¿En qué consiste el procesamiento automatizado de facturas?

Se trata de un procesamiento digital de las facturas en el que se incluyen tantas tareas automatizadas como sea posible. Esto abarca desde la importación automática de la factura digital entrante al sistema hasta la aprobación del documento y la transmisión de los datos al sistema de registro.

¿Cuáles son las ventajas del procesamiento automatizado de facturas?

Las dos ventajas principales son la mejora significativa de la rapidez de los procesos y la reducción del riesgo de comisión de errores. Asimismo, las soluciones de ECM ofrecen funciones que ayudan a garantizar el cumplimiento normativo relacionado con el procesamiento de facturas, como la recuperación sencilla, la protección frente a posibles manipulaciones y el archivado apto para auditorías.

Procesamiento digital
de facturas con Doxis

Procesamiento de miles de facturas el mismo día
Ahorro de aproximadamente un 50 % de tiempo por factura
Automatización de tareas manuales
Transparencia en todos los procesos relacionados con las facturas
Cumplimiento normativo garantizado

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Procesamiento digital rápido de las facturas

Gracias a esta solución, podrás archivar automáticamente las facturas entrantes en la carpeta digital correspondiente a cada proveedor. Además, el software se encargará de extraer los datos (solo tendrás que verificar uno de los pasos) y podrás recuperar los documentos en cuestión de segundos gracias a una herramienta de búsqueda tan sencilla como Google Search.

Doxis permite perfeccionar, optimizar y automatizar de forma integral el workflow de las facturas digitales.

Rentabilidad mejorada

Incrementa la rentabilidad gracias a un
registro de facturas entrantes más rápido y preciso y a los descuentos por pronto pago.

Mejora la eficiencia

La automatización te permite implementar recursos de forma más eficiente para evitar
la generación de cuellos de botella o retrasos durante el procesamiento de las facturas.

Estados de caja perfeccionados

Disfruta de una transparencia total respecto al estado y las cantidades de las facturas para garantizar unos estados de caja actualizados y detectar oportunidades de optimización.

Procesamiento de facturas con Doxis en 6 pasos

Paso 1:

Recepción de facturas

El procesamiento de facturas digitales se inicia en el momento en el que Doxis las recibe. Las distintas interfaces permiten que el software acceda de forma autónoma al buzón de entrada digital y extraiga las facturas almacenadas en él. Por otra parte, las facturas que se reciban en papel se deben escanear conforme a los requisitos legales vigentes antes de enviarlas a Doxis.

Posibilidad de ampliación para el procesamiento de correos electrónicos entrantes en toda la empresa o un sistema de ECM completo.
Un libro mayor digital

Paso 2:

Extracción de los datos

La función de OCR integrada ayuda a que Doxis identifique, capture e interprete todos los datos relevantes incluidos en la factura. A continuación, Doxis archiva la factura automáticamente en la carpeta digital apropiada según el contexto, como puede ser la carpeta del proveedor correspondiente.

Compatibilidad con todos los formatos: papel, PDF, correo electrónico, XML, XRechnung, ZUGFeRD 2.0, etc.
Para facturas con y sin número de orden de compra (incluido el registro automático), facturas individuales, parciales, colectivas y finales
El aprendizaje instantáneo permite que el sistema ofrezca un reconocimiento de las facturas cada vez mejor

Procesamiento digital de facturas: Captura de datos y facturas entrantes

Paso 3:

Verificación

Doxis comprueba que las facturas entrantes sean correctas y contengan toda la información obligatoria. Si detecta faltas o errores en el contenido, lo notifica de inmediato para que puedas tomar medidas rápidamente en caso de que, por ejemplo, existan irregularidades en la confirmación del pedido que puedan llevar a retrasos en la producción.

Doxis transfiere los datos de la factura en el formato adecuado a tu sistema ERP (p. ej., SAP) a través de una interfaz para continuar con el procesamiento.

Cubre todos los procesos de autorización
Integración óptima en SAP y conexión a cualquier sistema ERP y de contabilidad financiera
Compatible con múltiples divisas y hasta 13 idiomas

Paso 4:

Autorización

Doxis transfiere la factura verificada a un workflow de autorización y emplea varios criterios (centro de costes, elementos y cantidades de la factura, etc.) para determinar quién es el responsable de la autorización y asignársela a quien corresponda. El workflow de autorización multietapa permite garantizar el cumplimiento de todos los requisitos legales a nivel interno, como la separación de tareas. Las normas sobre transferencia de tareas ofrecen la posibilidad de delegar trabajos en compañeros sin necesidad de avisar con demasiada antelación para mantener el correcto funcionamiento del proceso de autorización de facturas y evitar posibles retrasos.

Definición automática de procesadores y mecanismos de escalado
Workflow de autorización multietapa, delegación y normas sobre transferencia de tareas

Paso 5:

Contabilización

Tras la autorización de la factura, Doxis transfiere todos los datos relacionados con la contabilización de esta a tu sistema ERP o de contabilidad, donde los empleados podrán contabilizarla dentro del plazo de pago correspondiente.

Doxis procesa y registra de forma automática las facturas con una referencia de orden de compra
Descuentos por pronto pago
Almacén de datos integrado con informes exhaustivos

Paso 6:

Archivado apto para auditorías

Doxis archiva todos los documentos empresariales, incluidas las facturas, en una solución de archivado apto para auditorías que cumple con los requisitos legales vigentes.

Optimiza el procesamiento de tus facturas gracias a estas funciones de Doxis

Comprobación del cumplimiento normativo y los contenidos

Doxis comprueba los requisitos formales y el contenido de todos los formatos de facturas: PDF, CSV, EDI, XRechnung, ZUGFeRD 2.0, correo impreso, etc.

Autorización a través del móvil

El cliente móvil de Doxis y la aplicación SAP Fiori permiten autorizar facturas en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Los procedimientos y procesadores apropiados

A partir del principio de separación de funciones, los revisores simultáneos y los revisores adicionales, Doxis selecciona el procedimiento, el procesador y las personas de apoyo más apropiadas en cada caso.

Registro automático de las facturas

Doxis se encarga de todo el procesamiento de las facturas que contengan una referencia de orden de compra, incluido el paso de contabilización automática.

Integración en el sistema ERP

Doxis se integra en todos los sistemas ERP y de contabilidad y compara automáticamente los partners, los datos maestros, los precios y los volúmenes.

Gran sistema de archivado

Doxis archiva automáticamente todas las facturas en un sistema apto para auditorías hasta que termine el período legal de conservación.

Descubre el procesamiento digital de facturas con Doxis

En este folleto, descubrirás lo siguiente:

Qué obstáculos puedes superar gracias al procesamiento automatizado de facturas
Ejemplos de cómo utilizar Doxis en todas las fases del procesamiento de facturas
Los 12 motivos por los que Doxis Intelligent Invoice Automation beneficia a toda la empresa
Otras soluciones empresariales de Doxis rápidas y fáciles de implementar

Ventajas del procesamiento digital de facturas

La digitalización y la automatización del procesamiento de las facturas ofrece un gran potencial de ahorro financiero y mejora de la rapidez. Doxis te permite reducir la cantidad de gente necesaria para procesar facturas, evitar posibles errores costosos y obtener el nivel de transparencia adecuado para el estado de caja diario. Ofrece a tus equipos las mejores herramientas para registrar las facturas todavía más rápido, cumplir con los plazos impuestos y disfrutar de los descuentos por pronto pago.

Tiempos de procesamiento más cortos y calidad mejorada

Automatiza la lectura, la captura, la verificación y la contabilización de las facturas y, además, reduce el índice de errores.

Costes reducidos

Reduce el número de personas implicadas en el proceso, contabiliza un mayor número de facturas y benefíciate de descuentos por pronto pago.

Mejora el aprovechamiento de los recursos

Alivia la carga de trabajo asociada a las tareas manuales y deja más tiempo a tus equipos para que trabajen con los partners financieros.

Estado de caja actualizado en el mismo día

Disfruta de estados de caja mejorados gracias al resumen constantemente actualizado de los estados de las facturas.

Optimización continua de los procesos

Mejora la calidad y la velocidad del procesamiento de facturas gracias a los procesos con aprendizaje automático.

Garantiza el cumplimiento

Cumple con los requisitos legales nacionales e internacionales relacionados con el procesamiento y el archivado de facturas.

Integración en su sistema informático

Descubre el universo del procesamiento automatizado de facturas

Obtén más información sobre Doxis, el software de gestión de contenidos empresariales de última generación. Gracias a funciones como los workflows personalizables de forma individual, los conectores de contenidos con sistemas de terceros y un gran abanico de complementos adicionales, Doxis te ofrece la plataforma perfecta para crear un sistema de gestión de la información escalable y preparado para el futuro.

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Preguntas frecuentes sobre el procesamiento automatizado de facturas

¿Qué es el procesamiento digital de facturas?

Se trata de un procesamiento electrónico de facturas en el que se incluyen tantas tareas automatizadas como sea posible. Esto incluye desde la importación automática de las facturas electrónicas al sistema hasta la autorización del documento y la transmisión de los datos al sistema correspondiente para proceder a la contabilización.

¿Cuáles son las ventajas del procesamiento digital de facturas?

Las dos ventajas principales son la mejora significativa de la rapidez de los procesos y la reducción del riesgo de comisión de errores. Asimismo, los sistemas ECM ofrecen funciones que garantizan el cumplimiento de la normativa relacionada con el procesamiento de facturas digitales, como las herramientas de búsqueda sencillas, la protección frente a manipulaciones y el archivado apto para auditorías.

Procesamiento digital
de facturas con Doxis

Procesamiento digital rápido de las facturas

Procesamiento de facturas con Doxis en 6 pasos