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Automatisez votre comptabilité en 6 étapes
À compter du 1er septembre 2026, l’entrée en vigueur de la facture électronique obligatoire obligera les entreprises à accepter les factures électroniques entrantes. Dans le cadre de leur stratégie de numérisation, elles doivent donc réfléchir à la meilleure manière d’optimiser leurs processus comptables. Dans la plupart des cas, cette optimisation passe par l’automatisation. Car les gisements d’économies sont considérables : plus de 90 % des opérations comptables sont récurrentes. Cet article vous explique comment automatiser votre comptabilité en six étapes, jusqu’à la comptabilisation automatique intégrale.
L’importance d’une comptabilité automatisée
En numérisant votre comptabilité, vous dites adieu à la paperasserie et, donc, à des processus inefficaces. Dans les environnements de travail décentralisés notamment, il devient de plus en plus important de migrer les processus comptables à forts volumes documentaires vers une plateforme numérique centralisée, généralement une gestion électronique des documents (GED).
Ce type d’outil intègre la comptabilité au sein d’une infrastructure numérique dans laquelle les logiciels sont interconnectés et communiquent entre eux. Les interconnexions avec d’autres systèmes IT, comme les ERP et les progiciels de gestion comptable, permettent de saisir automatiquement les factures, les rapprocher des commandes enregistrées dans l’application de gestion des achats et les comptabiliser, sans intervention manuelle de votre part.
En résumé : l’automatisation des processus sécurise, accélère et optimise les opérations comptables.
Facture électronique obligatoire : tout ce que vous devez savoir
Toutes les informations essentielles sur la facture électronique obligatoire et le traitement automatisé des factures électroniques.
Lire maintenantAutomatiser sa comptabilité fournisseurs en 6 étapes : mode d’emploi
À partir du 1er septembre 2026, l’application de la facture électronique obligatoire vous imposera de recevoir et de traiter les factures électroniques entrantes de vos créanciers, comme vos fournisseurs. Pour optimiser le traitement des factures, vous devez également automatiser votre comptabilité fournisseurs.
Étape 1 : automatiser la réception des factures
L’automatisation de la comptabilité commence dès la réception des factures. Doxis capture automatiquement les documents électroniques entrants en les classifiant. Concrètement, il identifie immédiatement qu’il s’agit d’une facture et les informations à extraire.
Étape 2 : saisir les données de facturation par IA
L’extraction des données constitue l’étape suivante du traitement des factures. Lors de cette opération, Doxis capture toutes les informations, indépendamment du document. En associant OCR et IA, il extrait également les informations des PDF scannés et les enregistre sous forme de métadonnées dans le système. Avantage : les métadonnées accélèrent la recherche d’informations dans les documents et la recherche de documents. Le numéro d’identification client vous permet, par exemple, de retrouver en quelques secondes toutes les factures émises jusqu’à présent par l’un de vos fournisseurs.
Étape 3 : vérifier les factures et les classer automatiquement
Pendant la vérification de la facture, Doxis contrôle formellement si elle remplit toutes les exigences minimales, par exemple si elle comporte les données obligatoires, comme un numéro de facture, une date d’émission et un numéro de TVA. Si des données importantes manquent, Doxis envoie automatiquement une alerte à un de vos collaborateurs pour qu’il procède à une vérification manuelle.
Si toutes les données de facturation sont correctes, Doxis poursuit avec la vérification de contenu : il vérifie si les différents postes de la facture sont correctement indiqués. Pour cela, il compare les données de la facture avec celles de la confirmation de commande. Ici aussi, la règle suivante s’applique : si les données concordent, l’automatisation se poursuit également. Sinon, un de vos collaborateurs vérifie manuellement. Là encore, Doxis l’aide en signalant les points critiques. Au final, si toutes les données sont correctes, vous pouvez mettre en place des circuits de traitement automatisés.
Étape 4 : valider les factures
Si un bon de livraison est disponible, vous pouvez même automatiser la validation des factures. Alternativement, Doxis déclenche automatiquement le processus de validation des factures. Pour cela, vous définissez au préalable des flux de travail individuels dans le système. Un responsable (ou plusieurs) se voit alors confier la tâche dans Doxis de vérifier et valider les factures.
Étape 5 : comptabiliser automatiquement les factures
Dans l’idéal, Doxis transmet la facture validée à votre progiciel de gestion comptable. Celui-ci la traite, puis la comptabilise. Vous pouvez, par exemple, intégrer Doxis à SAP sans rupture de médias.
Étape 6 : archiver les factures en toute conformité légale
Les factures comptabilisées sont inactives. Doxis conserve la facture reçue de manière inaltérable dans l’archive numérique pendant la durée d’application des délais de conservation légaux et vous rappelle automatiquement les échéances.
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Lire maintenantAvantages d’une comptabilité automatisée
Hé Doxi, quels sont les avantages d’une comptabilité automatisée ?
L’automatisation de la comptabilité est bénéfique à l’ensemble de l’entreprise. L’efficacité est au cœur de cette démarche.
Réduction de la charge de travail
Tout ce qui peut être automatisé représente une économie de coûts pour votre entreprise. Il s’agit parfois de coûts cachés, c’est-à-dire de coûts qui disparaissent grâce à l’accélération des processus. Car, au final, la technologie décharge surtout les salariés eux-mêmes. Ils s’épargnent des tâches récurrentes et peuvent ainsi se concentrer sur les objectifs essentiels non automatisables.
Possibilité de comptabilisation automatique intégrale
Théoriquement, les processus de traitement des factures entrantes peuvent être numérisés jusqu'à la comptabilisation automatique intégrale. Dans ce scénario, l’automatisation des processus financiers va si loin que le logiciel prend en charge toutes les opérations de traitement (réception des factures numériques, saisie des données, vérification, validation, comptabilisation et archivage) et qu’aucune autre intervention humaine n’est nécessaire dans ce cas.
La comptabilisation automatique intégrale est également possible dans Doxis. L’ensemble du traitement des factures entrantes est alors automatisé, sans aucune intervention humaine. Mais, comme beaucoup d’entreprises ne font pas entièrement confiance aux solutions 100 % logicielles, vous pouvez choisir librement le degré d’automatisation de Doxis.
Minimisation des erreurs comptables
La comptabilité automatisée vous redonne la maîtrise. Archiver les pièces justificatives, saisir les données de facturation, effectuer les virements, rapprocher les transactions : la comptabilité s’accompagne de nombreuses tâches. Celles-ci ne sont pas seulement chronophages, elles sont aussi sujettes aux erreurs lorsqu’elles sont effectuées à la main. Ainsi, des écritures sont parfois imputées au mauvais compte parce qu’un chiffre de l’IBAN a été mal reporté. Avec des outils et des systèmes automatisés, ces erreurs de transfert disparaissent.
Au final, automatisez votre comptabilité jusqu’à la comptabilisation automatique intégrale
En vue de l’arrivée prochaine de la facture électronique obligatoire, les entreprises sont bien avisées de numériser aussi leurs processus comptables. Comme d’autres processus métier constitués de nombreuses opérations récurrentes, la comptabilité se prête parfaitement à l’automatisation. Une solution moderne de traitement des factures peut aujourd’hui prendre automatiquement en charge de nombreuses activités sans difficulté, comme la saisie des données de facturation. Cela réduit la charge de travail des salariés et améliore la collaboration dans l’entreprise. Avec le logiciel Doxis, vous misez sur une solution à la fois efficace et intelligente.
