Jeder zweite Angestellte nutzt laut Bitkom aktuell das Homeoffice. Was früher die Ausnahme war, wird jetzt zum normalen Arbeitsalltag. Doch wie schaffen es Unternehmen, ihren Mitarbeitern von jetzt auf gleich das Arbeiten außerhalb des Büros zu ermöglichen? Wir haben SER-Kunden gefragt, wie sie diese Herausforderung angegangen sind.

Das Homeoffice ist derzeit eine gängige Maßnahme, um die Gesundheit von Mitarbeitern zu schützen. Zwei Drittel aller von Bitkom aktuell befragten Angestellten messen Remote Work große Wirksamkeit bei und begrüßen die Ausweitung von Homeoffice-Regelungen. Doch mit der Erlaubnis vom Arbeitgeber allein ist es noch nicht getan. Mitarbeiter müssen auch die technologischen Möglichkeiten haben, um ortsunabhängig genauso produktiv wie im Büro arbeiten zu können. Video-Chats für Team-Meetings sind zwar schnell eingerichtet und auch die nötige Hardware ist vielerorts vorhanden. Entscheidend ist aber, wie Mitarbeiter an die für ihre tägliche Arbeit nötigen Informationen herankommen und Prozesse weiterhin reibungslos steuern können.

Was Mitarbeitern im Homeoffice nicht fehlen darf, ist der Zugriff auf Dokumente und Daten. Das sieht auch Andreas Büttner, Director IT – Chief Information Officer bei der Bank M.M.Warburg & CO: „Mobiles Arbeiten (bzw. Homeoffice etc.) ist aus unserer Sicht ohne ein gutes Dokumentenmanagement-System auch in mittelständischen Unternehmen heute nicht mehr denkbar.“ Neben der Arbeitserleichterung durch Suchfunktionen, strukturierte Ablage und Workflow-gestützte Dokumentenlenkung, die ein DMS mit sich bringt, ist besonders für Banken der Sicherheitsaspekt entscheidend. „Eine reine Collaboration-Lösung reicht aus vielen rechtlichen bzw. regulatorischen Gründen nicht mehr aus“, betont Andreas Büttner. Unternehmen, die Compliance im Homeoffice sicherstellen müssen, rät er entschieden zu einer revisionssicheren Lösung: „Sofern Sie nicht heute schon eine revisionssichere und integrierte E-Mail- bzw. Dokumenten-Archivierung haben, fangen Sie besser dort an und arbeiten sich in der Digitalisierung quasi zeitlich nach vorne.“ So schaffen Unternehmen die Basis für ortsunabhängigen Informationszugriff und stellen gleichzeitig Compliance sicher. Außerdem hat die elektronische, revisionssichere Archivierung noch einen weiteren Vorteil: Hier sind alle Versionen eines Dokuments nachvollziehbar. Das spart langwieriges Suchen und Nachfragen, um an die richtigen Informationen z.B. zu Änderungen an einem Vertrag zu kommen.

Unternehmen, die bereits seit Jahren ein ECM für die elektronische Archivierung und das Dokumentenmanagement nutzen, fällt der Umstieg auf Remote Work besonders leicht. Mitarbeiter können bereits von jedem Ort aus digital arbeiten und wechseln jetzt schnell vom Büro ins Homeoffice, wie z.B. beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL): „In solchen Zeiten hätten wir ein massives Problem, wenn wir nicht mit elektronischen Akten arbeiten könnten! Im Inklusionsamt Soziale Teilhabe arbeiten seit Jahren alle Beschäftigten mit der elektronischen Akte. Unsere Telearbeiter arbeiten aktuell zu 100% von zu Hause aus und zahlreiche weitere Arbeitsplätze wurden kurzfristig durch Ausnutzung aller technischen Möglichkeiten von der LWL.IT auf das Homeoffice umgestellt. So ist die Infektionsgefahr für alle Beschäftigten minimiert und wir bleiben für die Menschen mit Behinderung in Westfalen Lippe arbeitsfähig.“ erzählt Susanne Eiter, Personalverantwortliche beim LWL-Inklusionsamt Soziale Teilhabe, und fügt hinzu: „Müssten alle Kolleginnen und Kollegen die Fallakten, die sie für die Sachbearbeitung brauchen, in Papierform mitnehmen, wäre das logistisch und datenschutzrechtlich gar nicht möglich und wir wären handlungsunfähig."

Beim LWL ist Remote Work auch deshalb überhaupt möglich, weil die gesamte Eingangspost frühzeitig eingescannt und digital verteilt wird. Denn auch in Zeiten von eRechnungen und E-Mails erhalten Unternehmen nach wie vor Papierpost wie Anträge von Kunden oder Verträge von Geschäftspartnern. Werden diese Papierdokumente mit der Hauspost im Unternehmen verteilt, fehlen sie den Mitarbeitern im Homeoffice oder kommen später an, weil sie erst per Post weitergeleitet werden müssen. Ein zentraler digitaler Posteingang sorgt dagegen dafür, dass eingehende Dokumente digitalisiert und sofort an die richtigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden – unabhängig von wo aus sie gerade arbeiten. Für Teams, die Papierdokumente dezentral oder im Homeoffice erfassen und austauschen wollen, eignet sich dagegen eine mobile Capture-Lösung, mit der sie Dokumente mit dem Smartphone oder Tablet erfassen können. Damit haben sie alle Möglichkeiten, ortsunabhängig durchgehend digital zu arbeiten und Dokumente sofort innerhalb der Geschäftsprozesse verfügbar zu machen. Das ist nicht nur in Zeiten von Remote Work nötig, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, sondern verbessert die Effizienz der Prozesse im Allgemeinen, wie bei der Versicherung DEVK: „Der Aufwand für die Postverteilung ist um 75 % zurückgegangen. Damit haben wir deutlich Ressourcen eingespart, die wir stattdessen für den Kundendienst nutzen.“

Digitale Dokumente sind nur der erste Schritt, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und ortsunabhängig zu steuern. Mitarbeiter müssen diese Dokumente auch im Homeoffice nachvollziehbar bearbeiten können, schnell wiederfinden und mit anderen Kollegen der Abteilung austauschen. Die SER Group hat genau dafür den Doxis Universal Workspace entwickelt. In diesem virtuellen Arbeitsraum können Mitarbeiter einfach Dokumente strukturiert ablegen und samt aller bearbeiteten Versionen übersichtlich und sicher verwalten – allein im persönlichen Workspace oder gemeinsam in Team Workspaces. Hier sind alle abgelegten Informationen vor unerwünschten Zugriffen geschützt. Wollen Mitarbeiter oder Teams Informationen mit anderen Kollegen, Kunden oder Lieferanten austauschen, laden sie diese gezielt in ihren Digital Workspace ein und bestimmen einfach selbst, wer auf Dokumente zugreifen, sie bearbeiten, löschen oder neue Informationen hinzufügen darf. Alle Zugriffe und Änderungen werden dabei nachvollziehbar dokumentiert. Als praktische Software-as-a-Service-Lösung ist der Universal Workspace sofort einsatzbereit und bindet keine IT-Ressourcen. Das hilft beim Umzug ins Homeoffice, aber auch sonst z.B. bei der Zusammenarbeit in spontan gebildeten Teams.

Auch wenn viele Unternehmen mit ECM bereits eine sehr gute Basis für Remote Work geschaffen haben, sind besonders große Organisationen vielleicht aktuell noch mitten im Roll-out. Selbst der LWL, der seit zehn Jahren seine ECM-Plattform kontinuierlich ausbaut, hat noch Bereiche, die mit Papier arbeiten: „In unserer Haupt- und Personalabteilung arbeiten wir in zentralen Bereichen derzeit noch mit Papierakten, befinden uns aber mitten in der Startphase zur Umstellung auf die elektronische Personalakte. Im Zuge der Digitalisierung des LWL treiben wir das Verfahren mit Hochdruck voran, um auch hier unsere Beschäftigten mit der elektronischen Akte auszustatten“, berichtet Lars Hübchen, Referatsleiter Personalwesen und Recht beim LWL. Gerade für Fachabteilungen, die jetzt zum ortsunabhängigen Arbeiten übergehen wollen, eignen sich fertige Lösungstemplates, die schnell eingeführt sind. Das kann z.B. eine digitale Personalakte sein oder eine Lösung für digitalen Rechnungseingang. Aber auch für branchenspezifische Prozesse wie die Schadenregulierung bei Versicherungen oder die Schriftgutverwaltung in Behörden gibt es Lösungstemplates, die sofort zum Einsatz kommen können. In diesen fertigen Templates sind z.B. eAkten und Workflows bereits so strukturiert, dass sie sofort entsprechend der Fachlogik verwendet werden können –im Büro genauso wie im Homeoffice.