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Gestion des contrats avec Doxis

  • Création facile de contrats sur la base de modèles
  • Processus d'approbation automatisé
  • Intégration avec des fournisseurs de services de confiance pour les signatures numériques
  • Notifications automatisées
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Cohérence dans toute l’entreprise

Bénéficiez d’un aperçu complet de tous les contrats et conditions de votre société, et alignez votre gestion.

Accélérez le traitement de vos contrats

Automatisez le traitement des contrats et conservez la maîtrise de l’ensemble du cycle de vie, de la rédaction du projet de contrat à sa fin.

Respectez les délais

Respectez les échéances et obligations contractuelles en plus de la législation en matière de protection des données, des délais de conservation et des dates d’effacement.

Gestion des contrats avec Doxis

De la rédaction initiale du contrat à sa signature, puis à sa remise, Doxis est là pour assister l'ensemble du cycle de vie de la gestion des contrats. Découvrez les avantages offerts par des flux de travail rationalisés, trouvez instantanément les informations grâce à des fonctions de recherche puissantes et rédigez rapidement et efficacement des contrats de partenariat, des contrats salariaux, des baux ou tout autre type de contrat.

Vous souhaitez en savoir plus sur Doxis ?

Décrouvrez Doxis

Maintenant que nos collaborateurs et collaboratrices en dehors du service Comptabilité - Finance peuvent consulter les contrats et leurs obligations, le degré de compréhension vis-à-vis des conditions que nous devons respecter est nettement plus important. Ils cernent bien la situation et attachent plus d’importance à la mise en conformité.

Rainer Hass, chef du service Comptabilité, raffinerie de Heide

Les avantages de la gestion des contrats avec Doxis

Maîtrisez vos coûts et vos risques

Optimisez vos relations d’affaires et vos conditions tout en anticipant vos obligations et vos risques.

Accédez à tous vos contrats à tout moment et de n’importe où

Établissez une source unique de la vérité pour tous vos contrats afin d’accroître la vitesse et la transparence de vos processus contractuels.

Réagissez rapidement avec des informations précises

Trouvez immédiatement les informations nécessaires pour répondre aux demandes à toutes les étapes du processus contractuel.

Accélérez la validation de vos contrats

Soulagez vos experts en contrats et vos conseillers juridiques en automatisant de nombreuses étapes du cycle de vie des contrats.

Maîtrisez une tâche incontournable de votre entreprise : la gestion des contrats

La gestion des contrats est essentielle à la bonne marche de l’entreprise. Décentralisez-vous la gestion et l’archivage d’un grand nombre de contrats (contrats de crédit, avec les fournisseurs et les salariés, de location, d’achat ou contrats-cadres, etc.) ? Avec Doxis Contract Management, vous pouvez réduire le taux d’erreurs et la mobilisation des ressources. Gérez uniformément tous les contrats et améliorez la transparence, la sécurité et la conformité. Doxis facilite le traitement des contrats grâce à ses fonctions de GED, comme les annotations, les modèles et la gestion des versions.

Étude de cas

Les workflows d’automatisation du traitement des contrats sont une véritable avancée pour nous. Avant, des dossiers papier contenant les contrats à valider circulaient dans le service. Cela prenait énormément de temps.

Heiko Oesterling, responsable Informatique et Services organisationnels, Aareal Bank Group

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La piste d’audit de Doxis4 enregistre la totalité des accès et des modifications des documents pendant toute la durée du cycle de vie des contrats.

Conformité, RGPD et sécurité des données

La gestion des contacts avec Doxis garantit une gouvernance de l’information conforme.

Doxis veille au stockage sécurisé et conforme de vos données : il empêche l’accès illimité et non autorisé aux contrats. Sa piste d’audit enregistre l’ensemble des accès et des modifications des documents pendant toute la durée de vie contractuelle. Tous les contrats sont enregistrés dans des formats sécurisés, comme les formats TIFF, PDF et PDF/A. La gestion intégrée du stockage et des suppressions vous permet d’enregistrer tous les documents contractuels en toute sécurité et en respectant les délais de conservation et le règlement général européen sur la protection des données (RGPD).

Vidéo du produit

Gérez l’intégralité du cycle de vie de vos contrats avec un seul outil

Bénéficiez d’une vue à 360° de vos contrats pendant toute leur durée de vie afin de garantir des délais de traitement rapides, un accès complet aux données contractuelles et leur gestion conforme. Découvrez son fonctionnement dans cette vidéo.

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Toutes les données contractuelles en un clin d’œil

Avec Doxis, la gestion des contrats fournit un aperçu clair et complet de toutes les informations contractuelles et simplifie vos procédures.

Dossiers électroniques des contrats

Les dossiers de contrats donnent une vue d’ensemble de toutes les principales données contractuelles, y compris les échéances et les relances. Vous pouvez stocker vos contrats et les documents afférents de manière sécurisée, structurée et exhaustive.

Automatisation du traitement des contrats

Créer, vérifier, officialiser, finaliser, gérer et archiver : avec Doxis, la documentation de ce workflow est organisée, transparente et vérifiable.

Connexion aux ERP et CRM

Doxis transfère automatiquement les données maîtres des clients, fournisseurs et partenaires de vos systèmes d’ERP et de CRM intégrés avant de les insérer dans vos contrats sans erreurs et en les actualisant.

Recherche intelligente et classement automatique

Vous pouvez directement accéder aux informations dont vous avez besoin grâce aux fonctions de recherche intelligente. Doxis enregistre les contrats au bon endroit en complétant automatiquement les numéros, les échéances, les tarifs ou les conditions.

Découvrez Doxis en direct !

Lors d’une démonstration en direct ou sur votre lieu de travail.
 

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Gestion des contrats avec Doxis :

  • Dossiers électroniques de contrats, avec historique des traitements et piste d’audit
  • Gestion des modèles : contrats standards, correspondance, mémos
  • Workflows et gestion de tâches automatisés, y compris ad hoc
  • Nombreuses intégrations : ERP, CRM, Microsoft Office et Outlook, etc.
  • Tableau de bord des contrats et rapports (p. ex. des contrats et des fournisseurs)
  • Notification des modifications des documents contractuels, des dossiers et des processus
  • Gestion des durées de conservation, des accès bloqués et des conservations légales
Plus de détails
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FAQ sur la gestion des contrats

Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?

La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) couvre tous les processus d’un contrat, de sa création à sa négociation, signature, exécution, renouvellement ou résiliation.

Quels types de contrats peut-on gérer avec une solution comme Doxis ?

Avec Doxis, vous pouvez gérer une large gamme de contrats : contrats fournisseurs, contrats clients, contrats de location, contrats salariés, cadres, etc.

Quels sont les risques d’une gestion manuelle des contrats ?

Une gestion manuelle entraîne : perte ou oubli d’échéances, manque de visibilité, erreurs dans les clauses, double travail, non-conformité, et risque de litiges.

Comment automatiser le cycle de vie des contrats dans une entreprise multisite ?

Utilisez une solution CLM centralisée, définissez des modèles et workflows, connectez‑la aux systèmes métiers (CRM, ERP) de chaque site, activez alertes et rappels d’échéances, et mutualisez la gouvernance contractuelle.

Comment intégrer la gestion des contrats à un CRM ou ERP ?

Choisissez une solution CLM qui se synchronise avec votre CRM/ERP (clients, fournisseurs, partenaires) pour importer automatiquement les données, déclencher des workflows contractuels dès l’enregistrement d’un partenaire, et stocker les documents dans un référentiel central.

Comment gérer les échéances et alertes contractuelles automatiquement ?

Configurez des règles et notifications dans votre CLM pour suivre les dates clés (renouvellement, résiliation, révision), affecter des responsables, déclencher des relances ou escalades, et centraliser les actions pour éviter les oublis.

Quelle est la différence entre une GED et un outil CLM ?

Une GED (Gestion Électronique de Documents) se concentre sur le stockage, classement, accès et archivage des documents. Un outil CLM ajoute la gestion active des contrats : modèles, workflows, signature, suivi des obligations, renouvellements, analytics.

Quels critères vérifier avant d’acheter un logiciel de gestion des contrats ?

Vérifiez :

  • L’intégration avec vos systèmes (ERP/CRM)
  • La couverture de tout le cycle de vie, la gestion des modèles et workflows
  • La conformité (RGPD, normes)
  • La traçabilité et auditabilité
  • La facilité d’usage
  • Le coût total de possession
Quels sont les retours d’expérience sur Doxis pour la gestion des contrats ?

Les clients indiquent que Doxis a permis de:

  • Centraliser les contrats
  • Réduire les erreurs
  • Accélérer les validations
  • Améliorer la transparence et la conformité.