¿Qué es DMS?
¿Qué es DMS?
Un sistema de gestión documental o DMS (en inglés Document Management System) es, según la asociación alemana digital Bitkom, un concepto similar al de ECM (Enterprise Content Management) o gestión de contenido empresarial y uno de los tantos términos utilizados para designar a todo tipo de sistema diseñado con la intención de gestionar documentos. En sentido amplio, este término incluye tanto a los sistemas de archivos como también otros programas que administran los diferentes documentos durante todo su ciclo de vida: desde su concepción y la gestión de versiones, hasta el archivado del documento conforme a las garantías técnicas y de trazabilidad en formatos que no puedan ser adulterados.
La Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM por sus siglas en inglés) define al DMS como las tecnologías, herramientas y métodos para el registro, elaboración, gestión y archivado de información que respalden los procesos empresariales en las organizaciones.
Definición de DMS
La gestión de documentos es considerada en sentido estricto no tanto como un sistema autónomo, sino más bien como una función esencial de los sistemas de gestión de contenido empresarial, al apoyar y facilitar métodos y procesos de trabajo en lo concerniente a documentos de diferentes formatos en toda la organización.
Las típicas funciones de los sistemas de gestión documental como la gestión de versiones, check in y check out, gestión de metadatos, etc. posibilitan tanto la creación contextual, administración y ediciones paralelas, así como también la búsqueda avanzada y eficaz de documentos „vivos“ en todos los niveles de la organización.
Como componente de un moderno sistema de gestión de contenido empresarial, Doxis4 acompaña a la gestión de documentos en todo el ciclo de vida del archivo en cuestión. El mismo comienza con su creación y la opción de ser editado en forma conjunta por el grupo de trabajo asignado para tal fin, seguido por su almacenamiento permanente en un formato inalterable conforme a garantías técnicas y de trazabilidad y, culminando con su eliminación, una vez caducado el plazo de tiempo designado para su almacenaje.
Definición de DMS
En sentido estricto, DMS (sistema de gestión documental) abarca todas las funciones de la gestión de documentos colaborativa.
El significado de DMS (Document Management System)
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Documents (documento) – objeto de información de diferentes formatos
La letra „D“, incluida en la sigla DMS, se refiere a la palabra „documentos” que lleguen a la organización a través de diferentes canales (por ejemplo, por correo, fax, correo electrónico, etc.) y en los más diversos formatos, a fin de ser editados y gestionados. Un documento puede estar conformado por uno o más objetos. Ejemplo de ello son documentos en procesador de textos y planillas de cálculo (archivos de Microsoft Word y/o Excel), correos electrónicos, gráficos, archivos de imagen (tif, png, jpg), formularios y listas (EDI, PDF, PDF/A ZUGFeRD, XML), dibujos técnicos (CAD) como también clips de sonido, video y audio (mp3 o wav).
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Management (gestión) – gestionar, editar, encontrar, etc.
La letra „M“ proviene de Management, es decir, de la gestión de documentos de diferentes formatos. Las funciones de sistema de gestión documental o DMS posibilitan la gestión, edición y búsqueda segura de documentos en el contexto organizacional y en colaboración con los diferentes usuarios.
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System (sistema) – DMS como componente de un sistema de contenidos empresariales o ECM
DMS es esencialmente un componente de un extenso sistema de gestión de contenidos empresariales. En combinación con las funciones de digitalización (escaneos y capturas), archivado electrónico y optimización de los procesos empresariales (flujo de trabajo), DMS posibilita el cambio a una estrategia de transformación de negocios digital en toda la organización.
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen
En Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen se emplean el archivo, DMS, los expedientes electrónicos, las bandejas de correo, workflow, Capture y SmartOffice Plus del paquete de Doxis4 iECM.
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DHL Express
Desde 2010, DHL apuesta por una solución DMS unificada y basada en Doxis4 para toda la empresa con el fin de crear, junto con su socio HP, uno de los archivos comerciales de documentos más grandes del mundo.
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DB Systel
Con la gestión de contenidos sobre ferrocarril (BCM) basada en Doxis4, se implementan aplicaciones específicas para clientes en todo el grupo empresarial Deutsche Bahn que están a disposición de miles de usuarios.
ikw
ikw introdujo un desarrollo de procesos con acceso a los documentos para todas las sedes de la empresa con la finalidad de colaborar con un gran cliente. Aquí entran en acción Doxis4 BPM y el expediente electrónico de deudor.
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SEW-Eurodrive
SEW Eurodrive establece internacionalmente, tanto para DMS como para soluciones de archivado, una infraestructura de almacenamiento con una red internacional de alta disponibilidad, así como otras soluciones de SER para mejorar los procesos.
Uso de DMS in Doxis4 para empresas
- Mayor rapidez y acceso a la información desde diferentes sectores de la organización.
- Minimización de tiempos de búsqueda.
- Evita la existencia de datos duplicados mediante la gestión de versiones y herramientas de check-in y check-out.
- Transparencia mediante la trazabilidad y monitoreo de todos los pasos de modificación del documento (Audit Trail, protocolización).
Ventajas de DMS con Doxis4
Mejora de las cooperaciones con base en documentos de uso común
El DMS integrado en Doxis4 iECM posibilita a las empresas y a sus grupos de trabajo una edición conjunta, comprensible y lógica de documentos y actas. La gestión de versiones incluye mecanismos de Check-in-/Check-out- que aseguran que nuevas versiones sean guardadas automáticamente después de cada edición. De esta manera ni los contenidos ni sus ediciones serán sobreescritos o modificados inconscientemente y se evita la existencia de archivos duplicados. Asimismo, los usuarios involucrados en la edición conjunta de un documento pueden adicionar observaciones, comentarios, indicaciones y notas, lo que facilita el trabajo en equipo y agiliza todo el proceso de trabajo.
Acceso rápido a la información
Para encontrar de manera rápida información relevante en la base de datos de toda la organización, Doxis4 ofrece numerosas posibilidades de búsqueda (Enterprise Search). Un índice inteligente y una búsqueda de texto completo minimizan los tiempos de búsqueda y contribuyen a que los usuarios encuentren los documentos y actas requeridos de forma rápida y en el contexto adecuado.
Mayor transparencia y trazabilidad
DMS Doxis4 se complementa de manera eficiente y eficaz con las funciones del sistema de gestión de contenido empresarial o ECM, que proporciona la trazabilidad de todo el procesamiento del documento. Todos los pasos de creación, edición y modificación de los documentos son realizados con mayor transparencia a través del seguimiento de un protocolo específico. Todo usuario autorizado puede observar los cambios, ediciones o supresiones realizados al documento por otros usuarios. A través de una función de suscripción, los usuarios podrán ser informados de manera automática de los cambios en documentos o en registro de actas específicos. Esto genera mayor transparencia y una reducción en los tiempos de espera de una orden.
¿Tiene preguntas sobre ECM o Doxis4?
Con gusto lo asesoraremos personalmente acerca de estos temas. A través de nuestro formulario de contacto le enviaremos sin compromiso información sobre nuestros productos.