Saisie digitalisée des commandes et ECM : moins d‘erreurs, plus de contrôle

La saisie des commandes désigne le processus qui consiste à enregistrer, traiter et transmettre les commandes ou les ordres au sein de l’entreprise. Elle permet de vous assurer que toutes les informations essentielles liées à une commande sont correctement saisies, comme les coordonnées du client, les articles commandés, les quantités, les prix ou les conditions de livraison.

Objectifs de la saisie des commandes

La saisie des commandes vise principalement à fluidifier, optimiser et fiabiliser le traitement des commandes. Elle facilite la gestion des commandes tout en servant de levier d’optimisation des processus métier en aval. Une saisie efficace permet d’accélérer le traitement des commandes, d’éviter les goulets d’étranglement et de garantir un haut niveau de qualité de service. Elle accélère notamment les opérations liées à la production, à la logistique ou au traitement des factures.

Hé Doxi, comment se déroule la saisie des commandes ?

Avec la saisie manuelle, les commandes sont prises par téléphone ou reçues par courrier, puis saisies à la main dans un logiciel, généralement un ERP. Ce processus est lent, sujet aux erreurs et complique le suivi, car les informations sont souvent éparpillées entre plusieurs systèmes, voire sur différents documents papier.

C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises adoptent le numérique pour la saisie des commandes. Les commandes sont alors directement traitées dans un système informatique, idéalement de façon entièrement automatisée. Des technologies, comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou l’échange de données informatisé (EDI), permettent de saisir les commandes avec précision, diminuer le nombre d’erreurs, accélérer les processus et assurer une transparence totale.

En résumé : la numérisation de la saisie des commandes optimise l’ensemble du processus Order-to-Cash.

Avantages de la saisie automatisée des commandes :

• Saisie et traitement des données plus rapides : l’automatisation permet de saisir et de traiter les commandes en temps réel.
• Moins d’erreurs : l’absence de saisie manuelle réduit le taux d’erreurs.
• Plus grande transparence : toutes les données saisies sont centralisées et accessibles à tout moment.
• Meilleure évolutivité : même en cas d’augmentation du volume de commandes, l’entreprise reste performante sans mobiliser des ressources humaines supplémentaires.

Une saisie des commandes efficace ne se limite pas à une simple interface numérique : elle doit parfaitement s’intégrer aux applications informatiques déjà déployées. C’est là qu’intervient l’ECM dans son rôle de plaque tournante de la gestion des flux entrants : il capture, traite et archive les documents liés aux commandes.

Son intégration transparente permet d’associer automatiquement commandes, devis et confirmations de commande aux données adéquates de l’ERP. Résultat : une source unique d’informations, accessible en permanence par tous les métiers de l’entreprise.

Une gestion documentaire centralisée pour des processus continus

Un ECM structure et organise l’ensemble des documents liés aux commandes dans un référentiel unique. Toutes les informations pertinentes sont ainsi disponibles à tout moment, qu’elles proviennent d’un document numérisé ou d’un flux EDI. Le classement automatique selon des critères homogènes garantit un accès rapide aux documents au bon moment du processus.

Saisie et indexation automatiques des données

Les ECM modernes s’appuient sur des technologies, telles que l’intelligence artificielle (IA) et l’OCR, pour automatiser la capture et l’indexation des documents. Le logiciel analyse les commandes entrantes, extrait les données adéquates (numéros de commande ou références produits, par exemple) et affecte documents et données aux bons processus dans l’ERP. Grâce à la recherche intelligente, vous retrouvez rapidement vos documents à l’aide de mots-clés ou de métadonnées : un gain de temps précieux pour l’ensemble des processus P2P (Purchase-to-Pay).

Conformité, sécurité et archivage à valeur probante

Intégrant les fonctions d’un système de gestion documentaire (GED), un ECM doit être conforme aux normes internes ainsi qu’aux réglementations en vigueur, comme le RGPD. Son système d’archivage sécurisé garantit la conservation légale de tous les documents liés aux commandes. Il protège également les documents contre toute manipulation et assure leur accessibilité dans leur état d’origine, même après plusieurs années.

L’ECM Doxis s’intègre aux ERP et CRM les plus répandus, comme SAP, via des interfaces certifiées. Toutes les données de commande sont ainsi disponibles en temps réel, sans changer d’application.

Vos commerciaux accèdent aux commandes clients directement depuis leur CRM, tandis que votre service comptable traite automatiquement les bons de commande dans l’ERP. À la clé : gains de temps, réduction des erreurs et processus fluides de bout en bout.

Traitement documentaire intelligent pour une saisie sans erreur

Doxis s’appuie sur les technologies d’IA avancées pour capturer automatiquement les documents entrants, les analyser et les affecter aux bons processus métier. Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et à l’apprentissage machine, il classe et extrait les données pertinentes (numéros de commande, informations clients, articles commandés, etc.), puis les enregistre sous forme de métadonnées structurées. Les commandes entrantes sont ainsi automatiquement traitées dans l’ERP et alimentent d’autres processus en aval.

Automatisation des flux de travail pour un traitement des commandes plus rapide

Avec Doxis, vous automatisez vos flux de travail de bout en bout. Il vérifie, par exemple, si toutes les informations requises sont présentes. En cas de données manquantes, il déclenche une demande auprès du collaborateur concerné. Les processus de validation sont également automatisables : Doxis peut transférer des commandes directement au bon interlocuteur selon des critères prédéfinis ou lancer une procédure d’escalade en cas d’anomalie.

De nombreuses entreprises sont aux prises avec des processus de saisie de commandes cloisonnés et, donc, chronophages et inefficaces. Leur optimisation passe par une intégration transparente aux CRM et ERP existants, tels que SAP. C’est la seule manière d’optimiser la gestion des commandes et d’obtenir une vue unifiée de la relation client.

La solution : un ECM comme Doxis, intégré directement aux systèmes en place. Cette interconnexion crée une chaîne d’information continue, du premier devis à la facturation en passant par la saisie de la commande. La gestion de tous les documents est centralisée et unifiée, rendant les processus plus transparents, plus fiables et plus performants, à tous les niveaux de la gestion des commandes.

FAQ sur la saisie des commandes