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Compliance entspannt einhalten

Julia Pedak

Haben Sie alle Unterlagen für die nächste Revision? Können Sie Kundendaten nach EU-DSGVO-Vorgabe richtig löschen? Wie weisen Sie Ihre Compliance-Maßnahmen nach? Bei diesen Fragen kommt so manches Unternehmen ins Schwitzen. Elektronische Akten mit Doxis können Ihnen viele Sorgen nehmen. 5 Wege, wie Doxis eAkten Sie bei der Einhaltung der Compliance unterstützen:

Informationen dürfen nicht in die falschen Hände geraten – das wissen Unternehmen spätestens seit den Wiki-Leaks. Doch ihr Schutz allein reicht nicht aus. Sie müssen Ihre Compliance-Maßnahmen auch gegenüber Behörden und Geschäftspartnern nachweisen. Mit Doxis eAkten fällt es Ihnen leichter:

1. Informationen schützen

Wer darf welche Informationen sehen? Wer darf sie verändern und löschen? In Doxis eAkten legen Sie es exakt fest: Von der ganzen Akte über bestimmte Register bis hin zu einzelnen Dokumenten und Vorgängen. Möchten Sie z.B. einem Mitarbeiter seine Personalakte zur Einsicht geben? Oder soll ein externer Partner vorübergehend Zugriff auf ein Register Ihrer Projektakte erhalten? Solche Ausnahmen richten Sie in Doxis einfach für einen von Ihnen festgelegten Zeitraum ein. Sie schützen alle Ihre Informationen, wie Sie es möchten.

2. Fristgerecht löschen

Darf ein Vertrag oder eine E-Mail schon gelöscht werden oder müssen Sie diese Dokumente noch für die Revision aufbewahren? Diese Frage stellen Sie sich mit Doxis eAkten nicht mehr: Die Fristen werden automatisch überwacht. Laufen sie aus, benachrichtigt Sie Doxis oder löscht die Dokumente gleich automatisch. Bis zu diesem Zeitpunkt sind Ihre Informationen sicher geschützt – um versehentliches Löschen oder unerwünschte Veränderungen müssen Sie sich keine Sorgen machen.

3. Revisionssicher archivieren

Die nächste Revision steht an und Sie müssen alle nötigen Unterlagen zusammenstellen. Das ist ein großer Aufwand, wenn Sie diese manuell aus verschiedenen Systemen heraussuchen müssen. Das können Sie sich mit Doxis eAkten sparen: In Kunden-, Vertrags- und Lieferantenakten etc. finden Sie alle Dokumente im Kontext des betreffenden Geschäftsfalls – auch Geschäftsbriefe wie E-Mails und die dazugehörigen Vorgänge. So erfüllen Sie die Anforderungen der GoBD  an die revisionssichere Archivierung und legen Ihrem Prüfer alle rechnungslegungsrelevanten Informationen vollständig und nachvollziehbar vor. Gleichzeitig gehen Sie mit Doxis sicher, dass Sie alles zeitgerecht und unveränderbar archivieren.

4. Nachvollziehen und nachweisbar dokumentieren

Alle Zugriffe auf Ihre Akten, Dokumente und Vorgänge sowie Veränderungen daran und das Löschen protokolliert Doxis für Sie. So weisen Sie jederzeit lückenlos nach, wie Sie Ihre Informationen managen. Das hilft Ihnen z.B. auch zu belegen, dass Sie personenbezogene Daten so gelöscht haben, wie es die EU-DSGVO fordert.

5. Zertifizierte Sicherheit

Ihre Informationen haben Beweiskraft: bei der Steuerprüfung, vor Gericht und als Basis für Geschäftsbeziehungen. Umso wichtiger ist es, dass Sie und Dritte auf diese Beweiskraft vertrauen können. Zahlreiche Zertifizierungen belegen, dass Sie mit Doxis gesetzliche Anforderungen, Standards und Normen im nationalen sowie internationalen Umfeld erfüllen können. Ein zertifiziertes ECM-System gibt Ihnen die Sicherheit, die notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen einhalten zu können– und Sie zeigen dies auch gegenüber Behörden und Geschäftspartnern.

ZertifizierungECM PlattformComplianceElektronische AktenArchivierungSuche / Content FederationKlassifikation & Extraktion

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