Ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN

Ersetzendes Scannen – gemäß der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) – ist ein Scanvorgang, bei dem das Originaldokument nach der Digitalisierung vernichtet wird. Ziel ist es, Papierdokumente durch digitale Kopien zu ersetzen und damit Platz und Kosten zu sparen.

Unterschied zwischen ersetzendem Scannen und klassischem Scannen

Beim klassischen Scannen wird lediglich eine digitale Kopie eines Papierdokuments erstellt, ohne das Original zu vernichten. Das Papierdokument bleibt also weiterhin gültig und aufbewahrungspflichtig.

Im Gegensatz dazu wird beim ersetzenden Scannen das Papierdokument nach der Digitalisierung vernichtet. Das digitale Dokument übernimmt die vollständige Funktion des Originals und muss die gleichen rechtlichen Anforderungen erfüllen. Es muss inhaltlich exakt mit dem Original übereinstimmen und die entsprechenden rechtlichen Kriterien wie Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit erfüllen.

Ist ersetzendes Scannen dasselbe wie Digitalisieren?

Ersetzendes Scannen umfasst einen präzisen Prozess der Datenextraktion und -strukturierung, bei dem das digitale Dokument alle relevanten Informationen korrekt und vollständig erfasst. Das bedeutet, dass beim ersetzenden Scannen nicht nur das Dokument digitalisiert, sondern auch sichergestellt wird, dass das digitale Abbild dieselbe rechtliche Beweiskraft wie das Original hat.

Das ersetzende Scannen beruht auf den gesetzlichen Vorgaben der TR-RESISCAN, der GoBD und der DSGVO. Diese rechtlichen Grundlagen stellen sicher, dass der digitale Ersatz von Papierdokumenten sowohl steuerlich als auch datenschutzrechtlich zulässig ist, dabei aber höchste Anforderungen an Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit erfüllt werden.

Ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN

Das ersetzende Scannen basiert auf der Technischen Richtlinie 03138 (auch bekannt als TR-RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die die Anforderungen und Vorgaben für eine rechtssichere Digitalisierung von Papierdokumenten beschreibt. Diese Richtlinie schließt die Lücke zwischen uneinheitlichen rechtlichen Anforderungen und der praktischen Umsetzung des Scannens. Ziel ist, dass digitalisierte Dokumente die gleiche rechtliche Beweiskraft wie ihre Originale besitzen.

Die TR-RESISCAN gibt klare Vorgaben zur Qualität und Verfahrensdokumentation, um eine rechtskonforme Digitalisierung und Archivierung zu gewährleisten. Sie stellt zudem sicher, dass das gescannte Dokument inhaltlich und technisch mit dem Original übereinstimmt und revisionssicher archiviert wird.

Ersetzendes Scannen und GoBD

Die GoBD sind entscheidend für die steuerliche Zulässigkeit und Anerkennung des ersetzenden Scannens, da sie die Vorgaben für die Qualität, Sicherheit, Dokumentation und Nachprüfbarkeit der digitalen Aufbewahrung regeln. Sie stellen sicher, dass digitalisierte Belege genauso rechtsgültig wie Papierdokumente sind, wenn sie die Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllen.

Datenschutz und Datensicherheit

Auch Datensicherheit und Datenschutz spielen eine zentrale Rolle. Im Einklang mit der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) muss beim ersetzenden Scannen gewährleistet sein, dass personenbezogene Daten sicher verarbeitet und gespeichert werden.

Unternehmen sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um die Vertraulichkeit und Integrität der digitalen Dokumente zu schützen und vor unbefugtem Zugriff zu sichern. Dies umfasst unter anderem die Verschlüsselung der Daten und die Implementierung von Zugriffsrechten.

Eine generelle Regelung, was nicht digitalisiert werden darf, gibt es nicht. Einige Dokumente dürfen jedoch nicht oder nur unter bestimmten Bedingungen digitalisiert werden. Dazu gehören:

• Befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder Kündigungsschreiben, die in Papierform aufbewahrt werden sollten, um ihre Gültigkeit und Wirksamkeit zu sichern
• Urkunden, Testamente, Eheverträge oder andere notarielle Beurkundungen, die in Papierform aufbewahrt werden müssen, um ihre öffentliche Glaubwürdigkeit zu bewahren
• Personalausweise, Reisepässe, Führerscheine oder andere amtliche Ausweise, die in Papierform aufbewahrt werden müssen, um ihre Identifikationsfunktion zu erfüllen

Was darf ersetzend gescannt werden?

Auch beim ersetzenden Scannen gibt es keine allgemeingültige Regel. Die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens hängt von den jeweiligen Rechtsgebieten und den dort geltenden Dokumentations-, Aktenführungs- und Aufbewahrungspflichten ab. Grundsätzlich gilt, dass das ersetzende Scannen nur dann zulässig ist, wenn das Scanprodukt die gleiche rechtliche Beweiskraft hat wie das Originaldokument und die Vernichtung des Originaldokuments keine rechtlichen Nachteile mit sich bringt.

Ersetzendes Scannen bietet zahlreiche Vorteile im Vergleich zur traditionellen Papierverarbeitung – und ist der erste Schritt auf dem Weg zu einem vollständig papierlosen Büro.

Effizienzsteigerung

Traditionelle Papierverarbeitung erfordert viel manuelle Arbeit, wie das Suchen, Sortieren und Aufbewahren von Dokumenten. Das kostet Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern. Beim ersetzenden Scannen werden Dokumente schnell digitalisiert und automatisch organisiert. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Besonders wichtig ist, dass Freigabe-, Prüf- und Signierprozesse deutlich schneller ablaufen, da alle digitalen Dokumente sofort zugänglich und direkt weiterverarbeitbar sind.

Platzersparnis

Papierdokumente nehmen viel Platz in Anspruch – von Aktenschränken bis zu Lagerflächen. Ersetzendes Scannen beseitigt diese Notwendigkeit und speichert alle Dokumente sicher in einem Dokumentenmanagement-System (DMS). So sparen Unternehmen Platz und Kosten für die Lagerung und Verwaltung von Papier.

Zugänglichkeit und Flexibilität

Papierdokumente erfordern den physischen Zugriff und das manuelle Durchblättern. Das hemmt die Effizienz. Digitale Dokumente, die durch ersetzendes Scannen erstellt wurden, sind sofort durchsuchbar und können jederzeit von überall abgerufen werden – sei es im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Rechtssicherheit und Compliance

Die rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten gelten für digitale und physische Akten gleichermaßen. Die traditionelle Papierverarbeitung ist oft fehleranfällig, während ersetzendes Scannen sicherstellt, dass alle digitalen Dokumente revisionssicher und nach GoBD-Vorgaben archiviert werden. So sind sie jederzeit nachvollziehbar und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.

Um das Verfahren des ersetzenden Scannens erfolgreich umzusetzen, müssen Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Diese beinhalten sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen, die sicherstellen, dass die digitalisierten Dokumente genauso rechtlich bindend sind wie ihre Papieroriginale.

1. Professionell scannen

Für das Scannen von Dokumenten stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Stationär scannen: Sie scannen die Dokumente im eigenen Büro ein – dies funktioniert auch über mobiles Scannen per Smartphone. Für eine große Anzahl von Dokumenten kommt diese Art des Scannens jedoch nicht infrage.
• Scanner leasen: Sie mieten große Scanner. Diese scannen Dutzende von Dokumenten pro Minute. Der Inhalt eines Schriftstücks wird mit einem Barcode versehen und die Dokumente werden automatisch getrennt und als zusammengehörige PDF-Datei gespeichert.
• Scandienst nutzen: Sie geben das Einscannen komplett ab. Die Dokumente werden von einem Scandienst DSGVO-konform geöffnet, gescannt, an Ihr Unternehmen übermittelt und das Original vernichtet.

2. Lesbarkeit und Vollständigkeit sicherstellen

Beim ersetzenden Scannen muss das digitalisierte Dokument inhaltlich vollständig mit dem Original übereinstimmen. Darüber hinaus gilt es sicherzustellen, dass alle Inhalte eindeutig lesbar sind. Dies bedeutet, dass Sie die Scanparameter so einstellen müssen, dass Sie eine hohe Bildqualität und eine optimale Texterkennung erreichen. Nach dem Scannen sind die Scanprodukte auf Übereinstimmung mit den Papierdokumenten zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren – zum Beispiel durch Nachscannen fehlender oder unleserlicher Seiten.

3. Verfahrensdokumentation erstellen

Eine präzise Verfahrensdokumentation ist beim ersetzenden Scannen unerlässlich. Sie muss alle relevanten Informationen über die Papierdokumente, die digitalisierten Scanprodukte, die eingesetzte Hard- und Software sowie die durchgeführten Qualitätskontrollen umfassen. Als Unternehmen sind Sie verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die den gesamten Prozess des ersetzenden Scannens detailliert beschreibt. Dies gewährleistet, dass die digitalen Dokumente weder inhaltlich noch bildlich manipuliert werden.

Eine Muster-Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen finden Sie zum Beispiel in den Vorlagen der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV).

4. Revisionssicher archivieren

Ein revisionssicheres Archiv ist ebenfalls Pflicht, da es die unveränderbare Speicherung aufbewahrungspflichtiger elektronischer Dokumente ermöglicht. Darüber hinaus gewährleistet es den Zugriff auf die Dokumente innerhalb des digitalen Archivs.

Sind alle Voraussetzungen erfüllt, erfolgt das ersetzende Scannen in vier klar strukturierten Schritten.

1. Dokument einscannen

Im ersten Schritt digitalisieren Sie Ihr Original-Papierdokument. Achten Sie darauf, dass die Scanqualität hoch genug ist, um eine vollständige und lesbare digitale Kopie zu erzeugen. Eine hohe Auflösung ist notwendig, um eine präzise Texterkennung zu gewährleisten. Die gescannten Dokumente sollten idealerweise im PDF/A-Format gespeichert werden, da dieses Format für die langfristige Archivierung geeignet ist.

Praktische Tipps:

• Verwenden Sie einen qualitativ hochwertigen Scanner oder beauftragen Sie einen Scandienstleister, wenn Sie eine große Menge an Dokumenten scannen müssen.
• Vergewissern Sie sich, dass das gesamte Dokument ohne Auslassungen gescannt wird.

2. Digitales Dokument mit dem Papierdokument abgleichen

Nach dem Scannen gleichen Sie das digitale Dokument mit dem Original ab. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Seiten vollständig gescannt wurden und keine Informationen fehlen. Es ist entscheidend, dass das digitale Abbild exakt dem Original entspricht, sowohl inhaltlich als auch visuell.

Dabei kann OCR-Technologie (Optical Character Recognition) helfen, den Text aus den gescannten Dokumenten zu extrahieren und eine durchsuchbare Version des Dokuments zu erstellen.

Praktische Tipps:

• Vergleichen Sie das gescannte Dokument sorgfältig mit dem Original, um sicherzustellen, dass keine Seiten fehlen oder beschädigt sind.
• Nutzen Sie OCR, um Textinhalte automatisch zu erkennen und die Suchbarkeit des Dokuments zu erhöhen.

3. Dokument korrekt ablegen und archivieren

Nachdem das Dokument digitalisiert und mit dem Original abgeglichen wurde, muss es in einem revisionssicheren Archiv abgelegt werden. Dies stellt sicher, dass das Dokument sowohl sicher als auch nachvollziehbar gespeichert ist.

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht es, die Dokumente effizient zu organisieren und bietet eine leistungsfähige Suchfunktion, um sie schnell wiederzufinden. Zudem müssen die digitalisierten Dokumente die Anforderungen der GoBD und der TR-RESISCAN erfüllen, um die rechtliche Beweiskraft zu gewährleisten.

Wichtig ist, dass Sie beim Archivieren der digitalen Dokumente auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten, die je nach Dokumentenart variieren:

• 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe, steuerrelevante Unterlagen, Lohnkonten
• 10 Jahre: Rechnungen und andere Buchführungsunterlagen mit Buchfunktion, wie Buchungsbelege
• Unbegrenzt: Spezielle Dokumente in der Verwaltung und wichtige Unternehmensdokumente

Praktische Tipps:

• Wählen Sie ein DMS, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und eine revisionssichere Archivierung ermöglicht.
• Achten Sie darauf, dass das DMS eine leistungsstarke und intelligente Suchfunktion bietet, mit der Sie die Dokumente jederzeit schnell wiederfinden können.
• Stellen Sie sicher, dass das DMS den Zugriff auf die Dokumente kontrolliert und nur autorisierten Personen den Zugriff gewährt.

4. Original vernichten

Der letzte Schritt besteht darin, das Originaldokument zu vernichten. Aber erst, nachdem das gescannte Dokument erfolgreich erstellt, abgeglichen und korrekt abgelegt wurde. Die Vernichtung des Originals muss bestimmten Anforderungen entsprechen:

• Zeitnah: Das Originaldokument muss so schnell wie möglich nach der erfolgreichen Digitalisierung und Ablage im Archiv vernichtet werden, sobald keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe mehr für die Aufbewahrung des Originals bestehen.
• Dokumentiert: Es muss ein Nachweis über die Vernichtung des Originals geführt werden. Dieser Nachweis muss die Identifizierung des Dokuments, den Zeitpunkt und die Art der Vernichtung sowie die verantwortliche Person beinhalten.
• Irreversibel: Das Original muss auf eine Weise vernichtet werden, dass es nicht mehr rekonstruierbar oder wiederherstellbar ist. Verwenden Sie hierfür Aktenvernichter oder Schredder, die mindestens der Sicherheitsstufe 3 nach DIN 66399 entsprechen.

Praktische Tipps:

• Achten Sie darauf, dass die Vernichtung des Originals dokumentiert wird, und bewahren Sie den Vernichtungsnachweis sicher auf.

Obwohl künstliche Intelligenz (KI) keinen direkten Bezug zum eigentlichen Prozess des ersetzenden Scannens hat, spielt sie eine wichtige Rolle bei der Digitalisierung und der automatisierten Verarbeitung von Dokumenten. Besonders im Zusammenhang mit Optical Character Recognition (OCR), der Texterkennungstechnologie, bietet KI wertvolle Unterstützung.

OCR: Text erkennen und durchsuchen

OCR ermöglicht es, gedruckten Text in gescannten Dokumenten zu erkennen und in durchsuchbare und bearbeitbare digitale Formate umzuwandeln. Dies ist ein zentraler Bestandteil des ersetzenden Scannens, da es sicherstellt, dass die digitalisierten Dokumente nicht nur ein visuelles Abbild des Originals sind, sondern auch textlich durchsuchbar und leicht zugänglich.

KI: Dokumente automatisch klassifizieren

KI geht noch einen Schritt weiter. Sie hilft, Dokumente automatisch zu klassifizieren, indem sie diese nach Inhalt und Zweck sortiert. So kann KI beispielsweise helfen, Rechnungen von Verträgen oder Personalunterlagen zu unterscheiden, was den Archivierungsprozess erheblich vereinfacht und beschleunigt. Darüber hinaus kann KI in Verbindung mit OCR die Genauigkeit der Texterkennung verbessern, indem sie kontextbezogene Fehler automatisch korrigiert.

Beim ersetzenden Scannen geht es neben der Digitalisierung von Dokumenten auch um deren effiziente und rechtssichere Verwaltung. Doxis bietet eine umfassende Lösung, die den gesamten Dokumentenmanagement-Prozess unterstützt und sicherstellt, dass digitalisierte Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform archiviert werden.

• Dokumente effizient managen: Mit Doxis können Sie elektronische Dokumente gezielt erfassen, speichern und innerhalb des Unternehmens weiterleiten.
• Revisionssicher archivieren: Doxis archiviert steuer- und geschäftsrelevante Dokumente revisionssicher. Erfüllen Sie mühelos gesetzliche Aufbewahrungspflichten und stellen Sie Compliance sicher.
• Redundante Dokumentversionen vermeiden: Das umfassende Versionsmanagement von Doxis schließt Redundanzen aus, indem immer die aktuellste Version vorliegt und Änderungen transparent nachvollziehbar sind.
• Die Übersicht behalten: Doxis bietet leistungsfähige Recherchefunktionen, mit denen sich auch große Dokumentenbestände schnell durchsuchen lassen. Mitarbeiter finden benötigte Informationen stets in Sekundenschnelle.

Unternehmen müssen ihren Umgang mit Dokumenten grundlegend umdenken. Ersetzendes Scannen ist nur der erste Schritt in eine digitale Transformation. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, papierbasierte Eingangskanäle zu minimieren oder den Posteingang komplett zu digitalisieren. Die Digitalisierung von Papierdokumenten ist in der modernen Geschäftswelt nicht mehr effizient genug.

Unternehmen können den Eingang von Papierdokumenten deutlich reduzieren, indem sie beispielsweise Self-Service-Anwendungen implementieren, in denen Kunden ihre Anliegen über Formulare oder Dokumente digital erfassen. Auch Lieferanten können dazu angehalten werden, Rechnungen direkt in digitaler Form zu übermitteln.

Die eRechnung ist für viele Unternehmen seit 2025 sogar Pflicht – was den Weg für mehr eDocuments ebnet. Mit einem vollständig digitalen Posteingang wird es in Zukunft überflüssig sein, Dokumente einzuscannen, da alles bereits digital vorliegt.