Unternehmen unterliegen zahlreichen gesetzlichen Pflichten im Hinblick auf die Aufbewahrung von Dokumente. Auch Personalakten sind davon betroffen. Welche Personalunterlagen in eine Personalakte gehören und wie lange Sie diese Dokumente aufbewahren müssen.

Welche Personalunterlagen gehören in eine Personalakte?

Jeder Mitarbeiter* bekommt eine eigene Personalakte. Idealerweise nutzen Unternehmen hierfür ein ECM-System, welches automatisch sämtliche Dokumente zu einem Mitarbeiter in der richtigen Akte ablegen.

Diese Dokumente gehören in eine Personalakte:

• Personalbogen bzw. Stammdaten:
  Persönliche Informationen wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Notfallkontakte usw.
• Bewerbungsunterlagen:
  Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen
• Arbeitsvertrag:
  Scan des unterzeichneten Arbeitsvertrags oder digitaler Arbeitsvertrag mit Signaturzertifikat
• Gehalts- und Lohnabrechnungen:
  monatliche Gehalts- oder Lohnabrechnungen sowie Jahresabrechnungen
• Urlaubsanträge und Abwesenheitsdokumente:
  Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU), Urlaubsanträge, Anträge für Sonderurlaub
• Fortbildungsunterlagen:
  Teilnahmebescheinigungen, Zertifikate, Zeugnisse
• Beurteilungen und Zeugnisse:
  Zwischenzeugnisse, Arbeitszeugnisse, Leistungsbeurteilungen
• Korrespondenz:
  Schriftliche Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Vertragsänderungen:
  Vereinbarungen über Änderungen des Arbeitsvertrags, z.B. hinsichtlich Arbeitszeit oder Gehaltserhöhungen
• Sonstige Dokumente:
  Arbeitszeitennachweise, Reisekostenabrechnungen, Dienstwagenvereinbarungen, Arbeitsplatzbeschreibungen

Übrigens: Jeder Mitarbeiter hat nach dem Betriebsverfassungsgesetz das Recht, Einsicht in seine eigene Personalakte zu bekommen. Er darf außerdem Erklärungen zum Inhalt der Akte einfordern.

Aufbewahrungsfrist einer Personalakte

Mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters erlischt die Aufbewahrungspflicht nicht. Arbeitgeber sollten die Personalakte solange aufbewahren, wie der Arbeitnehmer noch Ansprüche geltend machen kann. Nach § 195 BGB tritt die Verjährungsfrist nach 3 Jahren ein. Personalakten sind daher 3 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, indem das Arbeitsverhältnis beendet wurde.

Achtung: Die 3jährige Frist betrifft lediglich die Personalakte selbst, einige der enthaltenden Unterlagen müssen länger aufbewahrt werden.

Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen und Lohnabrechnungen

Dokumente, die einen Lohnsteuerbezug haben, unterliegen dem Einkommenssteuergesetz und haben eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Dies betrifft neben Gehaltsabrechnungen und Lohnabrechnungen alle Dokumente mit Lohnsteuerbezug. Also unter anderem auch:

• Aufzeichnung zu Zuschlägen, wie Sonn- Feiertags- und Nachtarbeitszuschlag
• Arbeitszeitennachweise
• Freistellungsbescheinigungen
• Fahrtenbücher

Aufbewahrungsfrist von Arbeitszeitnachweisen

Die Aufbewahrungsfrist von Arbeitszeitnachweisen sind in dem Arbeitszeitengesetz geregelt. Die Aufzeichnung der Arbeitszeit, die über die tägliche Arbeit von 8 Stunden hinausgeht, ist 2 Jahre lang nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzubewahren.

War der Arbeitszeitnachweis Grundlage für die Aufrollung des Gehalts, sind die Nachweise 6 Jahre aufzubewahren.

Aufbewahrungsfrist der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Derzeit gibt es in Deutschland keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die eAU. Dennoch sollte die Bescheinigung über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Viele Unternehmen orientieren sich hierfür an der Frist zur Erstattung der Lohnfortzahlung, die 3 Jahre beträgt.

Aufbewahrungsfrist von Bewerbungsunterlagen

Bei Bewerbungsunterlagen handelt es sich vielmehr um eine Löschfrist. Nach EU-DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur aus relevantem Grund aufbewahrt werden. Kommt der Bewerber nicht für die Stelle infrage, erlischt der Grund. Dennoch bewahren viele Unternehmen die Bewerbungsunterlagen 6 Monate auf, da der Bewerber innerhalb dieser Frist eine Klage nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) einreichen kann.

Bewerbungsunterlagen können nach schriftlicher Zustimmung des Bewerber auch länger aufbewahrt werden, wenn dieser beispielsweise für andere oder zukünftige Stellenangebote infrage kommen könnte.

Hey Doxi, wie kann ich elektronische Personalakten mit Doxis verwalten?