DMS vs. ECM vs. Archiv – was ist was und welche Unterschiede gibt es?

Viele verwenden die Begriffe DMS (Dokumentenmanagement-System) und ECM-System (Enterprise Content Management System) synonym. Allerdings meinen sie nicht dasselbe. Beide Softwarelösungen haben gemein, dass sie Dokumente und Daten unternehmensweit managen. Allerdings gehen die Funktionen eines ECM-Systems weit über die eines DMS hinaus. Tatsächlich ist ein DMS sogar ein Bestandteil eines ECM-Systems – macht also nur einen Teil der ECM-Funktionen aus. Hinzu kommt dann noch das Archiv, das wieder eine spezielle Rolle einnimmt. Welche Unterschiede gibt es also zwischen den verschiedenen Lösungen?

Diese Frage beantworten wir in diesem Artikel, indem wir einen Überblick über die Funktionen eines DMS sowie ECM-Systems geben und die Bedeutung des Archivs im Kontext des Dokumentenmanagements klären.

Hey Doxi, was ist der Unterschied zwischen einer DMS- und ECM-Lösung?

DMS ist die Kurzform für Dokumentenmanagement-System. Dabei handelt es sich um ein System, in dem Unternehmen geschäftsrelevante Dokumente und Informationen verwalten. Konkret können Sie also in einem DMS Dokumente erstellen, bearbeiten, verteilen und archivieren.
Diese Dokumente organisieren Sie innerhalb des Systems in digitalen Akten. Vertragsdokumente liegen also im Ordner „Vertrag“, Personaldokumente von Mitarbeitern in deren jeweiligen digitalen Personalakte. Eine übliche Ordnerstruktur in der Dokumentenverwaltung ist hier das 7-Ordner-System.

Funktionen eines DMS

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme enthalten klassische Funktionen der Dokumentenverwaltung:

• Dokumente digitalisieren: Ein DMS besitzt Funktionen wie Optical Character Recognition (OCR-Texterkennung), womit Sie Inhalte aus Papierdokumenten in maschinenlesbaren Text umwandeln.
• Dokumente zentral ablegen: Ein DMS ist die zentrale Ablage aller Dokumente und Dateien einer Organisation.
• Zugriffe verwalten: Ein DMS speichert Dokumente und Dateien zugänglich. Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf Inhalte zugreifen können.
• Dateien versionieren: Ein DMS bewahrt Dokumente versioniert auf, sodass Änderungen nachvollziehbar und frühere Versionen auf Wunsch wiederherstellbar sind.
• Volltextsuche: Ein DMS enthält Funktionen wie die Volltextsuche, um Dokumente oder deren Inhalte schneller zu finden.
• Dokumente archivieren: Ein DMS ist mit einem Archiv gleichzusetzen, sofern das es Funktionen für eine revisionssichere Archivierung enthält.

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme enthalten auch Funktionen, um Dokumente zu archivieren. Die Archivierung im DMS ist allerdings nur dann rechtskonform, wenn die Revisionssicherheit von Dokumenten sichergestellt ist. Dafür muss das DMS-Archiv sie ordnungsgemäß, vollständig, sicher, verfügbar, nachvollziehbar und manipulationssicher aufbewahren.

Zusätzlich gewährleisten Zugriffsregeln, dass nur befugte Personen Inhalte von Dokumenten einsehen dürfen. Revisionssicherheit ist insbesondere wichtig, um aufbewahrungspflichtige Dokumente bis zu ihren Löschfristen zu archivieren. Hierzu zählen zum Beispiel Rechnungen, Belege, Jahresabschlüsse oder Quittungen.

Übrigens: Unser DMS Doxis ist mit einem Archiv gleichzusetzen. Es erfüllt sämtliche Anforderungen, um Dokumente über ihre Aufbewahrungsfristen revisionssicher, gesetzeskonform und compliant abzulegen. Somit eignet sich Doxis auch ideal, um Drittsysteme wie SAP und Salesforce ohne eigenes Archiv über eine Anbindung um eine Archivlösung zu ergänzen.

ECM ist die Abkürzung für Enterprise Content Management. ECM-Systeme können alles, was ein DMS kann − und noch mehr. Denn ECM-Lösungen verwalten neben Dokumenten auch Daten und Personen (Rollen). Zudem lassen sich in einem ECM-System ganze Workflows bilden und automatisieren. Schnittstellen zu Drittsystemen halten den Fluss an Daten zwischen den Systemen aufrecht.

Kurzum deckt ein ECM-System den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus über mehrere miteinander verbundene Systeme ab. Dazu gehören zum Beispiel:

• DMS: Ein Dokumentenmanagement-System speichert, verwaltet und archiviert Dokumente innerhalb des ECM-Systems.
• BPM-System: Ein Business Process Management System automatisiert und optimiert Geschäftsprozesse, bildet Workflows ab und lenkt die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, Fachbereichen und Standorten.
• QM-System: Ein Qualitätsmanagement-System hilft Unternehmen dabei, Qualitätsstandards und -richtlinien einzuhalten und gesetzeskonform zu handeln.
• ERP-System: Ein Enterprise Resource Planning System bündelt zentrale Geschäftsfunktionen wie Finanzen, Personal, Produktion und Lieferketten.
• CRM-System: Ein Customer Relationship Management System ist darauf ausgelegt, Kundeninformationen zu analysieren, Kundenbeziehungen zu stärken und Kundenservices zu verbessern.

Merkmale eines ECM-Systems

Ein Enterprise Content Management System erweitert die Funktionen eines DMS um viele weitere, damit Fachbereiche Dokumente und Informationen noch effizienter unternehmensweit lenken können:

• Content-Lebenszyklusmanagement: Content-Inhalte wie Dokumente von der Erstellung bis zur Archivierung managen
• Workflows managen: Workflows definieren und komplexe Geschäftsprozesse automatisieren
• Kollaborations-Tools: Funktionen der Zusammenarbeit wie Co-Authoring, Kommentarfunktionen und Dokumente parallel bearbeiten
• Metadaten verwalten: Metadaten mithilfe von KI aus Dokumenten extrahieren und sie so leichter auffindbar machen
• Multichannel-Ansatz: Inhalte über mehrere Kanäle hinweg verwalten – zum Beispiel DMS, ERP-System und CRM-Software

Vorteile von Enterprise Content Management Software ergeben sich zudem aus der gewonnenen Datensicherheit: ECM-Systeme erfüllen durchgängig Compliance-Standards, DSGVO-Anforderungen und andere rechtliche Vorgaben und sorgen dafür, dass alle relevanten Daten unabhängig vom verwendeten System sicher und geschützt bleiben.

Mit Doxis, der umfassenden ECM-Lösung mit integriertem DMS und Archiv, verwalten Sie Dokumente vollständig, effizient und compliant über ihren gesamten Lebenszyklus.

1. Dokumente digitalisieren

Doxis schafft eine einheitliche Basis für Dokumentenprozesse. Dafür digitalisiert Doxis Ihre Dokumente. Das ist der erste Schritt, um sich von Papierprozessen zu verabschieden. So funktioniert es:

1. Ersetzendes Scannen: Scannen Sie mit Doxis entweder Einzeldokumente, Dokumentenstapel oder führen Sie Massenscans durch, um Papierdokumente durch digitale Dateien zu ersetzen.
2. Korrigieren: Während des Scan-Vorgangs eines Dokuments haben Sie mittels Doxis Capture Möglichkeiten, Dokumente anzupassen – Sie können etwa Seiten drehen, verschieben, zusammenführen oder löschen.
3. Indizieren: Dokumenteninhalte werden in Doxis als strukturierte Metadaten indiziert und indexiert. Das macht sie später schneller auffindbar. In einem Rechnungsdokument extrahiert Doxis beispielsweise Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungssteller und Zahlungsziel.
4. Strukturiert ablegen: Dokumente legt Doxis automatisiert im richtigen Geschäftskontext ab. Den Arbeitsvertrag legt Doxis also in die digitale Akte des Mitarbeiters.
   Einheitliche Datenbasis: Gleichzeitig gleicht Doxis die Inhalte mit integrierten ERP- oder CRM-Systemen ab und aktualisiert sie, wenn nötig.

2. Digitaler Posteingang

Bereits digitalisierte Dokumente nimmt Doxis im Posteingang zur Datenverarbeitung entgegen, bevor es die Dokumente wiederum indiziert, strukturiert ablegt und Datenbasen systemübergreifend überprüft. Das sind Vorteile des digitalen Posteingangs:

• Eingehende Post weist Doxis automatisch dem zuständigen Mitarbeiter im Workflow zu.
• Automatisierte Workflows beschleunigen die Antwortraten auf Kundenfragen.
• Dokumente ordnet Doxis den richtigen digitalen Akten und Vorgängen zu.
• Standardisierte Dokumentenprozesse erleichtern die Weiterarbeit.
• Fehler erkennt Doxis automatisch und sendet eine Anfrage zur Prüfung.

3. Dokumentenmanagement-System

Die Grundlage für ein funktionierendes Dokumentenmanagement ist ein DMS. Als ECM-System enthält Doxis zusätzliche Funktionen, um Dokumente noch produktiver zu verwalten.

• Suchen beschleunigen: Per Schlagwortsuche und Volltextsuche finden Sie genau die Dokumente oder Informationen, die Sie suchen – egal, ob diese in Doxis oder in einem integrierten Drittsystem enthalten sind.
• Ordnung in Dokumenten-Prozessen: KI-Technologien erleichtern es, Dokumente im richtigen Kontext abzulegen.
• Dokumente bearbeiten und erstellen: Vorlagen in Doxis verkürzen Arbeitsprozesse und automatisieren das Erstellen wiederkehrender Dokumente wie Verträge.
• Kollaborativ zusammenarbeiten: Ideen und Meinungen halten Sie in Kommentaren und Notizen in Doxis fest. Die Originaldatei bleibt unberührt. Dank der Versionierung arbeiten Sie stets in der aktuellen Datei.

4. Digitale Archivierung

Doxis ist Ihre revisionssichere Archiv-Software für ERP- und CRM-Systeme wie SAP. Durchgängige Prozesse zwischen den Systemen schaffen die Basis für Dokumentenmanagement, das alle Compliance-Anforderungen erfüllt. Gleichzeitig stellt Doxis Wissen im Archiv zugänglich und zentral bereit: Informationen aus archivierten Dokumenten bleiben jederzeit auffindbar.

Drei Gründe, warum Sie Doxis als digitales Archiv wählen sollten:

1. Doxis bewahrt geschäftsrelevante Informationen sicher auf.
2. Doxis archiviert geschäftsrelevante Informationen und aufbewahrungspflichtige Dokumente gemäß regulatorischer Vorgaben wie der DSGVO, GoBD oder eigenen Compliance-Standards.
3. Doxis setzt Dokumentenprozesse produktiver auf: Die Software automatisiert zeitraubende Aufgaben wie Dokumente ablegen, suchen und Wissen speichern.

Dokumentenmanagement-Systeme sind die Basis für effiziente Dokumentenprozesse. Mit unternehmensweit steigenden Dokumenten- und Datenmengen und gleichzeitig wachsender Vernetzung zwischen Systemen braucht es zusätzlich intelligente Prozesse. Enterprise Content Management-Systeme erweitern die Funktionalität eines DMS um Integrationen in Drittsysteme und ein ganzheitliches Informationsmanagement. Egal, ob Sie ein ECM-System oder ein DMS suchen: Doxis ist die richtige Wahl.

Häufige Fragen zu den Unterschieden zwischen einem ECM-System und DMS