Gewaltige Dokumentenmengen revisionssicher archivieren

Die Pflicht der GoBD-konformen Archivierung stellt Unternehmen in Kombination mit steigenden Datenmengen vor Herausforderungen. Die Lösung: Archivierungssoftware, die sich den Vorteilen der künstlichen Intelligenz (KI) bedient. Die Software erfüllt die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und die KI beschleunigt unabhängig von der Dokumentenmenge den Zugriff auf Archivsysteme und -daten.

Bedeutung der Archivierung in Unternehmen

Archivierungssoftware speichert Unternehmensdokumente sowie -dateien und schützt sie vor Verlust. Strenge gesetzliche Vorgaben und die Flut an Daten machen das Archivieren zu einer zeit- und ressourcenintensiven Aufgabe.

Hohe rechtliche Anforderungen

Namhafte Fachlösungen wie SAP und Salesforce besitzen keine Archivierungsfunktionen, die den gesetzlichen und steuerrechtlichen Standards genügen. Denn GoBD-konforme Dokumentenarchivierung erfordert Revisionssicherheit.

Das bedeutet, dass Daten und Dokumente nachvollziehbar und auffindbar aufbewahrt werden, und das in einer nachträglich unveränderten Form, die vor Fälschung und Manipulation schützt. Darüber hinaus erfüllen Unternehmen die hohen rechtlichen Anforderungen nur, wenn sie Dokumente auch DSGVO-konform und compliant archivieren.

Unüberschaubare Datenmengen

Unabhängig von den rechtlichen Anforderungen schaffen es Unternehmen kaum, die riesige Menge an Dokumenten und Daten aus verschiedenen Quellen wie E-Mail-Postfächern, Saldenlisten oder Kontoauszügen zu bewältigen. Zurückbleiben unstrukturierte Datensätze in hoher Zahl. Sie sind nicht verwendbar. Das erhöht den Anteil von Dark Data. Die Folge: Noch mehr nicht aktiv genutzte Daten.

Archivierungssoftware im Überblick

Ein intelligentes Archiv löst beide Probleme: Es minimiert Dark Data, indem es unstrukturierte Daten strukturiert und erfüllt die Standards für eine revisionssichere Archivierung.

Mit Doxis als intelligenter Archivlösung verwalten Sie Dokumente effizient und revisionssicher – unabhängig davon, wie viele Unterlagen Sie archivieren müssen. Ob 30.000 oder drei Milliarden Dokumente: Doxis skaliert flexibel und bietet für jeden Spezialfall ein Archiv:

• Archiv für Dokumente, Vorgänge und Akten

• Abteilungsarchive, zum Beispiel für die Buchhaltung oder HR

• Datenarchivierung ausgehend von Drittsystemen wie SAP oder Salesforce

• Langzeitarchivierung

• Globale Unternehmensarchive

• Frühes und spätes Scannen / Archivieren

Belegarchivierung

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Belege mindestens zehn Jahre lang revisionssicher aufzubewahren. Fachlösungen ohne integriertes Archiv sind aufgrund von Medienbrüchen und manuellen Aufwänden fehleranfällig und demnach nicht empfehlenswert. Sanktionen drohen beispielsweise, wenn eine Löschfrist unbeachtet abläuft.

Dedizierte Archivierungssoftware erhöht die Prozesssicherheit und entlastet Mitarbeiter. Läuft die Frist ab, initiiert Doxis automatisiert den Workflow, um das Dokument zu löschen. Gleichzeitig spart das Zeit und Ressourcen in der Buchführung, da manueller Aufwand entfällt.

E-Mail-Archivierung

E-Mails zählen zu den archivierungspflichten Dokumenten von Unternehmen, da sie geschäftsrelevante Informationen beinhalten. Deshalb besitzen E-Mail-Programme für Geschäftskunden von Haus aus ein Archivsystem. Die tatsächliche Funktionalität ist aber stark limitiert: Suchen Mitarbeiter geschäftsrelevante Informationen, finden sie diese nur schwer, und auch geltende Rechtsstandards bleiben unerfüllt.

Der Kontext von E-Mail-Verläufen erhöht sich, wenn Sie Ihr E-Mail-Archiv in das übergeordnete Archiv integrieren. So ist der E-Mail-Austausch mit dem richtigen Geschäftsvorgang verknüpft.

Doxis liefert als externe Archivierungslösung umfassende Funktionen:

• Intelligent Context Control erkennt E-Mail-Inhalte automatisch und archiviert sie im richtigen Geschäftskontext.

• Transparente Vorgänge machen die gesamte Bearbeitungshistorie von E-Mails sichtbar.

• Automatisch übernommene Metadaten wie Absender oder Betreff erleichtern die Suche und Ablage.

• E-Mails archivieren Sie nachweislich revisionssicher.

• Als zertifizierte Software erfüllt Doxis Vorgaben der EU-DSGVO und schützt personenbezogene Daten aus E-Mails.

Fehlende Archivierungsfunktionen in Fachlösungen

Ähnlich wie E-Mail-Programme sichern Fachlösungen wie SAP und Salesforce Dokumente auf Content Servern, also einer privaten Instanz. Auf dieser legen Sie Dateien und Dokumente ab.

Die Content Server besitzen aber keine Archivierungsfunktionen und sind so auch nicht auf die Langzeitarchivierung von Dokumenten ausgerichtet. Das beeinflusst wiederum, wie lange Sie Dokumente auf den Servern aufbewahren können.

Schnittstellen zu anderen Systemen

Drittsysteme ergänzen ERP-Systeme wie SAP und Salesforce um ein revisionssicheres Archiv. Zu SAP besitzt Doxis zum Beispiel eine Standardschnittstelle. Das bedeutet, dass sich Doxis nahtlos in das ERP-System integriert. SAP bleibt in diesem Beispiel weiterhin die alleinige Arbeitsoberfläche für Anwender, Doxis agiert im Hintergrund.

Langzeitarchivierung und Datenformate

Dokumente wie Rechnungen, E-Mails und Belege unterliegen der Langzeitarchivierung. Informationen liegen demnach lückenlos und nachvollziehbar über einen längeren Zeitraum vor. Das stützt umfassende Recherchen über den gesamten Datenbestand – heute und in Zukunft.

Denn Langzeitarchive stellen Informationen dauerhaft bereit. Zudem bewahren sie Informationen auf und erhalten sie originalgetreu. Dafür speichern sie die Informationen selbst und können diese in der Zukunft in einem gewünschten Format ausgeben.

So rufen Sie archivierte Informationen auch in Jahrzehnten schnell und lesbar auf.

Empfehlungen für Unternehmen

Die Auswahl einer Archivierungssoftware ist Teil der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen. Mit der steigenden Anzahl an Archivierungsszenarien erhöhen sich die Anforderungen an die digitale Archivierung. Dokumente sicher aufzubewahren, ist ebenso wichtig wie der schnelle Zugriff auf Daten im Bedarfsfall.

Eine Archivierungssoftware dient demnach zwei Zwecken:

• Als Archiv bewahrt sie Dokumente revisionssicher auf.

• Als Recherchetool beschleunigt sie die Suche nach Informationen.

Auswahlkriterien bei der Entscheidung für eine Archivierungssoftware

Hey Doxi, welche Funktionen und Sicherheitsstandards erfüllt ein gutes Archivierungssystem?

ECM statt Archivierungssoftware

Ein Enterprise Content Management System (ECM) mit digitalem Archiv baut Archivierungsprozesse intelligent auf, indem es das gesamte Dokumentenmanagement innerhalb einer Plattform zentralisiert. Dadurch lassen sich ganze Workflows um das Archiv herum aufbauen - nd das automatisiert.

Doxis bildet beispielsweise komplette Rechnungsworkflows ab. Sobald der Rechnungsworkflow abgeschlossen ist, archiviert Doxis die Rechnung im Unternehmensarchiv. Selbiges System funktioniert auch bei Workflows rund um andere Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Verträge und Mitarbeiterdokumente wie Lohnabrechnungen.

Wichtig: Sicherheitsstandards bleiben weiterhin berücksichtigt. Berechtigungskonzepte ermöglichen es allen Mitarbeitern, das gleiche Dokumentenarchiv zu nutzen, aber nur jenen Zugriff auf Dokumente zu erteilen, die eine Erlaubnis besitzen.

Chancen der künstlichen Intelligenz

Noch intelligenter sind ECM-Systeme mit digitalem Archiv, wenn sie mit Hilfe von künstlicher Intelligenz ganze Arbeitsschritte automatisieren.

Beispielsweise archiviert Doxi, Ihr Intelligent Content Assistant, E-Mails aus dem Outlook-Postfach direkt im richtigen Kundenordner und stellt einen Bezug zu bereits archivierten Dokumenten her. E-Mails der Kollegen des gleichen Verlaufs sind im gleichen Vorgang archiviert.

Das setzt Informationen und Dokumente in einen Kontext und verbessert im Zuge dessen das Content Understanding:

• Mitarbeiter erreichen unter gleichem Ressourceneinsatz mehr.

• Die hohe Datenqualität optimiert Geschäftsentscheidungen.

• Kontextgebundene Informationen beschleunigen die Suche nach Informationen.

Fazit: Prozessbasierte Archivierungssysteme statt Insellösungen

Zusammengefasst erhöhen Archivierungssoftwares die Rechtssicherheit von Geschäftsprozessen. Je nach Geschäftsvorgang sind revisionssichere Archive sogar verpflichtend. Intelligent ist ein Archivierungsprogramm, das Dokumente und Daten in einen Kontext setzt.

Doxis Intelligent Content Automation strukturiert Dokumente, archiviert sie bei Abschluss eines Workflows und erhöht die Auskunftsfähigkeit von Unternehmen. Im Vergleich zu Insellösungen impliziert das höchste Datensicherheit und Effizienzgewinne. Sie erhalten die Kontrolle über die Dokumentenflut zurück, minimieren Dark Data und arbeiten in einem sicheren Umfeld, das alle rechtlichen Anforderungen an die Archivierung erfüllt.

Häufige Fragen und Antworten zur Archivierungssoftware