Datenerfassung: Daten und Dokumente unternehmensweit intelligent verarbeiten

Datenerfassung bedeutet dabei mehr als nur das Speichern: Es geht darum, Daten zu erkennen, zu klassifizieren, die relevanten Informationen herauszufiltern, sie am richtigen Ort abzulegen und so aufzubereiten, dass sie in den nächsten Schritten weiterverarbeitet werden können. Doch sowohl manuelle als auch einfache digitale Verfahren stoßen angesichts der ständig wachsenden Datenmengen schnell an ihre Grenzen.

Nur eine intelligente, KI-gestützte Datenerfassung kann Informationen automatisiert auslesen, korrekt einordnen und strukturiert in DMS- oder ECM-Systemen verfügbar machen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Datenerfassung heute funktioniert – und warum sie für Unternehmen so entscheidend ist.

Datenerfassung bedeutet, Informationen aus analogen oder digitalen Quellen systematisch zu erfassen und so aufzubereiten, dass sie maschinenlesbar weiterverwendet werden können.

Ein Beispiel: Unternehmen lesen Beträge aus PDF-Rechnungen aus, übernehmen Kundendaten aus E-Mails oder erfassen Artikelnummern aus Lieferscheinen. Dabei geht es also nicht nur um reine Texterkennung.

Denn in vielen Fällen liegen Daten bereits in strukturierter, digitaler Form vor – etwa in elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Hier muss keine Texterkennung mehr stattfinden: Wichtige Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag oder Zahlungsziel sind bereits als XML-Daten eingebettet. Sie können direkt ausgelesen und weiterverarbeitet werden.

In solchen Fällen besteht die Aufgabe der Datenerfassung darin, diese strukturierten Inhalte automatisiert zu erkennen, korrekt zuzuordnen und sie in Systeme, wie ein DMS oder ECM, zu übertragen.

Auch wenn heute viele Daten bereits in strukturierter Form vorliegen, stammen die meisten Informationen in Unternehmen nach wie vor aus unstrukturierten oder halbstrukturierten Quellen – etwa E-Mails, PDFs oder gescannten Dokumenten. Solange diese Daten nicht richtig erfasst und aufbereitet sind, können zentrale Systeme wie ERP, DMS oder Workflow-Tools nicht damit arbeiten.

Die Datenerfassung ist daher der erste entscheidende Schritt, um Daten nutzbar zu machen. Ohne sie bleiben wichtige Informationen verborgen, Prozesse laufen ins Leere und fundierte Entscheidungen werden erschwert.

Deshalb ist intelligente Datenerfassung für Unternehmen unverzichtbar:

• Verhindert Informationsverluste: Daten aus unterschiedlichen Quellen werden einheitlich erfasst und stehen vollständig zur Verfügung.
• Fördert skalierbare Systemlandschaften: Intelligente Datenerfassung schafft die nötige Struktur für die nahtlose Integration von ERP-, CRM- und ECM-Systemen.
• Stärkt die Compliance: Die strukturierte, regelkonforme Erfassung sowie Verwendung von Daten erleichtert Prüfungen, Audit-Trails und gesetzlich geforderte Nachweise.
• Schafft Transparenz: Mitarbeiter finden Informationen schneller und erhalten einen vollständigen Überblick über Vorgänge.
• Erhöht die Datenqualität: Nur geprüfte, vollständige und strukturierte Daten gelangen ins System. Das erhöht die Verlässlichkeit.

Intelligente Datenerfassung schafft eine unternehmensweite „Single Source of Truth“. Sie sorgt dafür, dass Informationen aus verschiedensten Quellen zentral, konsistent und strukturiert verfügbar sind und damit wirklich nutzbar werden.

Hey Doxi, welche Methoden der Datenerfassung gibt es?

Daten erfassen bedeutet in Doxis, Informationen so aufzunehmen und zu strukturieren, dass sie automatisch in Ihre Prozesse einfließen. Dabei spielt es keine Rolle, auf welchem Weg ein Dokument ins Unternehmen gelangt: Entscheidend ist, dass Ihre Systeme diese Informationen systematisch und prozessbezogen verarbeiten.

Hier kommt das Input Management ins Spiel: Es ist die zentrale Schnittstelle zwischen dem Eingang von Informationen und ihrer intelligenten Weiterverarbeitung. In Doxis ist die Daten- und Dokumentenerfassung vollständig in dieses Input Management integriert und läuft KI-gestützt ab. Das System erkennt automatisch, aus welcher Quelle ein Dokument stammt, und entscheidet dann, wie es weiterverarbeitet wird.

Datenextraktion mit KI bei eingescannten Dokumenten

Dokumente und Daten in Papierform erfasst Doxis mittels OCR-Technologie und KI. So funktioniert der Datenerfassungsprozess:

1. Doxis analysiert die Dokumente mittels KI-gestützter OCR-Technologie. Es erkennt Text, Tabellen, Felder und strukturiert die Inhalte zur Weiterverarbeitung.
   Beispiel: Aus einem eingereichten PDF-Vertrag identifiziert Doxis automatisch Elemente wie Kundennummer, Vertragsbeginn und Laufzeit und macht sie maschinenlesbar.
   
   
2. Doxis extrahiert Schlüsselinformationen wie Namen, Beträge oder Bestellnummern ohne Vorlagendefinition aus dem Dokument. Die integrierte KI „Doxi“ prüft gleichzeitig die Plausibilität der Daten und kennzeichnet fehlende oder potenziell fehlerhafte Inhalte.
   Beispiel: Bei einer Rechnung ohne ausgewiesene Steuern ist das entsprechende Feld hervorgehoben.
   
   
3. Doxis überführt die erfassten und validierten Daten automatisch in den passenden Workflow.
   Beispiel: Eine Kundenanfrage legt Doxis in die richtige Akte ab und weist sie dem zuständigen Sachbearbeiter zu.
   
   
4. Doxis stellt die extrahierten Daten in strukturierten Formaten wie JSON, XML, CSV oder XLSX bereit und überträgt sie direkt in Ihre Zielsysteme – etwa in ERP- oder CRM-Anwendungen.
   Beispiel: Doxis überträgt die extrahierten Bestelldaten direkt in SAP.

Hilfreich: Die integrierte KI erkennt Unstimmigkeiten, Duplikate oder potenziell gefälschte Inhalte frühzeitig und meldet diese automatisch. Eine doppelt eingereichte Rechnung mit abweichendem Betrag fällt so zum Beispiel sofort auf. Das verbessert die Genauigkeit der Datenerfassung.

Datenextraktion bei digitalen Dokumenten mit strukturierten Daten

Idealerweise liegen eingehende Daten bereits strukturiert vor. Dann kann Doxis Daten direkt auslesen:

1. Doxis identifiziert automatisch strukturierte Dokumentenformate wie ZUGFeRD oder XRechnung, bei denen zum Beispiel eine XML-Datei im PDF/A-3 eingebettet ist.
   Beispiel: Die Dokumentenklassifizierung einer eingehenden eRechnung im ZUGFeRD-Format geschieht automatisiert.
   
   
2. Die enthaltenen Metadaten – etwa Rechnungsnummer, Zahlungsziel oder Lieferadresse – extrahiert Doxis automatisch und strukturiert sie für nachgelagerte Prozesse.
   Beispiel: Alle relevanten Informationen entnimmt Doxis direkt aus der XML-Datei und hinterlegt sie als Metadaten.
   
   
3. Nach der Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion übergibt Doxis die Daten automatisiert an den entsprechenden Prüf- und Freigabeprozess.
   Beispiel: Die eRechnung durchläuft ohne manuellen Eingriff oder alternativ mit „Human in the loop“ den definierten Freigabeworkflow im Rechnungsprozess.
   
   
4. Doxis archiviert das Originaldokument sowie die extrahierten Daten gemeinsam in der digitalen Akte, und das GoBD- und DSGVO-konform.
   Beispiel: Das PDF und die extrahierte XML-Struktur liegen revisionssicher in der digitalen Rechnungseingangsakte ab.

Übrigens: Mit Doxis verarbeiten Sie sämtliche E-Rechnungsformate aus mehr als 50 Ländern.

Datenerfassung über Schnittstellen zu Drittsystemen

Um Daten ohne Medienbrüche weiterzuverarbeiten, integriert Doxis sich über zertifizierte Schnittstellen nahtlos in Ihre Systemlandschaft – zum Beispiel in SAP, SAP SuccessFactors oder Salesforce. Das sind Anwendungsfälle:

• SAP: Doxis empfängt automatisch Dokumente, die zum Beispiel über SAP ArchiveLink entstehen, liest strukturierte Inhalte wie Bestellnummern oder Materialdaten aus und überführt sie in definierte digitale Akten oder Workflows.
• SAP SuccessFactors: Personaldokumente wie Bewerbungen, Verträge oder Schulungsnachweise überträgt SAP SuccessFactors direkt an Doxis, wo sie klassifiziert, indexiert und sicher archiviert werden.
• Salesforce: Doxis erstellt automatisiert Kundenakten zu neuen Leads oder Opportunities und übernimmt Verträge oder Angebote aus Salesforce in strukturierter Form.

Als Teil des Input Managements ist die Datenerfassung die Grundlage für automatisierte Geschäftsprozesse. Unternehmen, die Daten systematisch und strukturiert erfassen – egal ob aus Papierdokumenten, digital, mobil oder über Schnittstellen –, sichern sich entscheidende Vorteile. Mit der Einführung von Doxis steigern Sie Ihre Datenqualität, minimieren Dark Data, verbessern Ihre Entscheidungsfindung, erfüllen regulatorische Anforderungen und schaffen eine belastbare Single Source of Truth. Doxis erfasst Daten mittels OCR-Technologie, KI-basierter Klassifizierung, Datenextraktion und bindet sich an gängige Drittsysteme wie SAP oder Salesforce an. So wird aus Input echtes Wissen – und das unternehmensweit.

Häufige Fragen zur Datenerfassung