Numérisation de documents

La numérisation de documents ou son absence a un impact sur des processus d’entreprise et des modèles de travail entiers. Sans documents numérisés, impossible de télétravailler. Impossible non plus de travailler simultanément à plusieurs sur des documents, à moins d’être physiquement réunis dans le même bureau. Sans numérisation, les documents papier remplissent des archives entières, c‘est-à-dire des espaces de stockage que les entreprises doivent louer et gérer. La recherche d‘informations s‘avère donc difficile et chronophage.

Pour les entreprises, il est donc aujourd‘hui indispensable de numériser leurs documents, idéalement dans une GED. Ce type de solution permet d’enregistrer les documents de manière traçable, conforme à la législation et automatisée, afin de pouvoir les consulter ultérieurement. Bénéfices :

Réduire les coûts et économiser les ressources

La digitalisation des documents permet de diminuer les coûts et de faciliter le travail. Au lieu de les rassembler dans des classeurs dans d’immenses salles d‘archives, vous les conservez dans une GED de manière à pouvoir les retrouver rapidement. Les archives numériques fonctionnent comme des moteurs de recherche. Au lieu de passer des heures à chercher une information dans les archives papier, vous saisissez les mots-clés de votre recherche dans la GED. En quelques secondes, le logiciel affiche l’information ou le document recherché.

Créer des processus documentaires collaboratifs

Les documents électroniques améliorent la collaboration, car ils permettent d‘accéder à l‘information de n’importe où et de la traiter à plusieurs. Une GED centralise l‘ensemble de vos documents et facilite le travail collaboratif indépendamment du lieu où vous vous trouvez.

Garantir des processus conformes à la législation

Les entreprises sont tenues de respecter les principes de comptabilité généralement admis. C’est certes aussi possible avec des documents papier, mais de tels processus sont nettement plus sujets aux erreurs : il suffit qu’une lettre se perde lors de la distribution, qu’un collaborateur jette par mégarde des documents dans la corbeille à papier ou que des dossiers du personnel soient tout simplement introuvables dans les archives. Pour les entreprises, les processus documentaires manuels comportent d‘énormes risques. Tout le contraire des documents électroniques stockés dans une GED. Les processus documentaires numérisés sont standardisés. En d’autres termes, dans une GED, vous gérez les documents de manière conforme et sûre.

Important : avec une GED, vous vous assurez également qu‘aucun tiers non autorisé ne puisse consulter de documents. Grâce aux rôles et autorisations enregistrés, seules les personnes autorisées y ont accès.

De nombreuses raisons plaident en faveur de la numérisation des processus documentaires. On ne numérise toutefois pas de grandes quantités d’archives du jour au lendemain. Tenez compte des exigences suivantes si vous souhaitez numériser des documents au format papier :

Numérisation de remplacement de documents

Un simple scan ne suffit pas pour numériser un document papier et vous autoriser à détruire l’original. Ceci n‘est valable que pour la numérisation de remplacement. On parle de numérisation de remplacement lorsque vous respectez certaines normes et dispositions, comme la norme NF Z42-026, l’article 1379 du Code civil et le décret n° 2016-1673. Une procédure documentée, des contrôles de qualité stricts et un enregistrement infalsifiable du document sont nécessaires.

Ce n‘est que lorsque ces exigences sont remplies que vous pouvez détruire le document original. Mais, attention ! La forme numérique ne remplace pas le support papier pour tous les documents. Les actes notariés, par exemple, ne sont valables que s‘ils sont originaux.

Garantir la valeur probante

Les entreprises sont également tenues de conserver les documents numérisés sous une forme infalsifiable. Principaux aspects de l’infalsifiabilité :

• Invariabilité : les documents numérisés sont stockés de manière inviolable, ce qui exclut toute modification ultérieure ou permet d‘en garder une trace claire.
• Documentation de la procédure : l‘ensemble du processus de numérisation est consigné dans une documentation de procédure. Elle décrit, par exemple, les modalités de numérisation du document et de son archivage.
• Traçabilité : tous les documents numérisés sont enregistrés dans une GED de manière traçable et vérifiable, et les processus documentaires sont parfaitement journalisés.
• Intégrité : la GED stocke des documents complets et non modifiés.
• Délais de conservation : les archives conservent les documents numériques pendant les délais de conservation légaux sous forme non modifiable et consultable.

Il existe plusieurs façons de numériser des documents.

Numériser des dossiers entiers

Au début d‘un projet de numérisation, de nombreux documents figurent encore sur support papier. Numériser chaque document prend trop de temps. Vous avez le choix entre accompagner la numérisation en interne ou la confier à un prestataire externe.

• Numériser soi-même ses documents : un scanner professionnel haut débit permet de numériser l‘ensemble des documents en séparant les documents individuels au moyen de code-barres. La condition préalable est bien sûr de disposer en interne de l’équipement correspondant.
• Faire numériser ses documents : le prestataire de services se charge de la numérisation de votre fonds documentaire en une seule fois pour votre compte.

Numériser des documents et des courriers individuels

Vous pouvez également numériser des courriers individuels à l’aide de la numérisation de remplacement. La seule différence, c’est qu’au lieu de numériser des documents en une seule fois, ce processus est continu. Là encore, vous pouvez choisir de mettre en œuvre ce processus en interne ou de l‘externaliser.

• Scanner soi-même son courrier : vous numérisez vous-même le courrier entrant dans votre boîte de réception.
• Faire numériser son courrier : le prestataire de services réceptionne le courrier entrant et le numérise par numérisation de remplacement conformément au RGPD.

Doxi, comment numériser mes documents dans Doxis ?

La numérisation de masse représente la première étape sur le chemin de la dématérialisation des processus. Cependant, il y aura toujours des documents qui vous parviendront au format papier. C’est pourquoi la numérisation des documents est un processus continu. Une boîte de réception électronique vous permet de dématérialiser vos processus documentaires dès le début et, ainsi, de réceptionner directement le courrier entrant pour le transférer sous forme numérique vers votre GED.
Ensuite, le processus décrit précédemment se répète :

• Numériser le document,
• Le rendre lisible par ordinateur grâce à la reconnaissance optique des caractères,
• Le classer,
• En extraire les données et
• L’enregistrer de manière structurée dans le bon dossier électronique.

Puis, Doxis déclenche un flux de travail : les règles enregistrées dans le système indiquent à Doxis qui est l’agent de traitement du bon de livraison. Doxis le lui transmet à des fins de vérification. Celui-ci peut alors directement commencer sa tâche. En bref, Doxis déclenche un processus et informe simultanément l’agent de traitement de la réception d’un document qui lui est destiné. Un considérable raccourcissement des délais de traitement.

Numériser des documents ne signifie pas simplement copier des archives et des montagnes de dossiers dans le monde du travail numérique. Avec le bon logiciel, vous rendez vos processus documentaires plus intelligents. Vous numérisez vos documents afin qu‘ils soient à la fois consultables et exploitables électroniquement. Idéalement, la numérisation des documents doit intervenir directement dans la boîte de réception. Vous créez ainsi des processus de gestion documentaire de bout en bout. Doxis met à votre disposition une solution complète de numérisation, d’édition et d’archivage de documents, le tout dans un seul et même système.

FAQ sur la numérisation de documents