Ersetzendes Scannen – gemäß der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) – ist ein Scanvorgang, bei dem das Originaldokument nach der Digitalisierung vernichtet wird. Das digitale Dokument ersetzt das Papierdokument. Das Verfahren unterscheidet sich vom herkömmlichen Scannen, bei dem das Original erhalten bleibt.

Ziel ist es, Papierdokumente durch digitale Kopien zu ersetzen und damit Platz und Kosten zu sparen. Die TR-03138 (wie die TR-RESISCAN offiziell heißt) beschreibt die Anforderungen an das ersetzende Scannen und gibt Hinweise zur Umsetzung. Sie soll die Lücke zwischen abstrakten und uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen und der zuverlässigen technischen Umsetzung schließen.

Ist ersetzendes Scannen dasselbe wie Digitalisieren?

Ersetzendes Scannen ist zunächst gleichzusetzen mit Dokumente digitalisieren. Es geht jedoch über die bloße Erstellung eines digitalen Abbildes hinaus, da alle Daten genau erfasst und strukturiert werden.

Was darf nicht digitalisiert werden?

Eine generelle Regelung, was nicht digitalisiert werden darf, gibt es nicht. Einige Dokumente dürfen jedoch nicht oder nur unter bestimmten Bedingungen digitalisiert werden. Dazu gehören:

• Befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder Kündigungsschreiben, die in Papierform aufbewahrt werden sollten, um ihre Gültigkeit und Wirksamkeit zu sichern
• Urkunden, Testamente, Eheverträge oder andere notarielle Beurkundungen, die in Papierform aufbewahrt werden müssen, um ihre öffentliche Glaubwürdigkeit zu bewahren
• Personalausweise, Reisepässe, Führerscheine oder andere amtliche Ausweise, die in Papierform aufbewahrt werden müssen, um ihre Identifikationsfunktion zu erfüllen

Was darf ersetzend gescannt werden?

Auch beim ersetzenden Scannen gibt es keine allgemeingültige Regel. Die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens hängt von den jeweiligen Rechtsgebieten und den dort geltenden Dokumentations-, Aktenführungs- und Aufbewahrungspflichten ab. Grundsätzlich gilt, dass das ersetzende Scannen nur dann zulässig ist, wenn das Scanprodukt die gleiche rechtliche Beweiskraft hat wie das Originaldokument und die Vernichtung des Originaldokuments keine rechtlichen Nachteile mit sich bringt.

Wie hängt das ersetzende Scannen mit den GoBD zusammen?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind die maßgeblichen Richtlinien, die die steuerliche Zulässigkeit und Anerkennung des ersetzenden Scannens regeln. Die GoBD enthalten Kriterien zur Qualität, Sicherheit, Dokumentation und Nachprüfbarkeit des ersetzenden Scannens.

Was hat KI mit ersetzendem Scannen zu tun?

Künstliche Intelligenz hat keinen direkten Bezug zum ersetzenden Scannen. Es gibt jedoch einige Anwendungen von KI im Zusammenhang mit der Digitalisierung von Dokumenten: KI hilft zum Beispiel, Dokumente automatisch zu klassifizieren, indem sie diese nach Inhalt und Zweck sortiert. Sie erkennt zudem automatisch Text in gescannten Dokumenten. Dies nennt sich OCR (Optical Character Recognition).

1. Professionell scannen

Für das Scannen von Dokumenten stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

Stationär scannen: Sie scannen die Dokumente im eigenen Büro ein – dies funktioniert auch über mobiles Scannen per Smartphone. Für eine große Anzahl von Dokumenten kommt diese Art des Scannens jedoch nicht infrage.

Scanner leasen: Sie mieten große Scanner. Diese scannen Dutzende von Dokumenten pro Minute. Der Inhalt eines Schriftstücks wird mit einem Barcode versehen und die Dokumente werden automatisch getrennt und als zusammengehörige PDF-Datei gespeichert.

Scandienst nutzen: Sie geben das Einscannen komplett ab. Die Dokumente werden von einem Scandienst DSGVO-konform geöffnet, gescannt, an Ihr Unternehmen übermittelt und das Original vernichtet.

2. Lesbarkeit und Vollständigkeit sicherstellen

Beim ersetzenden Scannen muss das digitalisierte Dokument inhaltlich vollständig mit dem Original übereinstimmen. Darüber hinaus gilt es sicherzustellen, dass alle Inhalte eindeutig lesbar sind. Dies bedeutet, dass Sie die Scanparameter so einstellen müssen, dass Sie eine hohe Bildqualität und eine optimale Texterkennung erreichen. Nach dem Scannen sind die Scanprodukte auf Übereinstimmung mit den Papierdokumenten zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren – zum Beispiel durch Nachscannen fehlender oder unleserlicher Seiten.

3. Verfahrensdokumentation erstellen

Eine genaue Dokumentation des Scanprozesses ist ebenfalls sehr wichtig. Sie muss alle relevanten Informationen über die Papierdokumente, die Scanprodukte, die eingesetzte Hard- und Software sowie die durchgeführten Kontrollen enthalten. Als Unternehmen sind Sie daher verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Damit stellen Sie sicher, dass die digitalen Dokumente weder inhaltlich noch bildlich manipuliert werden. Die Dokumentation beschreibt detailliert den gesamten Prozess des ersetzenden Scannens.

4. Revisionssicher archivieren

Ein revisionssicheres Archiv ist ebenfalls Pflicht, da es die unveränderbare Speicherung aufbewahrungspflichtiger elektronischer Dokumente ermöglicht. Darüber hinaus gewährleistet es den Zugriff auf die Dokumente innerhalb des digitalen Archivs.

Sind alle Voraussetzungen erfüllt, erfolgt das ersetzende Scannen in vier Schritten:

1. Dokument einscannen
2. Digitales Dokument mit dem Papierdokument abgleichen
3. Dokument korrekt ablegen
4. Original vernichten

Wenn Sie Ihre Dokumente durch ersetzendes Scannen digitalisieren, verwalten Sie diese anschließend auch digital. Wählen Sie dazu ein geeignetes Dokumentenmanagement-System. Ein DMS ordnet die Unterlagen automatisch und verfügt über eine Suchfunktion, mit der Sie die Dokumente schnell wiederfinden.

Wie wird das Original richtig vernichtet?

Die Vernichtung des Originals nach dem ersetzenden Scannen gemäß TR-RESISCAN ist ein wichtiger abschließender Schritt. Die Vernichtung muss folgende Anforderungen erfüllen:

• Zeitnah: Sie vernichten das Original, sobald Sie das Scanprodukt erfolgreich erstellt, geprüft und gespeichert haben und keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe mehr für die Aufbewahrung des Originals bestehen.
• Dokumentiert: Sie müssen einen Nachweis über die Vernichtung des Originals führen, der die Identifizierung des Dokuments, den Zeitpunkt und die Art der Vernichtung sowie die verantwortliche Person enthält.
• Irreversibel: Sie müssen sicherstellen, dass das Original nicht mehr rekonstruiert oder wiederhergestellt werden kann. Dazu können Sie zum Beispiel Schredder oder Aktenvernichter einsetzen, die mindestens der Sicherheitsstufe 3 nach DIN 66399 entsprechen.

Um die Grundsätze der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, müssen Sie auch elektronische Dokumente ordnungsgemäß digital archivieren. Je nach Art der Dokumente sind unterschiedliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Die wichtigsten Fristen sind:

• 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe, steuerrelevante Unterlagen, Lohnkonten
• 10 Jahre: Rechnungen und andere Buchführungsunterlagen mit Buchfunktion, wie Buchungsbelege
• Unbegrenzt: Spezielle Dokumente in der Verwaltung und wichtige Unternehmensdokumente

Die Anforderungen an Unternehmen gehen zunehmend über die reine Digitalisierung von Dokumenten hinaus. Modernes Dokumentenmanagement erfordert sichere Workflows, revisionssichere Archive und klare Berechtigungskonzepte. Entdecken Sie, wie eine zeitgemäße Dokumentenverwaltung aussieht:

• Dokumente effizient managen: Mit Doxis können Sie elektronische Dokumente gezielt erfassen, speichern und innerhalb des Unternehmens weiterleiten.
• Revisionssicher archivieren: Doxis archiviert steuer- und geschäftsrelevante Dokumente revisionssicher. Erfüllen Sie mühelos gesetzliche Aufbewahrungspflichten und stellen Sie Compliance sicher.
• Redundante Dokumentversionen vermeiden: Das umfassende Versionsmanagement von Doxis schließt Redundanzen aus, indem immer die aktuellste Version vorliegt und Änderungen transparent nachvollziehbar sind.
• Die Übersicht behalten: Doxis bietet leistungsfähige Recherchefunktionen, mit denen sich auch große Dokumentenbestände schnell durchsuchen lassen. Mitarbeiter* finden benötigte Informationen stets in Sekundenschnelle.

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihren Umgang mit Dokumenten grundlegend zu verändern. Das ersetzende Scannen ist dabei nur der Anfang. Die eigentliche Transformation zielt darauf ab, papierbasierte Eingangskanäle zu minimieren oder ganz zu eliminieren. Die Digitalisierung von Papierdokumenten ist in der modernen Geschäftswelt nicht mehr zeitgemäß.

Unternehmen können den Eingang von Papierdokumenten deutlich reduzieren, indem sie beispielsweise Self-Service-Anwendungen implementieren, in denen Kunden ihre Anliegen über Formulare oder Dokumente digital erfassen. Auch Lieferanten können dazu angehalten werden, Rechnungen direkt in digitaler Form zu übermitteln. Mit einem vollständig digitalen Posteingang wird es in Zukunft überflüssig sein, Dokumente einzuscannen, da alles bereits digital vorliegt.