurs utilisent le logiciel et identifiez les leviers d’optimisation en réalisant des enquêtes. Qu‘ils soient gestionnaire en charge d’un sinistre compliqué, responsable des formations professionnelles ou comptable chargé de la vérification des factures, vos salariés sont les mieux placés pour savoir ce dont ils ont besoin pour améliorer leur productivité au travail.

Un conseil important pour finir : unifiez vos processus ! Dans les grandes entreprises, la transformation numérique n‘est souvent abordée que ponctuellement. Par exemple, un nouveau chef de service bouscule le service RH en déployant un nouveau logiciel comme SAP SuccessFactors pour accélérer la digitalisation de la gestion des ressources humaines. En revanche, la comptabilité s‘accroche toujours aux factures papier.

Pour augmenter durablement la productivité en entreprise, il faut toutefois des solutions globales qui tiennent également compte des processus interdépartementaux.

Doxi, as-tu un autre conseil ?