Wer verstehen möchte, wie radikal sich die Speicherung und Verwaltung von Informationen in den vergangenen zwei Jahrzehnten verändert hat, der muss eigentlich nur einen Blick auf Sven Behrendts Werdegang werfen. Vor 25 Jahren war er noch bei einem Anbieter von Mikrofilmen beschäftigt. Die erste Welle der Transformation konnte Behrendt aus erster Hand miterleben, als sein Arbeitgeber nämlich plante, die Geschäfte des Unternehmens mithilfe eines externen Partners zu erweitern. Bei der Suche nach einem geeigneten Geschäftspartner fiel sein Augenmerk auf die SER Group, einem der weltweit führenden Unternehmen für Enterprise Content Management (ECM). ECM war papierlos und zunehmend digital und damit die angesagte neue Art, Daten zu organisieren.

Die Zusammenarbeit mit der SER Group war dann so erfolgreich, dass Behrendt sich kurzerhand bei dem Unternehmen bewarb. „Ich hatte ein Vorstellungsgespräch mit dem Gründer des Konzerns, der mir einen viereinhalb Stunden langen Vortrag über seine Visionen und Ziele für die kommenden fünf Jahre hielt. Im Anschluss daran fragte er mich: „Sind Sie dabei?“ Er hatte mich überzeugt und ich sagte einfach „Ja“.“ Jetzt, über zwei Jahrzehnte später, ist Sven Behrendt COO und Managing Director bei SER.

In Sachen Informationsmanagement gab es schon immer Veränderungen, erläutert uns Behrendt: „Ganz am Anfang wurden die Rahmenbedingungen durch die Hersteller von Hardware wie Speichergeräten, Scannern und Anzeigekarten diktiert. Damals galten wir in der IT-Branche als die ewigen Informationshüter. Aber mit der Zeit entwickelte sich ECM von einem reinen Aufbewahrungssystem für Datensätze hin zu einem System, das ‚versteht‘, bei dem Intelligenz – beispielsweise im Bereich Content-Analyse – eine zentrale Rolle spielt. Kunden wünschen sich heute mehr als die bloße Möglichkeit, ihre historischen Daten aufzubewahren. Sie benötigen Systeme, die vorausschauend und basierend auf Content und Metadaten den passenden Geschäftskontext bereitstellen und ihnen wertvolle Insights liefern. Dies ermöglicht ihnen ein flexibleres, effizienteres und Compliance-konformes Arbeiten. Heute ist ECM ein Informationshub, der Prozessautomatisierung, Dokumentenverwaltung und Collaboration Services verbindet.“

Behrendt ist stolz auf sein Kommunikationstalent. Für ihn ist Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg: „Innerhalb der SER Group habe ich im Laufe der Zeit in verschiedenen Positionen gearbeitet, bevor ich COO wurde, und allen diesen Rollen war eins gemeinsam: jede Menge direkter Kundenkontakt. Eine wichtige Lektion, die ich in diesen Jahren gelernt habe, ist, dass Zuhören die Grundlage jeder erfolgreichen Kommunikation bildet.“

Nie war es wichtiger, zuzuhören und die Bedürfnisse von Kunden zu verstehen, denn standardisierte Massenlösungen und -services werden heute häufig als unzureichend angesehen. „In den letzten Jahren erhalten wir zunehmend Anfragen für Out-of-the-box-Lösungen, insbesondere für Software-as-a-Service-Plattformen (SaaS)“, bestätigt Behrendt. „Wir müssen heute flexibler auf Veränderungen am Markt reagieren. Lange Entwicklungszeiten sind einfach nicht mehr akzeptabel.“ SaaS ermöglicht die Nutzung cloudbasierter Anwendungen, auf die Kunden über ihren Browser zugreifen und für die sie keine zusätzliche Software herunterladen müssen. Die SER Group will ihre Präsenz in diesem Sektor ausbauen.

Die Flexibilität des Unternehmens und seine Bereitschaft, auf Kundenwünsche zu hören, war für SER eine gute Grundlage für die Zusammenarbeit mit Kunden während der Coronakrise. Die Kunden wünschten sich eine Collaboration-Lösung für dokumentenbasiertes Arbeiten für Teams, deren Mitglieder teils im Büro und teils von zu Hause aus arbeiteten. Dem Wunsch entsprechend wurde innerhalb von zwei Wochen die SaaS-Plattform Doxis Universal Workspace bereitgestellt – und das ohne Unterstützung durch die IT. Dabei handelt es sich um die vereinfachte Version des Doxis® iRoom®, dem Flaggschiff des Konzerns, das zusätzliche komplexe Funktionen wie virtuelle Projekträume und Kundenportale bietet.

„Das Feedback von unseren Mitarbeitern und Kunden während der Pandemie war äußerst positiv“, sagt Behrendt. „Wir konnten stets zügig reagieren – was natürlich auch daran liegt, dass wir selbst unsere eigene Plattform Doxis verwenden. Das gab uns optimale technische Voraussetzungen. Unsere Kunden haben keinerlei Veränderungen bemerkt und konnten sich weiterhin auf denselben ausgezeichneten Support von uns verlassen. Ich bin wirklich unheimlich stolz darauf, wie wir diese Herausforderung alle zusammen gemeistert haben.“

SER entwickelt sich konstant weiter und ist in der Lage, Innovationen im Bereich Informationsmanagement erfolgreich zu antizipieren. Daher ist Sven Behrendt zuversichtlich, dass dem Unternehmen keine disruptive Revolution droht. „Momentan ist Enterprise Search stark im Kommen. Damit haben Nutzer unabhängig vom Speicherort Zugriff auf Informationen und können diese bequem und ohne viel Zeitaufwand mit Kunden oder Geschäftspartnern teilen.

„Die größte Veränderung in den nächsten 10 Jahren wird aber durch KI angetrieben. Der Einsatz von KI wird ECM in den Bereichen Informationsextraktion, Automatisierung von Geschäftsprozessen, Sprachverarbeitung, KI-gestützte Entscheidungsfindung und automatisiertes maschinelles Lernen optimieren. Dank dieser Technologien verbessert sich die Nutzererfahrung für die Mitarbeiter und Unternehmen sind in der Lage, datengestützte Erkenntnisse zu Mustern, geschäftlichen Risiken und vielem mehr zu gewinnen. All diese Vorteile möchten wir unseren Kunden bieten.“

*Dieser Artikel erschien in der englischsprachigen Ausgabe des CEO Magazine am 19.August 2020