Hybridation du travail, pénurie de professionnels qualifiés, multiplication des tâches administratives : la fonction RH est en passe de rattraper son retard en matière de transformation numérique. Mais comment surmonter ces défis et créer des environnements de travail modernes ? Grâce aux solutions numériques intelligentes.

Ce n’est pas une coïncidence si les entreprises qui réussissent et se démarquent sur le marché aujourd’hui sont celles qui ont su tirer profit de la digitalisation. Leur stratégie globale de transformation numérique va au-delà du simple modèle économique et de la numérisation des services clients pour englober aussi les processus administratifs internes. Et la fonction RH ne fait pas exception. La numérisation des ressources humaines concerne :

• le recrutement,
• l’intégration des nouvelles recrues et la gestion des départs,
• le développement des employés,
• la négociation et la gestion des contrats,
• la gestion des accès aux dossiers du personnel.

Le numérique diminue le temps passé à rechercher manuellement documents et informations pour en consacrer davantage à son cœur de métier. En outre, il peut également se révéler un atout précieux à l’heure où l’hybridation du travail devient la norme et complexifie encore la tâche des services RH. Ils sont en effet sous pression pour trouver des professionnels qualifiés, aider les employés à développer leurs compétences numériques et être disponibles pour répondre aux nombreuses demandes, tout en faisant face à un nombre croissant de tâches administratives.

Malgré cela, près de 68 % des spécialistes des RH interrogés dans l’étude ECM Insights* de SER Group en 2020 ne disposent d’aucune solution numérique de gestion des ressources humaines. Interrogés sur les outils que leur entreprise utilise dans le domaine des RH, 56 % déclarent encore recourir au papier, suivi de près par les systèmes de fichiers, Excel et les e-mails (plusieurs réponses possibles). . Parmi ceux qui font appel à des solutions numériques, 44 % déclarent utiliser SAP SuccessFactors tandis qu’ils ne sont que 32 % à employer des dossiers électroniques RH.

Les conclusions d’autres études, telles que celle de 2020 réalisée par l’université Martin Luther de Halle-Wittenberg, dressent un tableau similaire. Mais s’il est clair que les responsables des ressources humaines sont impatients d’entamer la transformation numérique de leur service, ils semblent jusqu’à présent avoir été peu considérés dans le contexte de la numérisation globale de l’entreprise. Les entreprises ont d’abord accordé la priorité aux domaines à visibilité externe, comme le service clients, par exemple. Pourtant, les RH, en tant que département gérant les personnes à l’origine de chaque processus métier (digitalisé), ont tout autant besoin d’assistance pour mener à bien leurs projets de numérisation. Alors, que peuvent faire les départements RH pour travailler plus efficacement et accélérer leurs processus internes ?

Les logiciels dédiés à la gestion des RH ou à la paie, comme SAP SuccessFactors, sont souvent le choix le plus évident pour les services RH. Ils sont également parfaits pour gérer les données des salariés. En revanche, ils ne tiennent pas compte de la multitude de documents traités quotidiennement par les équipes RH. Et, comme le confirmera quiconque a déjà dû chercher des informations dans des montagnes de dossiers de candidature, de polices d’assurance, de contrats, de fiches de salaire, de demandes de remboursement de frais de déplacement et de demandes de congés, la paperasse peut s’accumuler rapidement. Donc, il suffit de numériser le tout et de le traiter sur écran ? Oui, mais il y a aussi beaucoup plus que cela.

Plus important encore, il s’agit de récupérer, de mettre à disposition et de gérer les documents et données RH dans le bon contexte et selon le bon processus, quel que soit l’appareil ou le système final. C’est exactement ce qu’offre une solution intelligente de gestion de l’information et des processus : la gestion de contenu d’entreprise (ECM) de SER est l’une de ces plateformes déjà utilisées par de nombreuses entreprises.

La première étape sur le chemin de la transformation numérique de la fonction RH consiste à numériser l’information pour la rendre accessible par voie électronique. Un système ECM crée ce socle en centralisant tous les documents relatifs aux employés avec leurs données de base, leurs e-mails, etc. dans des dossiers électroniques du personnel. Bien qu’il soit possible de bâtir un tel système avec des dossiers électroniques classiques, ce qui fait défaut à ces derniers, c’est leur incapacité à fournir une vue d’ensemble des tâches et processus associés. Avec une solution à la pointe de la technologie, les tâches et les processus sont numérisés et mis à disposition dans le bon contexte. En déployant un système ECM moderne, vous bénéficiez d’une visibilité globale qui va bien au-delà du dossier électronique et de son contenu : cette solution unifiée unique permet de retrouver, de traiter et de gérer l’information et les processus.

De nombreuses entreprises sont rebutées par l’idée que les solutions RH numériques sont complexes à mettre en œuvre. Mais le déploiement peut être facile et rapide avec un logiciel d’ECM équipé de dossiers électroniques du personnel, assorti d’une structure de dossiers uniforme et de fonctions de classement, de recherche, de gestion de versions et des documents. Et la numérisation ouvre désormais bien d’autres possibilités que la seule gestion des documents et des flux de travail. L’intelligence artificielle (IA) peut être associée à l’automatisation des processus, non seulement pour libérer les employés de l’accomplissement de tâches habituelles, mais aussi pour les aider à localiser l’information dont ils ont besoin, à se conformer facilement aux exigences réglementaires, et bien plus encore. C’est ce que propose Doxis : vous bénéficiez ainsi de dossiers électroniques du personnel, ainsi que de la digitalisation des processus RH et de l’automatisation intelligente.

L’utilisation de l’intelligence artificielle et de l’automatisation jette les bases de la cartographie et de la gestion de nombreux flux de travail administratifs et organisationnels de gestion du personnel, beaucoup plus rapidement qu’auparavant, à moindre effort et avec une transparence totale. Voici quelques cas d’usage dans le domaine des ressources humaines :

Génération automatique de nouveaux dossiers du personnel : fini la création manuelle des dossiers RH : le logiciel le fait automatiquement chaque fois qu’un nouvel employé est créé dans l’ERP comme SAP. Toute modification des données de base des employés, comme leur nom ou leur adresse, est automatiquement mise à jour dans le dossier du personnel. Il n’est plus nécessaire de recouper manuellement les modifications et les erreurs sont évitées.

Intégration des nouvelles recrues et gestion des départs interservices : une fois que le système crée de nouveaux dossiers du personnel, vous pouvez facilement le configurer pour aussi exécuter automatiquement le processus d’intégration des nouveaux salariés. Le système informe directement toutes les personnes concernées des prochaines étapes et échéances : création du badge de la nouvelle employée, configuration de son ordinateur portable et de ses accès informatiques, commande d’un nouveau téléphone portable, organisation des mesures de formation interne, etc. Le départ des employés suit essentiellement la même procédure en sens inverse.

Routage et classement de documents intelligents : une plateforme d’ECM est capable de proposer bien plus que de simples solutions individuelles pour les dossiers électroniques du personnel. Par exemple, elle peut également automatiser tous les messages entrants et classer les documents entrants dans le bon dossier RH. Une solution d’ECM à base d’IA reconnaît l’information pertinente sans intervention humaine et l’affecte au bon emplacement.

Gestion transparente des dossiers de candidature : le service RH peut facilement consulter les nouveaux documents entrants et assurer la liaison avec le service concerné : un flux de travail transmet alors les documents à examiner et le système envoie automatiquement des rappels d’échéance. Une fois la procédure d’embauche menée à bien, les documents du dossier de candidature sont automatiquement transférés vers le dossier électronique du personnel correspondant nouvellement créé. Les documents des candidats non retenus sont automatiquement supprimés à la fin de la procédure de recrutement conformément au RGPD. Une fonctionnalité particulièrement utile compte tenu des règles strictes en matière de données personnelles, assorties de délais de conservation et de suppression précis.

Documentation de la conformité : la gestion manuelle des données de milliers d’employés prend beaucoup de temps pour en assurer la protection et le stockage dans le respect des principes de traçabilité. On peut facilement négliger quelque chose. Une plateforme d’ECM intelligente permet d’affecter automatiquement les restrictions d’accès idoines aux informations relatives aux employés en respectant les délais légaux de conservation et de suppression, et en documentant chaque étape du processus. Au final, vous protégez toutes vos informations sensibles et atténuez les risques de non-conformité de votre entreprise.

Accès universel aux dossiers : avec les dossiers papier, accorder l’accès aux managers ou aux employés qui souhaitent consulter un dossier du personnel est peu pratique et prend beaucoup de temps. Mais même les solutions informatiques ne sont pas une garantie d’amélioration : les employés doivent toujours se rendre en personne au service RH pour consulter le dossier. Avec une plateforme d’ECM offrant un accès universel aux dossiers électroniques, le département RH est automatiquement informé d’une demande de consultation d’un dossier du personnel. Il lui suffit d’autoriser l’accès pour une durée définie. Le salarié peut consulter le dossier rapidement et facilement sur n’importe quel écran. Non seulement cela simplifie le processus pour toutes les parties, mais le dossier électronique reste également accessible par le service RH pendant la durée de la consultation.

SAP SuccessFactors est déjà déployé pour de nombreux processus RH. Pour autant, la gestion centralisée des documents, les flux de travail de bout en bout et l’automatisation de la gestion des tâches font souvent défaut. En bâtissant une « passerelle de contenu » vers SAP SuccessFactors, Doxis apporte de l’intelligence à la gestion de l’information et de la transparence dans l’expérience utilisateur. Système de GED centralisé, il crée automatiquement des dossiers électroniques pour les candidats et les salariés, et enregistre correctement les données de base et les documents. Toutes les informations sont disponibles tout au long du cycle de vie des RH, au bon endroit, au bon moment et dans le bon contexte. Doxis garantit également la conformité en activant des droits d’accès basés sur les rôles et en informant les utilisateurs de l’expiration des contrats et des échéances via SAP SuccessFactors.

En savoir plus sur l’intégration de SAP SuccessFactors >>

Comme le montrent clairement ces exemples, la fonction RH entretient un dialogue approfondi avec les employés et les métiers de toute l’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de lui fournir une solution qui non seulement améliore la gestion de l’information et des processus au sein de chaque service RH, mais qui est également capable de cartographier les processus RH de bout en bout dans tous les domaines.

*ECM Insights 2020, étude effectuée entre janvier et décembre 2020 par SER Group auprès de 1 689 DSI, process managers et responsables informatiques d’entreprises réalisant un chiffre d’affaires annuel supérieur à 100 millions d’euros.