¿En qué consiste el procesamiento automatizado de facturas?

Se trata de un procesamiento digital de las facturas en el que se incluyen tantas tareas automatizadas como sea posible. Esto abarca desde la importación automática de la factura digital entrante al sistema hasta la aprobación del documento y la transmisión de los datos al sistema de registro.

¿Cuáles son las ventajas del procesamiento automatizado de facturas?

Las dos ventajas principales son la mejora significativa de la rapidez de los procesos y la reducción del riesgo de comisión de errores. Asimismo, las soluciones de ECM ofrecen funciones que ayudan a garantizar el cumplimiento normativo relacionado con el procesamiento de facturas, como la recuperación sencilla, la protección frente a posibles manipulaciones y el archivado apto para auditorías.

Procesamiento digital
de facturas con Doxis

Procesamiento de miles de facturas el mismo día
Ahorro de aproximadamente un 50 % de tiempo por factura
Automatización de tareas manuales
Detecta automáticamente los intentos de fraude
Cumplimiento normativo garantizado

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Procesamiento digital rápido de las facturas

Extraiga datos de las facturas entrantes con modelos de IA preentrenados y OCR inteligente, y enrútelos automáticamente al expediente digital correcto del proveedor. Además, los datos se validan mediante controles de fraude y duplicados, lo que permite su recuperación inmediata con una búsqueda tipo Google.

Doxis agiliza, protege y automatiza por completo todo su flujo de trabajo digital de facturas.

Rentabilidad mejorada

Aumente sus beneficios gestionando las facturas entrantes de forma más rápida y sin errores, y no deje escapar los descuentos por pronto pago.

Mejora la eficiencia

La automatización te permite implementar recursos de forma más eficiente para evitar
la generación de cuellos de botella o retrasos durante el procesamiento de las facturas.

Estados de caja perfeccionados

Disfruta de una transparencia total respecto al estado y las cantidades de las facturas para garantizar unos estados de caja actualizados y detectar oportunidades de optimización.

Doxis para facturación automatizada

¿Quieres acelerar la gestión de facturas y su procesamiento para trabajar más rápido y con más precisión? Doxis puede automatizar tus procesos de facturación mientras extrae datos relevantes y detecta errores. Asimismo, Doxis está a tu disposición para ayudarte a comprender la información, analizarla y tomar decisiones basadas en ella. Todo ello a partir de tus documentos, lo cual, por su parte, agiliza el día a día y mejora el cumplimiento normativo.

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Procesamiento de facturas con Doxis en 6 pasos

Paso 1:

Recepción de facturas

El procesamiento de facturas digitales se inicia en el momento en el que Doxis las recibe. Las distintas interfaces permiten que el software acceda de forma autónoma al buzón de entrada digital y extraiga las facturas almacenadas en él. Por otra parte, las facturas que se reciban en papel se deben escanear conforme a los requisitos legales vigentes antes de enviarlas a Doxis.

Posibilidad de ampliación para el procesamiento de correos electrónicos entrantes en toda la empresa o un sistema de ECM completo.
Un libro mayor digital

Paso 2:

Extracción de los datos

Doxis utiliza una IA preentrenada para reconocer, capturar e interpretar todos los datos esenciales de las facturas. Aunque admite la norma europea EN 16931, Doxis también puede procesar formatos no conformes de otros países. Si se necesitan nuevos campos, la IA puede entrenarse en cuestión de minutos. Las facturas se clasifican automáticamente y se archivan en el expediente digital correspondiente, como el expediente del proveedor.

Compatibilidad con todos los formatos: papel, PDF, correo electrónico, XML, XRechnung, ZUGFeRD 2.0, etc.
Para facturas con y sin número de orden de compra (incluido el registro automático), facturas individuales, parciales, colectivas y finales
El aprendizaje instantáneo permite que el sistema ofrezca un reconocimiento de las facturas cada vez mejor

Procesamiento digital de facturas: Captura de datos y facturas entrantes

Paso 3:

Verificación

Doxis verifica que las facturas entrantes sean correctas y contengan toda la información obligatoria. Cuando existe un documento relacionado con una referencia de pedido, como una confirmación de pedido o un albarán, la factura se contrasta automáticamente. Cualquier discrepancia genera alertas inmediatas y, si es necesario, una validación humana para evitar retrasos.

Doxis transfiere los datos de la factura en el formato adecuado a tu sistema ERP (p. ej., SAP) a través de una interfaz para continuar con el procesamiento.

Cubre todos los procesos de autorización
Integración óptima en SAP y conexión a cualquier sistema ERP y de contabilidad financiera
Compatible con múltiples divisas y hasta 13 idiomas

Paso 4:

Autorización

Doxis transfiere la factura verificada a un workflow de autorización y emplea varios criterios (centro de costes, elementos y cantidades de la factura, etc.) para determinar quién es el responsable de la autorización y asignársela a quien corresponda. El workflow de autorización multietapa permite garantizar el cumplimiento de todos los requisitos legales a nivel interno, como la separación de tareas. Las normas sobre transferencia de tareas ofrecen la posibilidad de delegar trabajos en compañeros sin necesidad de avisar con demasiada antelación para mantener el correcto funcionamiento del proceso de autorización de facturas y evitar posibles retrasos.

Definición automática de procesadores y mecanismos de escalado
Workflow de autorización multietapa, delegación y normas sobre transferencia de tareas

Paso 5:

Contabilización

Tras la autorización de la factura, Doxis transfiere todos los datos relacionados con la contabilización de esta a tu sistema ERP o de contabilidad, donde los empleados podrán contabilizarla dentro del plazo de pago correspondiente.

Doxis procesa y registra de forma automática las facturas con una referencia de orden de compra
Descuentos por pronto pago
Almacén de datos integrado con informes exhaustivos

Paso 6:

Archivado apto para auditorías

Doxis archiva todos los documentos empresariales, incluidas las facturas, en una solución de archivado apto para auditorías que cumple con los requisitos legales vigentes.

¿Está listo para superar los retos del cumplimiento en la facturación electrónica?

Descubra Doxis eDocument Exchange, una funcionalidad esencial de Doxis Intelligent Invoice Automation. En un entorno donde las facturas electrónicas son cada vez más la norma, esta solución cloud le ofrece la recepción segura y conforme de facturas electrónicas en más de 30 países. Todo ello con el objetivo de facilitar la gestión fluida y fiable de sus relaciones comerciales.

Doxis eDocument Exchange está ya disponible para los clientes de Doxis Intelligent Invoice Automation.

Más información sobre eDocument Exchange

Optimiza el procesamiento de tus facturas gracias a estas funciones de Doxis

Comprobación del cumplimiento normativo y los contenidos

Doxis comprueba los requisitos formales y el contenido de todos los formatos de facturas: PDF, CSV, EDI, XRechnung, ZUGFeRD 2.0, correo impreso, etc.

Autorización a través del móvil

El cliente móvil de Doxis y la aplicación SAP Fiori permiten autorizar facturas en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Los procedimientos y procesadores apropiados

A partir del principio de separación de funciones, los revisores simultáneos y los revisores adicionales, Doxis selecciona el procedimiento, el procesador y las personas de apoyo más apropiadas en cada caso.

Registro automático de las facturas

Doxis se encarga de todo el procesamiento de las facturas que contengan una referencia de orden de compra, incluido el paso de contabilización automática.

Integración en el sistema ERP

Doxis se integra en todos los sistemas ERP y de contabilidad y compara automáticamente los partners, los datos maestros, los precios y los volúmenes.

Gran sistema de archivado

Doxis archiva automáticamente todas las facturas en un sistema apto para auditorías hasta que termine el período legal de conservación.

Descubre el procesamiento digital de facturas con Doxis

En este folleto, descubrirás lo siguiente:

Qué obstáculos puedes superar gracias al procesamiento automatizado de facturas
Ejemplos de cómo utilizar Doxis en todas las fases del procesamiento de facturas
Los 12 motivos por los que Doxis Intelligent Invoice Automation beneficia a toda la empresa
Otras soluciones empresariales de Doxis rápidas y fáciles de implementar

Ventajas del procesamiento digital de facturas

La digitalización y la automatización del procesamiento de las facturas ofrece un gran potencial de ahorro financiero y mejora de la rapidez. Doxis te permite reducir la cantidad de gente necesaria para procesar facturas, evitar posibles errores costosos y obtener el nivel de transparencia adecuado para el estado de caja diario. Ofrece a tus equipos las mejores herramientas para registrar las facturas todavía más rápido, cumplir con los plazos impuestos y disfrutar de los descuentos por pronto pago.

Tiempos de procesamiento más cortos y calidad mejorada

Automatice la lectura, captura, verificación y contabilización de facturas —con detección de fraude incluida— para reducir al mínimo los errores.

Costes reducidos

Reduce el número de personas implicadas en el proceso, contabiliza un mayor número de facturas y benefíciate de descuentos por pronto pago.

Mejora el aprovechamiento de los recursos

Alivia la carga de trabajo asociada a las tareas manuales y deja más tiempo a tus equipos para que trabajen con los partners financieros.

Estado de caja actualizado en el mismo día

Disfruta de estados de caja mejorados gracias al resumen constantemente actualizado de los estados de las facturas.

Optimización continua de los procesos

Mejore la calidad y la rapidez en el procesamiento de facturas con modelos de IA preentrenados y procesos de machine learning.

Garantiza el cumplimiento

Cumpla de forma verificable con los requisitos legales nacionales e internacionales mediante el procesamiento y archivado de facturas.

Doxis Intelligent Document Processing

¿Quiere agilizar la gestión y el procesamiento de facturas para trabajar con mayor rapidez y precisión? Doxis Intelligent Document Processing (IDP) automatiza los flujos de trabajo extrayendo los datos relevantes, detectando errores y fraudes y validando la información frente a los registros existentes. Este sistema impulsado por IA le ayuda a actuar más rápido sobre los datos de los documentos, mejorar el cumplimiento normativo y garantizar que solo se paguen las facturas válidas.

Ver más casos de uso de Doxis IDP

Integración en su sistema informático

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Preguntas frecuentes sobre el procesamiento automatizado de facturas

¿Qué es el procesamiento digital de facturas?

Se trata de un procesamiento electrónico de facturas en el que se incluyen tantas tareas automatizadas como sea posible. Esto incluye desde la importación automática de las facturas electrónicas al sistema hasta la autorización del documento y la transmisión de los datos al sistema correspondiente para proceder a la contabilización.

¿Cuáles son las ventajas del procesamiento digital de facturas?

Las dos ventajas principales son la mejora significativa de la rapidez de los procesos y la reducción del riesgo de comisión de errores. Asimismo, los sistemas ECM ofrecen funciones que garantizan el cumplimiento de la normativa relacionada con el procesamiento de facturas digitales, como las herramientas de búsqueda sencillas, la protección frente a manipulaciones y el archivado apto para auditorías.

Procesamiento digital
de facturas con Doxis