„Information ist die Teilmenge von Wissen, die von einer bestimmten Person oder Gruppe in einer konkreten Situation benötigt wird und häufig nicht explizit vorhanden ist“, definiert die Universität des Saarlandes den Begriff Informationen und beschreibt damit treffend ein häufig auftretendes Problem in Unternehmen. Fileverzeichnisse, papierbasierte Archive und heterogene Software-Lösungen sollen den Mitarbeitern die Informationen wie z.B. Verträge, Korrespondenz, Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle jederzeit nutzbar zur Verfügung stellen. Die Informationen liegen mit der Ablage in den Systemen zwar jederzeit vor, das bedeutet jedoch nicht, dass Mitarbeiter diese auch in kürzester Zeit finden können. Die fehlende Einheitlichkeit und Struktur der Informationsablage führt dazu, dass die Suche nach benötigten Informationen sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, da bei jeder Recherche verschiedenste Quellen herangezogen werden müssen. Das Fraunhofer Institut beschreibt diesen Umstand als „besonderen Performance-Killer“ und fand heraus, dass mehr als die Hälfte der Studienteilnehmer täglich mehr als eine halbe Stunde ihrer Arbeitszeit für die Suche nach Informationen benötigt. Es entsteht ein Rechercheaufwand von mehr als 132 Stunden im Jahr – pro Teilnehmer. Um die Zeiten zur Suche nach Informationen zu verringern, müssen diese schneller auffindbar sein, was zwei Bedingungen voraussetzt: