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Digitalisierung der Personalabteilung

HR erwacht aus dem digitalen Dornröschenschlaf

Hybride Arbeitsmodelle, Fachkräftemangel, mehr administrative Aufgaben: Für diese Herausforderungen brauchen HR-Abteilungen intelligente, digitale Lösungen, um bei der Digitalisierung aufzuholen und ein modernes Arbeitsumfeld zu schaffen.

HR erwacht aus dem digitalen Dornröschenschlaf

Digitale Transformation im Personalwesen

Erfolgreiche Unternehmen, die sich heute positiv am Markt hervorheben, haben die Digitalisierung zu ihrem Vorteil genutzt: Sie zeichnen sich durch einen extrem hohen Digitalisierungsgrad aus, der nicht nur das Geschäftsmodell und digitale Angebote für Kunden umfasst, sondern auch interne, administrative Prozesse. Dazu zählt auch die Digitalisierung in der Personalabteilung, wie:

  • Recruiting
  • On- und Offboarding
  • Personalentwicklung
  • Vertragsanpassungen
  • Akteneinsichten

Wachsende Herausforderungen in der Personalabteilung

Wertvolle Zeit, die ohne digitale Unterstützung für die Suche und Ablage von Dokumenten und Informationen nötig ist, wird so eingespart und kommt direkt den Mitarbeitern zugute. Die Entwicklung zu hybriden Arbeitsmodellen stellt Personalabteilungen zudem vor neue Herausforderungen, bei denen sie digitale Unterstützung gut gebrauchen können. Sie müssen spezialisierte Fachkräfte finden, Mitarbeitern bei der Entwicklung digitaler Kompetenz helfen und trotz zunehmender administrativer Aufgaben als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Laut der Studie ECM Insights 2020 der SER Group nutzen rund 56 Prozent der Befragten noch Papier im Personalmanagement, dicht gefolgt von Filesystem, Excel und E-Mails. Als digitale Lösung kommt bei 44 Prozent ein HR-System wie z.B. SAP SuccessFactors zum Einsatz, eine elektronische Personalakte gerade einmal bei 32 Prozent.

Der Wunsch nach Digitalisierung wächst

Dieses Bild bestätigen auch andere Ergebnisse wie die der HR-Studie 2020 der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg. Hier wird klar, dass es die HR-Verantwortlichen sind, die die Digitalisierung in ihrem Bereich vorantreiben wollen. Bei der unternehmensweiten Digitalisierung scheint die Personalabteilung bisher wenig Beachtung gefunden zu haben. Unternehmen haben sich zunächst auf direkt nach außen hin sichtbaren Bereiche fokussiert, z.B. den Kundenservice. Das Personalwesen sollte ebenso in seinen Digitalisierungsplänen unterstützt werden, kümmert es sich doch um die Menschen, die hinter jedem (digitalisierten) Geschäftsprozess stehen. Doch wie können Personalabteilungen effizienter arbeiten und HR-Prozesse beschleunigen?

Digitalisierung umfasst mehr als HR-Daten

Die offensichtliche Lösung für Personalabteilungen sind HR- oder Entgeltsysteme, wie SAP SuccessFactors. Diese Anwendungen eignen sich auch wunderbar zum Verwalten von Personaldaten. Alle Dokumente, mit denen Personaler täglich arbeiten, lassen sie aber außen vor. Und wie viele das sind, weiß jeder, der Stunden damit verbringt, zwischen Bewerbungsunterlagen, Versicherungsbescheinigungen, Verträgen, Gehaltsabrechnungen, Reisekosten- oder Urlaubsanträgen die richtigen Informationen zu finden.

Also alles einscannen und am Bildschirm bearbeiten? Damit ist noch nicht viel gewonnen.

Prozessoptimierung mit ECM

Entscheidend ist, wie Personalunterlagen und -daten im richtigen Kontext und Prozess bereitgestellt, gefunden und gesteuert werden können. Und zwar unabhängig von verschiedenen Endgeräten oder Systemen. Genau hier setzt ein intelligentes Prozess- und Informationsmanagement an, wie es bereits viele Unternehmen mit der Enterprise Content Management Software (ECM) der SER Group umsetzen.

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360-Grad-Sicht auf Mitarbeiter

Der erste Schritt zur digitalen Personalarbeit ist, dass Informationen digital verfügbar sind. Ein ECM schafft diese Voraussetzung, indem es alle Dokumente zu Mitarbeitern, aber auch die dazugehörigen Personalstammdaten, E-Mails etc. zusammenführt und über digitale Personalakten verfügbar macht. Das ließe sich natürlich auch mit einer klassischen elektronischen Personalakte bewerkstelligen. Hier fehlt aber die Sicht auf dazugehörige Aufgaben und Vorgänge, die eine State-of-the-Art-Lösung ebenfalls digital abbilden und im richtigen Kontext verfügbar machen kann.

Mit dem Einsatz eines modernen ECM-Systems entsteht über die Akte hinaus ein vollständiger Blick: Informationen und Vorgänge lassen sich mit einer einzigen Lösung finden, bearbeiten und steuern.

Ganzheitliche HR-Workflows mit ECM

Was viele Unternehmen von der Einführung einer digitalen Lösung für die Personalabteilung bisher abschreckt, ist der vermeintliche Aufwand, der damit einhergeht. Ein ECM-System kann die Einführung erleichtern und beschleunigen, wenn es über vorkonfigurierte Personalakten mit einheitlicher Ordnerstruktur sowie Funktionen für das Ablegen, Suchen, Versionieren und Steuern von Dokumenten verfügt. Doch die Möglichkeiten der Digitalisierung gehen mittlerweile weit über Dokumenten- und Workflow-Management hinaus. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in Verbindung mit automatisierten Prozessen entlastet Mitarbeiter von Routineaufgaben und hilft ihnen z.B. dabei, schneller die richtigen Informationen zu finden und regulatorische Vorgaben einfach und sicher einzuhalten.

Doxis bringt genau das mit, um neben digitalen Personalakten auch die HR-Prozesse zu digitalisieren und intelligent zu automatisieren.

Digitalisierung in der Personalabteilung

Wenn Prozesse mithilfe von Künstlicher Intelligenz automatisiert werden, lassen sich zahlreiche administrative und organisatorische Abläufe der HR digital abbilden und steuern – und zwar schneller, mit weniger Aufwand sowie vollständig nachvollziehbar. Hier einige Anwendungsbeispiele wie Personalabteilungen von ECM profitieren:

Neue Personalakten automatisiert anlegen

Statt eine Personalakte selbst anzulegen, kann das automatisch erfolgen, sobald im ERP, wie SAP, neue Mitarbeiter angelegt werden. Sollten sich Stammdaten wie Name oder Adresse ändern, werden diese automatisch in die Personalakte übernommen. So entfällt manuelles Abgleichen und Fehler werden verhindert, die dabei schnell entstehen können.

Abteilungsübergreifendes On- und Offboarding

Wenn schon das Anlegen einer neuen Personalakte automatisch geschieht, bietet es sich auch an, den darauffolgenden Onboarding-Prozess automatisch zu starten. Alle Beteiligten werden dann direkt informiert, bis wann was erledigt werden muss: Keycard, Laptop und Systemzugänge durch die IT einrichten lassen, neues Diensthandy über den Einkauf bestellen, interne Schulungen vorbereiten usw. Scheiden Mitarbeiter aus, funktioniert das Offboarding einfach in die umgekehrte Richtung.

Intelligente Dokumentenablage und -zuordnung

Bei einer ECM-Plattform ist es möglich, viel mehr als nur eine einzelne Lösung wie eine Personalakte für die HR umzusetzen. Der ganze digitale Posteingang lässt sich z.B. automatisieren und damit auch die Ablage von eingehenden Dokumenten in der richtigen Personalakte. Ein KI-basiertes ECM erkennt die Informationen selbstständig und ordnet sie korrekt zu.

Transparentes Bewerbermanagement

Bei neu eingehenden Bewerberunterlagen kann die Personalabteilung nach der ersten Sichtung einfach die jeweilige Fachabteilung einbeziehen: Sie erhält die Unterlagen per Workflow zur Prüfung und wird automatisch erinnert, bis wann dies erfolgen muss. Nach erfolgreicher Einstellung werden die Bewerberunterlagen automatisch in die neu angelegte Personalakte überführt. Unterlagen von Bewerbern, die nicht in Frage kommen, lassen sich nach Abschluss des Bewerbungsprozesses automatisch EU-DSGVO-konform löschen. Denn gerade hier gelten strenge Vorschriften, was den Schutz der personenbezogenen Daten und damit verbundene Aufbewahrungs- und Löschfristen betrifft.

Dokumentierte Compliance

Bei Tausenden von Mitarbeitern den Datenschutz und die Revisionssicherheit manuell sicherzustellen, ist aufwendig und führt dazu, dass schnell etwas übersehen wird. Hier unterstützt ein intelligentes ECM, indem es alle Personalinformationen automatisiert mit entsprechenden Zugriffsbeschränkungen versieht, gesetzliche Aufbewahrungs- und Löschfristen einhält sowie all das dokumentiert. So werden die sensiblen Informationen vollständig geschützt und Compliance-Risiken verhindert.

Ortsunabhängige Akteneinsicht

Wünschen Führungskräfte oder auch Mitarbeiter Akteneinsicht, ist das mit Papierakten umständlich und kostet Zeit. Aber selbst bei digitalen Lösungen geht es oft nicht einfacher: Man muss sich bei der HR an den Rechner setzen und die Akte dort ansehen. Bei einem ECM, das ortsunabhängigen Zugriff auf Akten erlaubt, wird der Personaler über einen Antrag auf Akteneinsicht automatisch informiert und bestätigt ihn für einen festgelegten Zeitraum. Damit ist der Zugriff dann einfach und unkompliziert auf jedem Endgerät möglich. Das ist für alle Beteiligten einfacher und die Akte bleibt in der Zwischenzeit weiterhin für die Personalabteilung verfügbar.

Intelligentes Informationsmanagement mit SAP SuccessFactors Integration

Als Basis vieler HR-Prozesse ist SAP SuccessFactors bereits im Einsatz. Häufig fehlt es jedoch an einem zentralen Dokumentenmanagement, medienbruch-freien Workflows und automatisierten Arbeitsschritten. Doxis baut eine ContentBridge zu SAP SuccessFactors auf und sorgt so für ein medienbruch-freies intelligentes Informationsmanagement. Als zentrales DMS legt es automatisiert digitale Bewerber- und Personalakten an und legt Stammdaten sowie Dokumente richtig ab. Sämtliche Informationen sind entlang des gesamten HR-Lifecycles verfügbar – an der richtigen Stelle und zur richtigen Zeit im richtigen Kontext. Doxis sorgt zudem für die Compliance, indem das System Rollenbasierte Zugriffsrechte ermöglicht und durch Notifications in SAP SuccessFactors an auslaufende Verträge und Fristen erinnert.

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Digitalisierung der Personalabteilung ganzheitlich angehen

Die hier genannten Beispiele zeigen, wie sehr Personalabteilungen mit Mitarbeitern und Abteilungen aus dem ganzen Unternehmen in Austausch stehen und eng zusammenarbeiten. Gerade darum ist es wichtig, dass sie eine Lösung erhalten, die nicht nur das Managen von Informationen und Prozessen innerhalb ihrer Abteilung verbessert, sondern HR-Prozesse abteilungsübergreifend „end-to-end“ abbilden kann.

 

* Der Artikel erschien erstmals am 28.04.2021 im https://www.it-zoom.de/it-director

 

Das Zusammenspiel SAP SuccessFactors und Doxis

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