Numérisez vos documents avec Doxis4

La base de la dématérialisation

Numérisez les documents papier dès que vous le pouvez et jetez ainsi les bases de la dématérialisation des processus métier pour accroître la productivité de votre entreprise.

Réduisez les délais de traitement

Numérisez les e-mails, les factures et autres documents entrants, distribuez-les automatiquement et évitez ainsi les délais d’acheminement et d’attente.

Lisez automatiquement le contenu

Détectez automatiquement les types de documents dès leur arrivée, leur provenance et la présence de données relevant du RGPD.

Nous voulons utiliser le moins de papier possible et accélérer les procédures de traitement des messages entrants. Grâce à Doxis4, nous avons maintenant mis en place la bonne solution.

Martin Mermolja, administrateur système en chef Gestion de la clientèle, Sunrise Communications AG

Dématérialisez les documents et gagnez en rapidité

Automatisez les tâches manuelles comme le routage et le classement des documents et gagnez du temps à consacrer à des opérations à plus forte valeur ajoutée.

Temps de réponse plus rapides = clients satisfaits

Doxis4 détecte l’urgence ou l’importance d’une demande client, la priorise et l’achemine à la bonne personne pour en accélérer le traitement.

Améliorez la qualité de vos données

En numérisant et en indexant automatiquement tous les documents grâce à Doxis4, vous empêchez les erreurs humaines et améliorez la qualité des documents et des données.

Une vue d’ensemble de tous les processus de numérisation

Avec Doxis4, vous disposez en permanence d’une vue d’ensemble du volume et des performances des processus de numérisation, et vous pouvez recourir au machine learning pour améliorer constamment les résultats.

La saisie de données avec Doxis4 en action


Jetez les bases de la digitalisation de vos processus

Vous recevez des propositions commerciales, des factures, des contrats et autres documents papier ? Doxis4 peut les numériser et vous aider à passer au tout numérique. Simples courriers ou lots de documents, Doxis4 Capture permet de numériser tous les documents au fur et à mesure de leur arrivée, de les replacer dans leur contexte métier et de déclencher automatiquement des processus en aval. Vous réduisez alors vos délais de traitement, en finissez avec les tâches manuelles et garantissez d’emblée le respect de vos obligations de conformité. Dès le départ, numérisez vos documents avec Doxis4 et créez ainsi les conditions de la digitalisation de vos processus opérationnels.

Étude de cas

J’apprécie réellement la possibilité de tout numériser. C’est plus moderne, rapide et efficace.

René Schmalen, chef du service Réclamations, Delvag Versicherungs-AG,

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Du papier au numérique

Numérisation

Doxis4 permet de numériser des documents individuellement ou par lots avec un scanneur central ou plusieurs scanneurs distincts. Pour les numérisations par lots, vous pouvez facilement séparer les documents par code-barres, numéro de page ou manuellement.

Correction

Faites pivoter, déplacez, associez, supprimez ou renumérisez des pages et ajoutez des annotations : avec Doxis4 Capture, il est possible de corriger les documents dès la phase de numérisation et ainsi d’obtenir rapidement les meilleurs résultats possibles.

Indexation

Doxis4 lit, par exemple, les adresses, les noms, les numéros de client et de facture des documents numérisés et transmet ces informations sous forme de métadonnées pour faciliter leur classement et leur identification. Il est également possible d’ajouter d’autres métadonnées à tout moment.


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Capture intelligente

Affectation intelligente

Affectez automatiquement les documents numérisés au bon contexte métier, par exemple les factures aux dossiers fournisseurs et les contrats aux dossiers clients, pour trouver l’information bien plus rapidement.

Comparaison avec les systèmes d’ERP et de CRM

Doxis4 reconnaît les adresses, les numéros de commande, les numéros de compte, etc. des documents numérisés et les compare automatiquement avec ceux de vos applications d’ERP et de CRM intégrées pour les mettre à jour en conséquence.

Archivage et conformité

Doxis4 protège les documents contre les accès indésirables, les modifications et les suppressions. Il configure aussi automatiquement les durées de conservation et archive tout dans le respect des obligations de conformité comme le RGPD.

Déclenchement de processus aval

Doxis4 peut automatiquement déclencher le processus aval adéquat pour chaque document (par exemple, le processus de vérification des factures) et identifier la bonne personne pour cette tâche.

Découvrez la numérisation des documents en pratique :

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Depuis le déploiement de Doxis4 Classification & Extraction Service, la distribution du courrier aux bonnes personnes est nettement plus rapide.

Ivonne Berger, cheffe de projet DIAS & Doxis4, Aktion Mensch e.V.

Saisie avec Doxis4

  • Numérisation centralisée ou décentralisée de documents imprimés individuels et par lots
  • Importation de fichiers et d’e-mails
  • Séparation des documents par code-barres, numéro de page ou manuellement
  • Association de documents
  • Options d’indexation étendues
  • Annotation des documents lors de la saisie
  • OCR, conversion au format PDF/A et méthode MRC
  • Reconnaissance automatique des formes, nettoyage et amélioration des images
  • Déclenchement de processus directement dès la saisie
  • Brique de base pour la numérisation du traitement des messages et factures entrants et de la dématérialisation des documents dans toute l’entreprise
Plus de détails
Archivage des e-mails avec Doxis4

Demande de renseignements

Envie d’en savoir plus sur les fonctionnalités de Doxis4 pour numériser les documents, les gérer et dématérialiser entièrement leur traitement ultérieur ? Nous serions ravis de vous faire une présentation personnalisée de Doxis4 en ligne ou dans vos locaux. N’hésitez pas à nous contacter !

Découvrez comment Doxis4 peut vous aider à atteindre vos objectifs.