Wissensmanagement: So nutzen Unternehmen ihr DMS als Tool

Wissensmanagement (WM), auch als Informationsmanagement oder Knowledge Management bekannt, bezeichnet die systematische Erfassung, Organisation, Speicherung und Weitergabe von Wissen innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, wertvolles Know-how effizient zu nutzen und für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen.
Unter Wissen fallen dabei alle Fähigkeiten, Kenntnisse, Daten und Informationen, die in einem Unternehmen zusammenfließen. Es unterteilt sich in explizites und implizites Wissen:

• Explizites Wissen (Explicit Knowledge): Kenntnisse im Unternehmen, die sich durch Zahlen, Daten, Fakten strukturiert und leicht weitergeben lassen – zum Beispiel Prozessdokumentationen, Handbücher und Leitfäden
• Implizites Wissen (Tacit Knowledge): stilles Wissen, das schwer zu dokumentieren ist, da es personengebunden ist – zum Beispiel Erfahrungswerte, Überzeugungskraft, Verkaufstalent oder Schreibstil

Ziel des Wissensmanagements ist es, Datensilos innerhalb einer Organisation aufzubrechen und stattdessen eine gemeinsame Wissensdatenbank aufzubauen, also Wissen miteinander zu vernetzen. Unternehmen verfolgen damit folgende konkrete Ziele:

• Wissen bewahren: Wissensverluste durch Mitarbeiterfluktuation verhindern oder zumindest minimieren
• Wissen zugänglich machen: Informationen an berechtigte Personen schnell und einfach bereitstellen
• Wissen optimieren: Daten nutzbar aufbereiten und Prozesse verbessern
• Wissen teilen: Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen fördern
• Wissen nutzen: Entscheidungsprozesse datenbasiert gestalten

Durch gutes Wissensmanagement gewinnen Unternehmen auch leicht Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz: Denn wo Informationen ungebremst fließen, wird auch  effizienter und innovativer gearbeitet.

Wissensmanagement im Unternehmen bedeutet also, Wissen effizient zu erfassen, zu speichern, zu teilen und weiterzuentwickeln. Dafür nutzen Unternehmen digitale Tools. Sie teilen und bewahren Wissen standortunabhängig, strukturieren es und stellen es in Echtzeit bereit.

Was ist eine Wissensmanagement-Software?

Eine Wissensmanagement-Software ist ein digitales Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, Wissen zentral zu erfassen, zu organisieren, zu teilen und gezielt nutzbar zu machen. Sie sorgt dafür, dass relevante Informationen jederzeit abrufbar sind und fördert den Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens. Typische Beispiele sind:

• Cloudbasierte Wissensdatenbanken – zentrale Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten und Informationen
• KI-gestützte Systeme – automatische Analyse, Kategorisierung und Bereitstellung relevanter Informationen
• Kommunikations- und Kollaborationsplattformen – Unterstützung beim Austausch und Transfer von Wissen
• Lernplattformen – gezielte Weiterentwicklung von Mitarbeitern, zum Beispiel durch Onlinekurse und Webinare
• Enterprise Content Management Systeme (ECM) – strukturiertes Wissensmanagement mit nachvollziehbarer Dokumentation

Neben den verschiedenen digitalen Technologien gibt es auch verschiedene Methoden des Wissensmanagements, mit denen Sie Informationen, Kenntnisse und Fähigkeiten im Unternehmen gezielt steuern, managen und strukturieren. Knowledge Mapping ist zum Beispiel eine Methode, die komplexe Strukturen visuell so veranschaulicht, dass sie Wissenslücken offenbart.

Das SECI-Modell

Manchmal sind Lücken aber gar nicht so einfach zu finden – zum Beispiel, wenn das Wissen implizit ist, also an Wissensträger gebunden ist. Das SECI-Modell transformiert personengebundenes Wissen in explizites Wissen, indem Mitarbeiter sich gegenseitig beobachten und miteinander kollaborieren. So fördert das SECI-Modell die Weitergabe von Wissen und persönlichen Erkenntnissen von Mitarbeiter zu Mitarbeiter.

Wissensmanagement ist in Unternehmen allerdings komplexer, als die Theorie oft beschreibt. So lassen sich in der Praxis explizites und implizites Wissen selten vollständig voneinander trennen. Langfristig braucht es Wissensmanagement-Prozesse, die sämtliches Know-how im Unternehmen abbilden. Eine Lösung hierfür ist das Wissensmanagementsystem nach Probst.

Wissensmanagementsystem nach Probst

Hey Doxi, wie sieht das Wissensmanagementsystem von Probst aus?

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) integrieren Funktionen des Wissensmanagements, um die Erstellung, Speicherung und Verteilung von Dokumenten zu optimieren. Für das Wissensmanagement in Unternehmen spielen folgende DMS-Funktionen eine wichtige Rolle:

Strukturierte Ablage für schnellen Zugriff

Damit Wissen effizient genutzt wird, speichert und klassifiziert das DMS alle eingehenden Dokumente in einer strukturierten Form. So sind wichtige Informationen jederzeit auffindbar und nachvollziehbar abgelegt – ohne langes Suchen oder den Verlust relevanter Daten.

Effiziente Zusammenarbeit durch transparente Prozesse

Ein DMS mit integriertem Wissensmanagement erleichtert die Weitergabe von Informationen. Arbeitet ein Marketingteam beispielsweise an einem Kampagnenkonzept, sind alle Kommentare und Änderungen versioniert im System hinterlegt. Dadurch bleibt der gesamte Bearbeitungsprozess transparent und niemand arbeitet mit veralteten Dokumenten.

Automatisierung für mehr Effizienz

Wissensmanagement im DMS bedeutet zudem automatisierte Prozesse. Ein Beispiel: Ändert sich der Nachname eines Kunden im ERP-System, passt das DMS diesen automatisch in allen verknüpften Dokumenten an. Solche Funktionen beschleunigen Workflows und reduzieren manuelle Fehler.

Revisionssichere Ablage für Compliance

Ein DMS archiviert Dokumente versioniert, nachvollziehbar und manipulationssicher – unter Einhaltung aller gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Unternehmen stellen so sicher, dass ihre Dokumentenablage jederzeit den relevanten Vorschriften entspricht.

Doxis macht es leicht, Wissen zu teilen, zu speichern, zu dokumentieren und aufzubewahren. Es schließt Informationslücken, automatisiert die Weitergabe von Wissen und schützt es.

• Wissen teilen: Doxis integriert sich in führende Drittsysteme wie zum Beispiel SAP und Salesforce und stellt sämtliche Informationen zu einem Geschäftsvorfall in einer kontextbezogenen Akte bereit.
• Wissen speichern: Doxis strukturiert Daten so, dass sie jederzeit abrufbar sind. Durch Metadaten und Volltextsuche finden Mitarbeiter sofort die Informationen, die sie suchen.
• Wissen dokumentieren: Doxis versioniert Dokumente. So ist jederzeit sichtbar, wer zu welchem Zeitpunkt ein Dokument bearbeitet hat und welche Version die aktuelle ist.
• Wissen aufbewahren: Doxis archiviert Wissensdokumente und Informationen über die gesetzlich geforderten Aufbewahrungsfristen, wiederauffindbar und revisionssicher.
• Wissen intelligent bereitstellen: Doxis nutzt KI-gestützte Technologien, um relevantes Wissen in Echtzeit ohne lange Suchen bereitzustellen.
• Wissen schützen: Individualisierbare Berechtigungskonzepte in Doxis stellen einen DSGVO-konformen Zugriff auf Informationen sicher. Das gilt auch für die KI. Das heißt: Nur berechtigte Nutzer erhalten Antworten auf ihre Fragen.

Doxis verändert die Art und Weise, wie Sie nach Informationen in Dokumenten suchen.

Wissen ist eine der wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens – doch gerade in dokumentenbasierten Geschäftsprozessen wurde es lange Zeit eher stiefmütterlich behandelt. Mit einem ECM-System wie Doxis rücken Sie Wissen in den Mittelpunkt Ihrer Dokumentenprozesse: Sie erfassen, verwalten und schützen alle Ihre geschäftsrelevanten Informationen. Dadurch schließen Sie Informationslücken, beschleunigen Entscheidungen und optimieren Workflows. Gleichzeitig stärken Sie die Innovationskraft Ihrer Organisation, indem Wissen nachhaltig erhalten bleibt und gezielt nutzbarwird.

Häufige Fragen zum Wissensmanagement