Die Digitalisierung stellt international agierende Technologie-Unternehmen wie die FEV Gruppe vor vielfältige Herausforderungen: Prozesse und Zusammenarbeit müssen rund um den Globus funktionieren – auch bei wachsender Informationsmenge und über Hierarchie-, Unternehmens- und Abteilungsgrenzen hinweg. FEV verfolgt eine globale ECM-Strategie. Mit Doxis hat sich FEV für eine unternehmensweit einheitliche ECM-, BPM- & Collaboration- Plattform entschieden: Auf ihr bildet das Unternehmen neue strategische Herausforderungen und verschiedenste Fachanforderungen digital ab.

Die Fachbereiche der FEV haben unterschiedliche Anforderungen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse – und sie werden zunehmend komplexer. Das Wachstum des international anerkannten Technologie-Unternehmens bringt außerdem steigende Dokumenten- und Datenvolumina mit sich, auf die jeder Standort direkten und sicheren Zugriff benötigt. Daher entschied sich FEV für Doxis, das vielfältige Möglichkeiten für internationale Prozesssteuerung, Dokumentenmanagement und Collaboration bietet. In kürzester Zeit setzte das Unternehmen erfolgreich erste ECM- und BPM-Lösungen um und baut sie fortlaufend aus.

2016 führte FEV zunächst die automatisierte Eingangsverarbeitung von Papier- und E-Mail-Rechnungen sowie deren Archivierung ein. Workflow-gestützte Rechnungsprüfung und Schnittstellen zu SAP sowie IFS sorgen für eine umgehende Verarbeitung von Kreditorenrechnungen. Fünf FEV-Gesellschaften setzen die Lösung bereits erfolgreich ein und verarbeiten damit 55.000 Rechnungen pro Jahr. Das sorgt für ein profitables Cash Management, dessen Vorteil in Zukunft auch weitere Gesellschaften nutzen werden.

Papierloses Arbeiten ist erst der erste Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung. Große Dokumentenmengen müssen auch effektiv nutzbar sein. FEV hat erkannt, dass verstreute Datensilos innerhalb sowie zwischen Landesgesellschaften Prozesse behindern. Der Nutzen von Informationen entsteht erst, wenn sie unternehmensweit im Kontext der Geschäftsprozesse verfügbar sind. Die Entscheidung für digitale Akten fiel daher schnell. 2017 erhielt die HR-Abteilung digitale Personalakten mit Schnittstellen zu SAP HCM oder SAP SuccessFactors. Die Altakten wurden digitalisiert und sicher in Doxis archiviert. Jetzt hat die Personalabteilung alle Informationen zu einem Mitarbeiter direkt und an jedem Standort.

Die Anforderungen der Fachabteilungen von FEV sind hochdiversifiziert und Doxis schafft Raum für Innovationen wie den AMG A45 von FEV unterliegen bei dem agilen Technologieunternehmen ständigen Veränderungen. Ein nahtloser Übergang von kurzfristig implementierbaren Lösungspaketen zu flexiblen ECM-& BPM-Lösungen war FEV daher besonders wichtig. Mit der Doxis ECM-Plattform wird so ein fachbereichsübergreifendes Vertragsmanagement out-of-the-box realisiert, das Vorgänge mit allen dazugehörigen Unterlagen unternehmensweit verfügbar macht. Die weltweit verteilten FEV-Mitarbeiter profitieren bei der digitalen Zusammenarbeit von den abteilungsspezifischen Anpassungsmöglichkeiten sowie den mehrsprachigen Oberflächen von Doxis.

FEV legt besonderen Wert auf die Nutzerakzeptanz und die Breite der implementierten Anwendungen. Möglichst schnell sollen alle FEV-Mitarbeiter die Vorteile von Doxis kennenlernen: Von globalen Management-Anwendungen wie elektronischen Konzernakten über Vorgangsmanagement für die Rechtsabteilung bis zu abteilungsübergreifendem Archiv, Dokumentenmanagement und BPM plant FEV einen umfänglichen Roll-out. Basierend auf der Standardsoftware Doxis erhalten alle Fachabteilungen auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen.