e-documents : échangez vos documents à l’international en toute conformité

Un e-document est un document électronique enregistré dans un format lisible par ordinateur. Il s’agit généralement de fichiers JSON ou XML. Contrairement aux fichiers PDF classiques, ces formats ne sont pas conçus pour être créés, traités ou modifiés manuellement par un utilisateur. Ce sont les systèmes informatiques qui lisent, traitent et archivent ces documents électroniques, sans aucune intervention humaine.

Exemples d’e-documents

L’exemple le plus courant d’e-document est la facture électronique (e-facture). Dans de nombreux pays, les entreprises ont désormais l’obligation légale d’émettre ce type de facture dans le cadre de relations B2G ou B2B. Cette obligation s’accompagne aussi de la nécessité de les recevoir et de les traiter.

Au-delà des exigences réglementaires, il est bien sûr possible de convertir tout type de document dans un format électronique. Voici d’autres exemples d’e-documents :

• Les avis d’expédition, comme les bons de livraison, qui détaillent l’envoi de marchandises.
• Les documents douaniers et fiscaux, tels que les déclarations en douane ou de TVA.
• Les documents d’achat, comme les bons de commande ou les confirmations de commande.
• Les déclarations administratives, telles que les formulaires envoyés aux services fiscaux ou aux caisses de sécurité sociale.

Pour échanger entre elles des documents électroniques, comme les factures électroniques, les entreprises utilisent des plateformes ou des réseaux spécifiques, compatibles avec le format de document électronique. Exemple de ce type de réseau : la plateforme gouvernementale Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Ces réseaux présentent plusieurs atouts : ils assurent une transmission sécurisée des documents, les aiguillent vers le bon destinataire grâce à un routage intelligent et garantissent la conformité du format.

Le destinataire doit, de son côté, être en mesure de recevoir le document électronique. Les principaux ERP du marché proposent par exemple une connexion native avec des réseaux comme Peppol, ce qui accélère considérablement les échanges de données. Les processus, tels que la vérification des factures ou leur comptabilisation, peuvent ainsi être automatisés.

Dans les échanges internationaux, transmettre des documents électroniques comme des factures électroniques peut s’avérer complexe. Les pays qui rendent la facturation électronique obligatoire imposent aussi la plateforme par laquelle ces factures doivent transiter. L’Allemagne fait exception. Même si la facturation électronique y est obligatoire, les entreprises restent libres de choisir la plateforme d’émission et de traitement. En France ou en Belgique, par exemple, la plateforme Peppol est utilisée.

Pendant longtemps, les entreprises n’étaient tenues de recourir à Peppol que pour la facturation B2G. Désormais, cette obligation s’étend aussi aux échanges B2B. Une plateforme Peppol B2B est donc apparue. Pour les entreprises, c’est une énorme opportunité puisqu’elle permet de fluidifier les échanges documentaires à l’échelle internationale.
Mais, pour en profiter, encore faut-il que les entreprises connectent leurs propres systèmes à des plateformes comme Peppol.

Avec la solution d’ECM Doxis, vous vous connectez aux plateformes gouvernementales de différents pays pour transmettre vos documents électroniques dans le bon format, en toute sécurité.

Des interfaces certifiées sont indispensables, car toutes les solutions ne sont pas compatibles avec des plateformes comme Peppol. Doxis eDocument Exchange propose justement une interface certifiée pour Peppol, mais aussi pour d’autres plateformes gouvernementales. Résultat : vous pouvez facilement recevoir et traiter des factures électroniques issues d’Allemagne, de Belgique, d’Italie, des Pays-Bas et d’autres pays de l’UE. Et l’inverse fonctionne tout aussi bien.

Réceptionnez les factures entrantes avec Doxis

Le traitement des factures électroniques dans Doxis est entièrement automatisé. Pourquoi ? Parce que l’UE a défini des formats standards comme Factur-X ou ZUGFeRD. Cette normalisation garantit que des logiciels comme Doxis puissent toujours automatiquement recevoir et traiter les factures électroniques dans le format adapté à chaque pays. Voici comment se déroule le processus :

1. Réception des factures électroniques : Doxis accède automatiquement à votre boîte de réception électronique via des interfaces avec les plateformes gouvernementales comme Peppol et récupère les factures électroniques en temps réel.
   
   
2. Saisie des données des factures : Doxis est compatible avec les formats de facture électronique les plus courants, comme Factur-X, XRechnung et eFattura. Il extrait les données des factures, les structure, puis les transfère dans le système. Il reconnaît automatiquement qu’il s’agit d’une facture électronique émise par le partenaire X et l’archive dans le dossier électronique correspondant.
   
   
3. Vérification : Doxis vérifie leur conformité sur le fond et la forme. Il signale les données manquantes ou incorrectes, et effectue un rapprochement avec les autres pièces du dossier, comme le bon de livraison ou les justificatifs.
   
   
4. Validation : une fois les factures vérifiées, il lance le processus de validation en assignant la tâche au responsable concerné. Les processus de validation multiniveaux garantissent le respect des règles internes et assurent la conformité.
   
   
5. Comptabilisation : Doxis transmet les données de facturation au logiciel comptable. Si une facture comporte un numéro de commande, la comptabilisation automatique est possible.
   
   
6. Archivage : Doxis archive les factures électroniques selon les principes de l’archivage à valeur probante pendant toute la durée des délais de conservation.

Générez vos factures avec SAP

Pour générer des factures électroniques, vous utilisez des ERP, comme SAP, connectés à Doxis via des interfaces dédiées. Des solutions SAP comme eDocument Framework ou eDocument Cockpit facilitent la mise en conformité à venir en matière de facturation électronique. eDocument Framework permet notamment de convertir une facture électronique dans les formats internationaux cibles, demandés par les plateformes d’échange documentaire comme Peppol.

SAP transmet ainsi les factures électroniques à la plateforme gouvernementale, que Doxis récupère ensuite. Parallèlement, Doxis fait office d’archivage sécurisé pour SAP et classe chaque facture émise dans le dossier client correspondant.

À ce jour, la seule obligation liée aux documents électroniques dans certains pays concerne la facturation. Mais cela ne devrait être qu’un début. À terme, l’ensemble des processus documentaires P2P pourrait être dématérialisé. Les entreprises échangeraient alors électroniquement bons de livraison, confirmations de commande, contrats types, etc.

Si l’émission de bons de livraison numériques devenait obligatoire, un format standardisé serait là aussi nécessaire. Et la transmission passerait sans doute à nouveau par Peppol ou une plateforme équivalente. Cela fait d’e-Document Exchange une brique stratégique pour garantir la réception de vos documents à long terme.

eDocument Exchange est une fonctionnalité conçue pour vous permettre d’échanger des documents électroniques (factures électroniques, par exemple) avec vos partenaires de manière fiable et sécurisée. Grâce à ses interfaces certifiées pour des plateformes comme Peppol, Doxis est la solution pérenne idéale pour traiter ces documents.
Récapitulatif des avantages de Doxis eDocument Exchange :

• S’intègre naturellement dans vos processus d’automatisation de la facturation en place.
• Réceptionne les factures électroniques en temps réel et en toute sécurité.
• Envoie automatiquement des accusés de réception aux émetteurs.
• Sécurise vos opérations financières dans plus de 30 pays.
• S’adapte en continu aux évolutions réglementaires.

FAQ sur les e-documents