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Les 6 étapes de l’automatisation du traitement des factures avec Doxis
Étape 1 :
Réception des factures
Doxis commence à traiter les factures électroniques dès leur réception. Des interfaces correspondantes permettent à Doxis d’accéder automatiquement à votre boîte de réception pour récupérer les factures qui y sont transmises. Les factures papier doivent être numérisées conformément aux obligations réglementaires avant d’être transférées dans Doxis.
- Extensible afin d’automatiser le traitement des messages entrants dans toute l’entreprise, voire de déployer une plateforme d’ECM complète
- Facturier numérique
Étape 2 :
Extraction des données
Doxis utilise une IA pré-entraînée pour reconnaître, capturer et interpréter toutes les données essentielles des factures. Tout en prenant en charge le standard européen EN 16931, Doxis peut également traiter des formats non conformes provenant d'autres pays. Lorsque de nouveaux champs sont nécessaires, l’IA peut être entrainée en quelques minutes pour les gérer. Les factures sont automatiquement classées et archivées dans le dossier nécessaire, comme le dossier fournisseur par exemple.
- Compatible avec tous les formats : papier, PDF, e-mail, XML, XRechnung, ZUGFeRD 2.0, Peppol BIS Billing etc.
- Pour les factures avec ou sans référence de commande (y compris comptabilisation automatique), uniques, partielles, globales et finales
- L’apprentissage à la volée permet au logiciel d’améliorer constamment la reconnaissance des documents de facturation
Étape 3 :
Vérification
Doxis vérifie que les factures entrantes sont correctes et contiennent toutes les informations obligatoires. Si un document associé avec une référence de commande existe, comme une confirmation de commande ou un bon de livraison, la facture est automatiquement comparée. Les écarts déclenchent des alertes immédiates et, si nécessaire, une validation humaine pour éviter tout retard.
Doxis transfère les données de la facture dans le bon format à votre ERP (SAP, par exemple) via une interface en vue de leur traitement ultérieur.
- Pour tous les types de processus de validation
- Intégration étroite à SAP et connexion à n’importe quel ERP ou progiciel de gestion comptable et financière
- Compatibilité avec de nombreuses devises et jusqu’à 13 langues
Étape 4 :
Validation
Doxis transfère la facture vérifiée vers le circuit de validation idoine en utilisant différents critères, comme le centre de coûts, les éléments de la facture et les montants, pour déterminer l’agent de traitement adéquat et lui assigner la tâche de la valider. Ce processus de validation en plusieurs étapes permet de respecter toutes les obligations internes, telles que le principe de séparation des responsabilités. Une règle de remplacement permet de mobiliser rapidement d’autres collègues afin d’accélérer le processus de validation des factures et d’éviter les retards.
- Définition automatique des agents de traitement et des mécanismes d’escalade
- Flux de travail à plusieurs étapes, règles de délégation et de remplacement
Étape 5 :
Comptabilisation
Une fois la facture validée, Doxis transfère toutes les données comptables vers votre ERP ou votre logiciel de comptabilité en vue de leur enregistrement et du règlement de la facture dans les délais.
- Les factures munies d’une référence de commande sont entièrement traitées par Doxis, y compris leur comptabilisation automatique
- Possibilité de bénéficier des escomptes de règlement
- Entrepôt de données intégré assorti de rapports complets
Étape 6 :
Archivage à valeur probante
Doxis archive tous les documents commerciaux, y compris vos factures, au sein de son système d’archivage à valeur probante conformément aux exigences réglementaires.
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