Procesamiento digital
de facturas con Doxis
- Procesamiento de miles de facturas el mismo día
- Ahorro de aproximadamente un 50 % de tiempo por factura
- Automatización de tareas manuales
- Transparencia en todos los procesos relacionados con las facturas
- Cumplimiento normativo garantizado
Procesamiento digital rápido de las facturas
Gracias a esta solución, podrás archivar automáticamente las facturas entrantes en la carpeta digital correspondiente a cada proveedor. Además, el software se encargará de extraer los datos (solo tendrás que verificar uno de los pasos) y podrás recuperar los documentos en cuestión de segundos gracias a una herramienta de búsqueda tan sencilla como Google Search.
Doxis permite perfeccionar, optimizar y automatizar de forma integral el workflow de las facturas digitales.
Procesamiento de facturas con Doxis en 6 pasos
Paso 1:
Recepción de facturas
El procesamiento de facturas digitales se inicia en el momento en el que Doxis las recibe. Las distintas interfaces permiten que el software acceda de forma autónoma al buzón de entrada digital y extraiga las facturas almacenadas en él. Por otra parte, las facturas que se reciban en papel se deben escanear conforme a los requisitos legales vigentes antes de enviarlas a Doxis.
- Posibilidad de ampliación para el procesamiento de correos electrónicos entrantes en toda la empresa o un sistema de ECM completo.
- Un libro mayor digital
Paso 2:
Extracción de los datos
La función de OCR integrada ayuda a que Doxis identifique, capture e interprete todos los datos relevantes incluidos en la factura. A continuación, Doxis archiva la factura automáticamente en la carpeta digital apropiada según el contexto, como puede ser la carpeta del proveedor correspondiente.
- Compatibilidad con todos los formatos: papel, PDF, correo electrónico, XML, XRechnung, ZUGFeRD 2.0, etc.
- Para facturas con y sin número de orden de compra (incluido el registro automático), facturas individuales, parciales, colectivas y finales
- El aprendizaje instantáneo permite que el sistema ofrezca un reconocimiento de las facturas cada vez mejor
Paso 3:
Verificación
Doxis comprueba que las facturas entrantes sean correctas y contengan toda la información obligatoria. Si detecta faltas o errores en el contenido, lo notifica de inmediato para que puedas tomar medidas rápidamente en caso de que, por ejemplo, existan irregularidades en la confirmación del pedido que puedan llevar a retrasos en la producción.
Doxis transfiere los datos de la factura en el formato adecuado a tu sistema ERP (p. ej., SAP) a través de una interfaz para continuar con el procesamiento.
- Cubre todos los procesos de autorización
- Integración óptima en SAP y conexión a cualquier sistema ERP y de contabilidad financiera
- Compatible con múltiples divisas y hasta 13 idiomas
Paso 4:
Autorización
Doxis transfiere la factura verificada a un workflow de autorización y emplea varios criterios (centro de costes, elementos y cantidades de la factura, etc.) para determinar quién es el responsable de la autorización y asignársela a quien corresponda. El workflow de autorización multietapa permite garantizar el cumplimiento de todos los requisitos legales a nivel interno, como la separación de tareas. Las normas sobre transferencia de tareas ofrecen la posibilidad de delegar trabajos en compañeros sin necesidad de avisar con demasiada antelación para mantener el correcto funcionamiento del proceso de autorización de facturas y evitar posibles retrasos.
- Definición automática de procesadores y mecanismos de escalado
- Workflow de autorización multietapa, delegación y normas sobre transferencia de tareas
Paso 5:
Contabilización
Tras la autorización de la factura, Doxis transfiere todos los datos relacionados con la contabilización de esta a tu sistema ERP o de contabilidad, donde los empleados podrán contabilizarla dentro del plazo de pago correspondiente.
- Doxis procesa y registra de forma automática las facturas con una referencia de orden de compra
- Descuentos por pronto pago
- Almacén de datos integrado con informes exhaustivos
Paso 6:
Archivado apto para auditorías
Doxis archiva todos los documentos empresariales, incluidas las facturas, en una solución de archivado apto para auditorías que cumple con los requisitos legales vigentes.
Optimiza el procesamiento de tus facturas gracias a estas funciones de Doxis
Descubre el procesamiento digital de facturas con Doxis
En este folleto, descubrirás lo siguiente:

Ventajas del procesamiento digital de facturas
La digitalización y la automatización del procesamiento de las facturas ofrece un gran potencial de ahorro financiero y mejora de la rapidez. Doxis te permite reducir la cantidad de gente necesaria para procesar facturas, evitar posibles errores costosos y obtener el nivel de transparencia adecuado para el estado de caja diario. Ofrece a tus equipos las mejores herramientas para registrar las facturas todavía más rápido, cumplir con los plazos impuestos y disfrutar de los descuentos por pronto pago.
Descubre el universo del procesamiento automatizado de facturas
Obtén más información sobre Doxis, el software de gestión de contenidos empresariales de última generación. Gracias a funciones como los workflows personalizables de forma individual, los conectores de contenidos con sistemas de terceros y un gran abanico de complementos adicionales, Doxis te ofrece la plataforma perfecta para crear un sistema de gestión de la información escalable y preparado para el futuro.
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Preguntas frecuentes sobre el procesamiento automatizado de facturas
Se trata de un procesamiento electrónico de facturas en el que se incluyen tantas tareas automatizadas como sea posible. Esto incluye desde la importación automática de las facturas electrónicas al sistema hasta la autorización del documento y la transmisión de los datos al sistema correspondiente para proceder a la contabilización.
Las dos ventajas principales son la mejora significativa de la rapidez de los procesos y la reducción del riesgo de comisión de errores. Asimismo, los sistemas ECM ofrecen funciones que garantizan el cumplimiento de la normativa relacionada con el procesamiento de facturas digitales, como las herramientas de búsqueda sencillas, la protección frente a manipulaciones y el archivado apto para auditorías.
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