Digitalisierung ist in aller Munde. Heutzutage mehr denn je. Während die aktuelle Situation wie ein Katalysator in vielen Unternehmen wirkt, beschäftigen sich die meisten mit den eigenen Anforderungen und Bedürfnissen. Dabei geht es darum, wie ich meine Prozesse und Dokumente digitalisiere und so Transparenz und Nachvollziehbarkeit schaffe. Doch ist das tatsächlich ausreichend? Hört die Digitalisierung an Ihren Unternehmensgrenzen einfach auf?

Die Situationen, auf die ich bei meiner Arbeit treffe, sind unabhängig vom Unternehmen und der Branche immer ähnlich, auch wenn es um andere Inhalte geht. Sehen wir uns einmal am Beispiel von Stadtwerken an, welche digitalen Anforderungen es bei der digitalen Zusammenarbeit zu bewältigen gilt. Einer unserer Kunden aus dieser Branche stand vor genau dieser Herausforderung: Angefangen von digitalen Strom- und Verteilnetzen bis hin zu großen Mengen Papier, die dort in der Kundenkommunikation eingehen. Bei diesen Stadtwerken konnten wir im Rahmen der Digitalisierungsstrategie vor einigen Jahren eine Ausschreibung für die SER Group entscheiden.

Zunächst wurden dabei – wie so häufig – die internen Abläufe und Anforderungen betrachtet und umgesetzt. Zentrale Anforderung war und ist, dabei alle Unterlagen und Informationen zu einem Geschäftsvorfall dem Anwender digital zusammenhängend in einer elektronischen Akte bereitzustellen.

Jedoch häuften sich in letzter Zeit immer wieder die Beschwerden der Mitarbeiter, weil es sehr aufwendig für alle Anwender war, z.B. Aufträge und die zugehörigen Dokumente den Dienstleistern zur Verfügung zu stellen. Der Ablauf war komplett papierbasiert. Dokumente und großformatige Zeichnungen mussten ausgedruckt und verschickt werden. Teilweise wurden diese bei den Dienstleistern sogar wieder eingescannt und digitalisiert. Parallel wurden eben diese Zeichnungen noch als Anhang einer E-Mail verschickt, da der Auftragnehmer wiederum seine Rückmeldung und Bestätigung zur Umsetzung des Auftrags in den Dokumenten ergänzen musste und sie wiederum per E-Mail zurückschickte – schon wieder ein unnötiger Medienbruch.

Egal, wie sehr intern die Digitalisierung vorangeschritten war, es fehlte eine Lösung zur einfachen, transparenten Zusammenarbeit im Unternehmen und mit Externen.

Woran können Sie konkret erkennen, dass es Handlungsbedarf geben könnte? Einige Beispiele:

• Dokumente werden per E-Mail ausgetauscht aber es fehlt ein System zur E-Mail-Archivierung
• Die Versionierung der Dokumente ist komplex und kaum nachvollziehbar im Dateisystem.
• Bei Aus- und Eingang der Dokumente muss gedruckt und gescannt werden.
• Die Nachvollziehbarkeit des Prozesses und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien ist kaum gewährleistet.
• Die Termine, Fristen und der Status der Bearbeitung müssen umständlich z.B. in Kalendern oder Excel gepflegt werden.
• Übergreifende Informationen und Auswertungen über den Stand der Bearbeitung der Aufträge sind nur schwer zugänglich.

Auch der Kunde erkannte diesen Handlungsbedarf und es lag nahe, die Digitalisierung ebenfalls mit Doxis voranzutreiben, mit dem bereits die interne Umsetzung erfolgte. Nach dem ersten Workshop war schnell klar, dass der Doxis® iRoom® alle Anforderungen zur Collaboration erfüllt.

Wichtigstes Kriterium war, dass es sich bei Doxis um eine einheitliche Plattform handelt. D.h., alle Daten, Dokumente und Prozesse können zusammenhängend und ohne Medienbrüche bearbeitet und ausgetauscht werden. Notwendige Schnittstellen und komplexe Berechtigungsszenarien werden vermieden.

Die Grundlage für die Erarbeitung der Umsetzung war der unternehmensübergreifende Workflow und Arbeitsablauf. Zentrale Frage ist dabei: Welche Tätigkeiten muss der Anwender auf Seite der Stadtwerke und welche der Anwender auf Seite des Dienstleisters erledigen?

Um dies möglichst in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich zu erarbeiten, wurde die agile Projektmethodik gewählt. Dazu wurde den Stadtwerken ein Szenario basierend auf dem Doxis® iRoom® gezeigt, welches bereits in einem ähnlich gelagerten Projekt genutzt wurde. Dieser Prototyp war damit die Basis für die Workshop-Phase und wurde in zwei weiteren Iterationsschritten an die konkreten Anforderungen angepasst. Hierdurch konnten einzelne Anwender des Fachbereichs zu jedem Zeitpunkt die Entwicklung des Projektfortschritts sehen, testen und somit wichtiges Feedback für den Professional Service der SER Group liefern.

Auf der Plattform Doxis wurde ein Workflow sowie eine Dokumentenklasse für die Nutzung über den Doxis® iRoom® eingerichtet. Der Workflow selbst ist dabei sehr überschaubar, da er lediglich wenige Aufgaben für Prüfung der ein- und ausgehenden Dokumente sowie deren Überarbeitung beinhaltet. Die Dokumentenklasse hilft zudem, die im Workflow genutzten Dokumente zu versionieren, zu administrieren und mit den richtigen Aufbewahrungsregeln zu versehen.

Da beide Objekte, also der Workflow und die Dokumente, Metadaten haben, können sie ebenfalls zusammenhängend als Geschäftsvorfall dargestellt werden. Denn wie startet der Workflow mit den passenden Dokumenten für die Prüfung und Freigabe durch Externe?

Als Basis dient hierfür das ERP-System der Stadtwerke, in diesem Fall SAP. Sobald dort ein neuer Auftrag angelegt wird, erfolgt die Anlage der passenden Auftragsakte in Doxis mit Start des Workflows. Nun werden lediglich die notwendigen Dokumente mit dem Workflow verknüpft und können gemäß den hinterlegten Metadaten an den richtigen Dienstleister weitergegeben werden.

Dieser erhält mit der Aufgabe, die er über den Doxis® iRoom® zugewiesen bekommt, automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung und kann über einen direkten Link die Aufgabe öffnen. Auf einen Blick sieht er die bereitgestellten Dokumente und kann die für ihn freigegeben Aktionen, wie z.B. die Bearbeitung, starten, sowie abschließend eine Entscheidung treffen, ob die Dokumente geprüft und freigegeben sind oder sie noch überarbeitet werden müssen. Dementsprechend laufen daraufhin die Folgeaktionen im Rahmen des Workflows mit den Stadtwerken ab. So wird hier wiederum der Workflow und die Auftragsakte auf den Status „freigegeben“ oder „in Überarbeitung“ gesetzt, bis der Auftrag ausgeführt werden konnte.

Die Anwender der Stadtwerke können nun die Vorteile von Doxis auch in der Zusammenarbeit mit ihren Dienstleistern nutzen. Durch die durchgehende Digitalisierung wurden manuelle Workflows und die Medienbrüche komplett beseitigt. Nach den ersten erfolgreichen Wochen wollen sie diesen Weg der unternehmensübergreifenden Collaboration auf möglichst viele Dienstleister ausweiten und so die Zusammenarbeit über die Unternehmensgrenzen hinweg weiter ausbauen.