Ob man das Label mag oder nicht: Die digitale Transformation ist Realität. Veränderte Erwartungen von Kunden und Lieferanten führen zu höheren Anforderungen an die Unternehmen: Größere Kundenorientierung, schnellere Abläufe, besserer Datenschutz, sichere Compliance – mehr Wissen. Business-Software, die dem gerecht werden will, muss sich agil und flexibel weiterentwickeln, statt alle paar Jahre auf einen Schlag radikale Änderungen zu bringen. Wie das funktioniert, zeigt Doxis bei vielen Unternehmen seit Jahren – mit der Version 4.0 erreicht die ECM-Plattform ihren nächsten Meilenstein.

Eine ECM-Plattform wie Doxis bildet die Grundlage für unterschiedlichste Anwendungen und Geschäftsprozesse, die sich über Unternehmensbereiche hinweg erstrecken und oft mehrere Systeme einbeziehen. Updates und Erweiterungen sind dabei unverzichtbar. Aber im Gegensatz zu anderen ECM-Systemen oder auch zu Microsoft SharePoint bedeutet ein Update bei Doxis keine „Quasi-Migration“ auf eine mit dem vorherigen Stand unvereinbare neue Technologie. Neue Doxis-Releases sind z.B. immer abwärtskompatibel. Es funktionieren weiterhin neue Clients mit alten Servern – und umgekehrt. Anstatt komplett neue Produktversionen installieren zu müssen, was den ganzen Geschäftsbetrieb lahmlegen kann, ist mit Doxis ein „sanfter“ Übergang im laufenden Betrieb möglich.

Hinzu kommen kontinuierlich Verbesserungen und Erweiterungen. Alle Services, Applikationen und Komponenten der Doxis Plattform werden Jahr für Jahr weiterentwickelt, neue werden immer wieder ergänzt. Ein Paradebeispiel sind die vollständig neu entwickelten hybriden BPM Services, mit denen die Plattform 2015 erweitert wurde. Zuletzt kamen unter anderem Cognitive Services hinzu, die das Potenzial haben, viele Routinetätigkeiten im Unternehmen zu automatisieren und zum unverzichtbaren Helfer für die Anwender zu werden.

Innovation und Kontinuität sind die bestimmenden Faktoren unserer Produktentwicklung. Diese SER-Strategie zielt darauf ab, dass Kunden über viele Jahre und Jahrzehnte mit jeweils aktueller Doxis-Technologie arbeiten und damit einen maximalen Return on Information erzielen können. Dazu werden regelmäßig Kundenwünsche erhoben und neue technologische Möglichkeiten evaluiert. So entwickelt sich die ECM-Plattform kontinuierlich fort. Sie passt sich immer wieder an veränderte Anforderungen an und erschließt neue funktionale Bereiche, ohne etablierte Stärken einzubüßen. Aus Kundensicht ergibt sich daraus eine stabile Basis für die laufenden Geschäftsprozesse und immer wieder Potenzial für Prozessverbesserungen und neue digitale Anwendungen.

Die Vorteile des inkrementellen Modells: Neue Funktionen der Plattform sind schnell verfügbar und können zeitnah in produktiven Anwendungen ergänzt werden – on-premises, in der Cloud oder in hybriden Szenarien.

Doxis unterscheidet sich substanziell von anderen ECM-Produkten, indem es als erste Lösung ECM, BPM und Content Analytics auf einer Plattform vereint. Die Produktstrategie zielt darauf ab, dass Unternehmen unterschiedlichste Geschäftsprozesse unternehmensweit auf einer Plattform umsetzen können, dabei die Compliance im Griff behalten und mit intelligenten Verfahren mehr aus ihren Informationen herausholen. 2019 erreicht der Doxis Content Service Bus (CSB) als Herzstück der Plattform mit der Versionsnummer 4.0 einen weiteren Meilenstein. In Summe erhält Doxis dabei über 200 Erweiterungen und Verbesserungen.

Passend zur Strategie erstrecken sich die meisten Neuerungen über die Content, Process und Cognitive Services der Plattform. Neue Funktionen im Reporting Service wie Drill-down, Zoomen oder die Auswertung von Key Performance Indicators für die Systemüberwachung machen die Systemanalyse noch genauer und einfacher zu handhaben. Es gibt aber auch zahlreiche Verbesserungen und Neuerungen im Maschinenraum, also der grundlegenden Architektur der Plattform – denn auch eine der skalierbarsten ECM-Plattformen weltweit kann noch besser werden.

Die Content Services der Doxis –Plattform, z.B. für die Archivierung, für das Dokumentenmanagement und für elektronische Akten, erfüllen längst höchste Anforderungen. Das zeigt sich in zahlreichen erfolgreichen Ausschreibungen, vielen Kundenrezensionen oder in den Bewertungen von internationalen Analysten wie Gartner und Forrester. Dennoch entwickeln sich auch diese Services immer weiter, um neue oder veränderte Anforderungen zu erfüllen. In Doxis CSB 4.0 liegt bspw. ein Fokus darauf, Anforderungen der EU-DSGVO noch einfacher und komfortabler umzusetzen. So ist es mit dem „privilegierten“ Löschen nun z.B. möglich, Dokumente mit personenbezogenen Daten auf Verlangen vorzeitig vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu löschen. Ein weiterer Schwerpunkt sind verbesserte Content Federation-Möglichkeiten, um bestehende Datensilos aufzulösen und einfacher systemübergreifende Geschäftsprozesse zu gestalten.

Das Stärken der Funktionen rund um BPM & Workflow ist ein weiterer wichtiger Schwerpunkt von Doxis CSB 4.0. So kommen in diesem Release u.a. mit BPMN2 eine weitere Process Engine – speziell für komplexe Prozessmodelle – und eine DMN Engine hinzu, mit der sich Entscheidungstabellen und Prozessregeln komfortabel abbilden lassen – ohne Prozessmodelle dafür ändern zu müssen. Unternehmen erhalten damit noch mehr Optionen, um ihre Geschäftsprozesse digital zu modellieren. Neue Optionen wie eine Workflow-abhängige Berechtigung erleichtern das Einrichten spezieller Workflows, wie z.B. eine temporäre Einsicht in die Personalakte und stellen sicher, dass Anwender eine ihnen zugewiesene Aufgabe in jedem Fall erledigen können.

Die Cognitive Services zählen in Summe zu den neuesten Elementen der Plattform. Sie dienen dazu, Routinetätigkeiten zu automatisieren, Anwender bei ihrer Arbeit proaktiv zu unterstützen und aus vorhandenen Daten und Dokumenten neues Unternehmenswissen zu destillieren. Dazu bündeln sie diverse Content Analytics- und Automatisierungsdienste mit dem schon länger etablierten Doxis Reporting Service. Als erste ECM-Plattform integriert Doxis Content Analytics-Methoden im Kern der Plattform, sodass sie nicht nur für Posteingangsszenarien zum Einsatz kommen können, sondern für alle Informationen und alle Prozesse, die mit Doxis gemanagt werden. Sie sind ein essenzieller Baustein, um ECM-Systeme von der Dokumentenverwaltung zum Wissensmanagement weiterzuentwickeln. Das gilt ebenso für den integrierten Reporting Service, dessen großer Vorteil gegenüber externen BI-Systemen ist, dass in Doxis Alles mit Allem zusammenhängt. Ein „Drill-down“ aus Diagrammen auf die zugrundeliegenden Akten, Aufgaben oder Dokumente ist ein gutes Beispiel dafür und ein wichtiges neues Feature in Doxis CSB 4.0.

Neue Funktionen entfalten wenig Nutzen, wenn Anwender sie nicht finden oder nicht verstehen. Je größer die funktionale Bandbreite einer ECM-Plattform, desto unterschiedlicher sind die Anwender, die letztlich mit den Lösungen arbeiten. Die Usability für unterschiedliche Aufgabenstellungen, Anwendertypen und Arbeitsorte zu optimieren, ist daher ein logischer weiterer Schwerpunkt der Weiterentwicklung von Doxis. Das betrifft in erster Linie die Clients, die dazu auch immer wieder angepasst und verbessert werden. Da die Plattform jedoch die Grundlage für alle Client-Funktionalitäten bildet, gibt Doxis CSB 4.0 auch hierfür wichtige Impulse: So unterstützt Doxis als erste ECM-Plattform den neuen Microsoft-Standard AdaptiveCards, ein spannendes Usability-Konzept, das man bisher vor allem aus Lösungen für das Projekt- und Taskmanagement kennt. Adaptive Cards stehen für eine Task- bzw. Aufgabenorientierte agile Arbeitsweise, die ideal zu den hybriden Workflows von Doxis passt: z.B. für die Projektarbeit, im Kundenservice oder für ein Issue-Tracking. Eine komplett neu entwickelte REST-API stellt Doxis-Funktionen bspw. für eigene Portallösungen oder die Integration mit anderen Systemen bereit. Darüber profitieren Unternehmen überall von den neuen Möglichkeiten der Doxis-Plattform.

Fazit: Doxis CSB 4.0 ist ein wichtiger Meilenstein, aber längst nicht das Ende der Innovationsreise für SER-Kunden. Die ECM-Software entwickelt sich kontinuierlich mit den Anforderungen des Unternehmens und des Marktes weiter. Wer auf Doxis setzt, hat Zugang zu einer stetig fließenden Innovationspipeline, die nie versiegt.