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Los documentos digitalizados desbloquean una automatización integral y sin fisuras
¿Quieres pasarte a los documentos digitales pero te sientes abrumado? Créenos, ocurre a menudo. Digitalizar documentos (convertir torres de contratos, facturas y demás papeles en formatos electrónicos, como PDF) puede resultar intimidante al principio.
Migrar archivos enteros a un sistema de gestión documental (DMS) digital es una tarea ingente, pero incluso después de ese esfuerzo inicial, los documentos en papel seguirán llegando inevitablemente por correo. La digitalización no es un proyecto puntual, sino continuo.
Pero no temas: se va haciendo más sencillo con el tiempo. Una bandeja de entrada digital puede agilizar ese proceso continuo, convirtiendo instantáneamente el correo en papel a formatos digitales y manteniendo tu flujo de trabajo fluido y sin tensiones.
Vamos a ver cómo simplificar tu viaje hacia lo digital, paso a paso.
¿Por qué es importante digitalizar los documentos?
Sin documentos digitales, tu equipo no puede trabajar con la flexibilidad que desearías. Trabajar desde casa o a distancia se convierte en un problema constante, lo que ralentiza las tareas y frustra a tus empleados. El papeleo importante atascado en archivadores o cajones hace que tu equipo pierda un tiempo valioso buscando lo que necesita; tiempo que podría estar empleando en tareas importantes.
La digitalización de tus documentos (idealmente mediante un DMS) resuelve estos quebraderos de cabeza, ya que facilita la búsqueda, el seguimiento y la gestión de todo, a la vez que te permite cumplir con la normativa. Se acabó rebuscar en los archivos o rezar por encontrar el papel que necesitas.
Así beneficia a tu empresa la digitalización:
Ahorro de costes y recursos
Los archivos físicos son anticuados y caros, capaces de ralentizar a equipos enteros. La digitalización de documentos elimina la molestia de buscar en cajas y armarios, pues lo almacena todo ordenadamente en un DMS.
Estos repositorios digitales funcionan igual que los motores de búsqueda. Solo tienes que introducir una palabra clave o una frase y el documento que necesitas aparece en cuestión de segundos: se acabaron las horas perdidas rebuscando en los archivos. El tiempo que se ahorra digitalizando documentos contribuye enormemente a reducir la frustración y permite que todo el mundo se centre en tareas más importantes.
Procesos documentales colaborativos
Los documentos digitales mejoran la colaboración y permiten a los usuarios de distintas ubicaciones acceder a la información y trabajar juntos a distancia. Los DMS centralizan los archivos de documentos de toda la empresa en una única ubicación y fomentan el trabajo colaborativo desde cualquier lugar.
Garantía de conformidad normativa de los procesos
Para las empresas, la necesidad de mantener sus cuentas en orden es una necesidad legal. Y aunque esto también es posible con los documentos en papel, estos procesos son mucho más propensos a errores: se pierde una carta por el camino, alguien tira accidentalmente unos papeles a la basura o las carpetas de personal ya no están donde deberían. Expone a riesgos sustanciales a las empresas que todavía utilizan procesos documentales manuales. Con los documentos digitales en un DMS ocurre lo contrario, porque los procesos documentales digitalizados son procesos documentales estandarizados. En otras palabras, en un DMS gestionas los documentos de forma conforme con la normativa y con seguridad jurídica.
Debes saber que: el DMS te da la seguridad de saber que tus documentos están a salvo de miradas indiscretas. Los roles y permisos garantizan que solo tengan acceso los empleados autorizados.
Guía de gestión documental
¿Cómo puedes impulsar la eficiencia de tu empresa con un DMS? ¿Cuál es el sistema más apropiado para tu organización? Esta guía práctica te ayudará a encontrar e implementar el DMS que mejor se adapte a ti. Además, incluye checklists, casos reales y más.
Leer ahoraDigitalización de documentos: ¿cuáles son los requisitos legales para las empresas?
Hay muchas razones para digitalizar tus procesos documentales, pero digitalizar archivos enteros no se consigue de la noche a la mañana. Si estás pensando en dar el salto del papel al online, debes tener en cuenta algunos requisitos:
Escaneo sustitutivo
Un simple escaneo no es suficiente si piensas destruir después el documento original en papel. En su lugar, necesitarás un proceso denominado escaneo sustitutivo, que consiste en digitalizar los documentos siguiendo directrices estrictas como la ISO 14641-1, una norma internacional que define cómo deben almacenarse los documentos digitales para garantizar que siguen siendo auténticos, seguros y conformes a la ley a lo largo del tiempo. Seguir la norma ISO 14641-1 exige que las organizaciones establezcan sistemas y procesos fiables para gestionar los documentos electrónicos, de modo que las copias digitales sean aptas para auditorías.
Sin embargo, ten en cuenta que no todos los documentos en papel pueden sustituirse por una versión electrónica. Por ejemplo, los documentos notariales solo tienen validez legal en su forma original.
Mantente en el lado correcto de los requisitos de cumplimiento normativo
Una vez digitalizados, los documentos deben almacenarse de forma segura en un archivo a prueba de auditorías para cumplir los requisitos normativos y proteger a tu organización durante las auditorías o los controles legales. Los componentes clave de seguridad para las auditorías incluyen:
- Inmutabilidad: los documentos digitalizados deben ser a prueba de manipulaciones, es decir, deben estar almacenados de forma que se impida cualquier cambio posterior, o que se documente claramente cualquier cambio.
- Documentación del proceso: la documentación del proceso registra todo el proceso de digitalización, con descripciones de cómo se digitalizó el documento, cómo se archivó, etc.
- Trazabilidad: todos los documentos digitalizados se almacenan de forma trazable y verificable en un DMS, y los procesos documentales se registran sin fisuras.
- Integridad: los documentos del DMS están completos y sin modificar.
- Períodos de conservación: los documentos digitales se guardan en archivos a prueba de auditorías durante todo el período de conservación legal y permanecen recuperables en todo momento.
¿Cómo funciona la digitalización de documentos?
Hay varias formas de digitalizar los documentos.
Digitalizar carpetas enteras
Digitalizar documentos suele significar escanear pilas de papeles, lo cual lleva mucho tiempo. Por lo tanto, las empresas se enfrentan a una decisión importante: ¿deben gestionar esta digitalización internamente, o externalizar todo el proyecto a un proveedor especializado?
- Digitalizar documentos internamente: el escaneado por lotes procesa varios documentos y luego separa las páginas mediante códigos de barras u otros métodos. Requiere que dispongas de algún tipo de tecnología de escaneado por lotes en tu empresa.
- Recurrir a un proveedor externo: el proveedor de servicios realiza una única conversión masiva de tus documentos.
Digitalizar documentos individuales y enviarlos por correo
También puedes digitalizar elementos de correo individuales con el escaneado sustitutivo. La diferencia aquí es que el proceso es continuo y no un caso único de digitalización masiva. Este servicio también puede externalizarse.
- Escanear el correo internamente: tú mismo digitalizas los elementos que llegan por correo postal.
- Recurrir a un proveedor externo: el proveedor de servicios recibe el correo entrante en tu nombre y lo digitaliza mediante escaneado sustitutivo de conformidad con el RGPD.
Digitalización inteligente de documentos con Doxis: así funciona
Oye Doxi, ¿cómo digitalizan las empresas sus documentos en Doxis?
Paso 1: Escaneado de documentos
Doxis utiliza el escaneado sustitutivo para digitalizar tus documentos y convertirlos a un formato electrónico como el PDF. La versión digital es ahora la original.
Dependiendo de si quieres digitalizar todo tu ecosistema de carpetas o solo el correo físico entrante, Doxis tiene las alternativas que necesitas:
- Digitaliza el correo recibido: en Doxis, tú mismo digitalizas todos los documentos, incluido el correo en papel entrante, de forma rápida y sencilla, y de conformidad con el RGPD.
- Digitaliza documentos del archivo: como alternativa a digitalizar tú mismo los documentos, puedes decidir subcontratar un servicio de escaneado.
Paso 2: Conversión OCR a un formato legible por máquina
En primer lugar, necesitas tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para el reconocimiento del texto. El software OCR de Doxis convierte imágenes y formatos PDF escaneados en texto legible por máquina. Básicamente, Doxis añade una capa de texto legible por máquina al escaneado del PDF.
Paso 3: Clasificación de documentos
A continuación, Doxis procesa y clasifica la información contenida en el documento. Este paso es esencial, ya que garantiza que no solo tienes una copia digital, sino que cuentas con un documento recuperable y utilizable. De lo contrario, te enfrentas exactamente al mismo problema que antes de la digitalización: los documentos y carpetas digitales solo pueden encontrarse por accidente o mediante una larga búsqueda.
Doxis es diferente. Clasifica e indexa los documentos, haciendo que se pueda recuperar información, documentos y carpetas digitales enteras en cuestión de segundos mediante la búsqueda de texto completo. Como DMS basado en IA, Doxis reconoce el documento basándose en palabras clave. Por ejemplo, Doxis sabe que se trata de un albarán a partir de la fecha de entrega, el número de albarán, la fecha de envío u otros puntos de datos. A continuación, asigna al archivo el tipo de documento «Albarán».
Paso 4: Extracción de contenido
Además de la clasificación documental, Doxis también se encarga de la extracción de datos. La función de IA extrae toda la información relevante del documento y la guarda como metadatos estructurados, como la fecha de entrega, el número de albarán, la fecha de envío y las direcciones del remitente y del destinatario. Estos metadatos guardados permiten encontrar rápidamente la información que contienen los documentos y utilizarla en cualquier momento.
Paso 5: Archivo estructurado
Tras la clasificación, Doxis archiva el documento en la eFile correcta (en este caso, la eFile del proveedor Y, según el proceso de entrega). Ahora puedes utilizar para tus documentos escaneados las mismas funciones que para otros documentos digitales, es decir, buscar información, seguir trabajando en el documento o activar flujos de trabajo. Doxis cubre todo el ciclo de vida de la gestión documental.
A largo plazo, Doxis almacena tus documentos de conformidad con la GoBD y el RGPD en el archivo digital a prueba de auditorías durante los períodos de conservación pertinentes, y te mantiene automáticamente al tanto de los plazos de eliminación.
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Leer ahoraLa digitalización de documentos es un proceso interminable
Aunque el escaneado por lotes o la digitalización masiva es el primer paso hacia la digitalización de tus procesos, inevitablemente seguirá habiendo algunos documentos que lleguen a tu empresa en papel. La digitalización de documentos es, por lo tanto, un proceso continuo. Con una bandeja de entrada digital, digitalizas tus procesos documentales de principio a fin: el correo en papel entrante se intercepta directamente y se transfiere en formato electrónico a tu DMS.
Aquí también se aplica el mismo proceso:
- Escaneado de documentos
- Reconocimiento de texto OCR para la lectura por máquina
- Clasificación de documentos
- Extracción de datos
- Archivo de documentos en la eFile correcta
A continuación, Doxis activa un flujo de trabajo basándose en reglas predefinidas del sistema que indican a Doxis quién es responsable del procesamiento. Transfiere, por ejemplo, el albarán al compañero adecuado para su verificación, y este puede empezar su trabajo inmediatamente. En resumen, Doxis lanza un flujo de trabajo, informa al procesador en paralelo de la llegada de un documento y reduce enormemente los tiempos de procesamiento como ventaja añadida.
Escanea, procesa y digitaliza documentos desde la bandeja de entrada
Digitalizar tus documentos no debe significar únicamente escanear torres interminables de papel. Con las herramientas adecuadas, tus procesos documentales se vuelven inteligentes desde el principio, capturando los documentos directamente en tu bandeja de entrada y haciéndolos accesibles al instante, con capacidad de búsqueda y fáciles de gestionar. Doxis te ayuda a digitalizar, editar y archivar documentos sin problemas, manteniendo tus flujos de trabajo claros desde el primer día.
¿Todo listo para simplificar tu gestión documental? Dinos cómo puede ayudarte Doxis.