Gelangensbestätigung für Lieferungen in EU-Mitgliedstaaten

Wenn Sie als Unternehmen Waren in ein anderes EU-Land liefern, ist die Lieferung generell von der Umsatzsteuer befreit (§ 4 UstG). Eine wichtige Voraussetzung dafür ist, dass eine Gelangensbestätigung vorliegt. Die Anforderungen an die Bestätigung sind in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt. Der Beleg soll umsatzbefreite innergemeinschaftliche Lieferungen besser dokumentieren und Steuerbetrug vermeiden. Er kann in Papierform und elektronisch ausgestellt werden.

Was ist eine Gelangensbestätigung?

Die Gelangensbestätigung ist ein wichtiger Bestandteil des Purchase-to-Pay-Prozesses. Sie dient als Nachweis über die innergemeinschaftliche Lieferung. Damit ist die Warenlieferung zwischen EU-Mitgliedstaaten gemeint, beispielsweise wenn Sie als deutscher Lieferant* Bestellungen an Kunden in Frankreich oder Schweden versenden. Mit der Gelangensbescheinigung bestätigt der Abnehmer den Erhalt der Ware im EU-Ausland. Die Lieferung ist dann umsatzsteuerfrei.

Übrigens: Durch den Brexit ist das Vereinigte Königreich zum 31. Januar 2020 aus der EU ausgetreten und kein Mitglied des Gemeinschaftsgebiets mehr. Warenlieferungen nach Großbritannien zählen somit nicht mehr als innergemeinschaftliche Lieferungen, sondern als Ausfuhrlieferungen. Es gelten andere Voraussetzungen und Nachweispflichten für eine Umsatzsteuerfreiheit.

Innergemeinschaftliche Lieferung: Versendung oder Beförderung?

Eine Versendung liegt vor, wenn ein beauftragter Dritter, zum Beispiel ein Spediteur oder Kurierdienst, die Ware an das Bestimmungsland ausliefert. Transportiert der Lieferant oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung eigenständig in das übrige Gemeinschaftsgebiet, handelt es sich um eine Beförderung.

Holt der Abnehmer die Ware selbst ab, spricht man auch von einem „Abhol-Fall“. Ansonsten sind es sogenannte „Bring-Fälle“.

Die Art der Lieferung beziehungsweise die Transportverantwortung hat einen Einfluss darauf, ob alternativ zur Gelangensbestätigung auch andere Nachweispapiere möglich sind. Dazu später mehr.

Voraussetzungen für die Rechnung ohne Umsatzsteuer

Um eine Rechnung ohne Umsatzsteuer auszustellen, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

 

Sie liefern die Ware in einen anderen EU-Mitgliedstaat und können nachweisen, dass die Ware dort angekommen ist (z. B. durch eine Gelangensbestätigung).

Ihr Kunde ist wie Sie ein Unternehmer und hat eine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Der Kunde erwirbt die Ware für sein Unternehmen und versteuert den Erwerb. (Er kann die Erwerbssteuer wiederum als Vorsteuer absetzen, wenn er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.)

Nur wenn Sie als Lieferant diese Voraussetzungen nachweisen können, müssen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen.

Die Folgen fehlender Nachweise

Nachweise wie die Gelangensbestätigung für EU-Mitgliedstaaten sind beim Finanzamt einzureichen. Fehlen Nachweisbelege, setzt das Finanzamt eine Umsatzsteuer fest und Sie verlieren Ihre Steuerfreiheit. Das heißt, Sie müssen die Umsatzsteuer nachzahlen, was schnell zu einer teuren Angelegenheit werden kann.

Pflichtangaben der Gelangensbestätigung

Für die Gelangensbestätigung ist keine genaue Form
vorgeschrieben. Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Die Hauptsache ist, dass sie folgende Pflichtangaben enthält (§ 17b Absatz 2 Satz 1 Nummer 2):

  • Name und Anschrift des Abnehmers
  • Menge der gelieferten Ware und handelsübliche Bezeichnung
  • Ort und Monat des Erhalts des Liefergegenstands im EU-Ausland (bei Versendung oder Beförderung durch den Lieferanten)
  • Ort und Monat des Beförderungsendes im EU-Ausland (bei Selbsttransport durch den Abnehmer)
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung
  • Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten (ein Nachweis über die Vertretungsberechtigung ist erforderlich)

Es ist zudem sinnvoll, die Rechnungsnummer anzugeben. Das macht es leichter, die Bestätigung der richtigen Rechnung zuzuweisen.

Die Gelangensbestätigung ist auch als Sammelbestätigung möglich. Das heißt, Sie können Umsätze aus bis zu einem Quartal zusammenfassen und gesammelt bestätigen.

Muster für die Gelangensbestätigung finden Sie hier:

*Quelle IHK Lüneburg, Wolfsburg

Wer stellt die Gelangensbestätigung aus?

Grundsätzlich muss sich der Lieferant darum kümmern, dass der Abnehmer die Gelangensbestätigung ausstellt und ihm zuschickt. Sie können auch den Spediteur damit beauftragen, die Bestätigung vom Abnehmer entgegenzunehmen.

Um den Vorgang zu vereinfachen und zu beschleunigen sowie Fehler zu vermeiden, empfiehlt es sich, dass Sie dem Abnehmer ein vorausgefülltes Dokument zukommen lassen. Der Abnehmer ergänzt dann nur noch die fehlenden Angaben wie den Zeitpunkt des Warenerhalts, das Ausstellungsdatum und seine Unterschrift, bevor er das Dokument an Sie zurückschickt.

Gelangensbestätigung: Elektronisch oder in Papierform?

Die Gelangensbestätigung können Sie als Papierdokument und in elektronischer Form ausstellen. Die Unterschrift des Abnehmers holen Sie dann über einen elektronischen Signatur-Workflow ein.

Grundsätzlich ist bei der elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung, beispielsweise per E-Mail, aber keine Unterschrift notwendig. Dafür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Die Übermittlung beginnt im Verfügungsbereich des Abnehmers, was beispielsweise über den Headerabschnitt der Mail nachvollziehbar ist.
  • Es ist erkennbar, dass die Bestätigung vom Abnehmer stammt. Die E-Mail ist eindeutig einer berechtigten Person und dem jeweiligen Unternehmen zuordenbar. Dabei ist nicht relevant, ob die E-Mail-Adresse vorher bekannt war oder die Domain länderspezifische Merkmale enthält.

Die elektronisch erhaltene Gelangensbescheinigung können Sie für Steuerzwecke ebenso in gedruckter Form aufbewahren. Zusätzlich sollten Sie die E-Mail archivieren. Insgesamt gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

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Alternativen zur Gelangensbestätigung

Welche Belege es in der Logistik zum Nachweis von innergemeinschaftlichen Lieferungen braucht, ist in § 17a UStDV festgelegt. Bei „Abhol-Fällen“ ist immer eine Gelangensbestätigung erforderlich.

Bei „Bring-Fällen“ sind auch andere Belege möglich, darunter:

  • Versendungsbeleg als Nachweis, dass der Lieferant die Ware selbst befördert hat
  • Speditionsnachweise wie Frachtbriefe und Konnossements (Schiffsfrachtbriefe), die die Beförderung durch einen Spediteur nachweisen
  • Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters bei Postsendungen
  • Tracking-and-Tracing-Protokoll, das den Transport der Ware lückenlos dokumentiert
  • Spediteurbescheinigung, mit der der beauftragte Spediteur den Weg der gelieferten Ware belegt

Wichtig ist, dass die Belege die gleichen Informationen wie eine Gelangensbestätigung aufweisen:

  • Ausstellungsdatum
  • Name und Anschrift des befördernden Unternehmens
  • Name und Anschrift des Lieferanten und Auftraggebers
  • Menge der Lieferung und handelsübliche Bezeichnung
  • Empfänger und Bestimmungsort
  • Monat, in dem die Lieferung im EU-Ausland angekommen ist
  • Eine Versicherung/Bestätigung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, dass die Angaben in dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
  • Unterschrift des beauftragten Beförderers

Auch hier ist wieder die elektronische Form möglich. Es muss erkennbar sein, dass der Nachweis über die Lieferung vom beauftragten Unternehmen ausgeht. Idealerweise holen Sie sich zusätzlich die elektronische Unterschrift des Empfängers ein.

Digitale Gelangensbestätigung in Doxis

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie Doxis unterstützt Sie beim Workflow rund um die Gelangensbescheinigung. Bei jeder Lieferung ins EU-Ausland fordert das System automatisch eine Gelangensbestätigung an.

So funktioniert's:

  1. Sie legen das Muster der Gelangensbestätigung als Template in Doxis an.
  2. Bei jeder Lieferung hinterlegen Sie alle relevanten Informationen zur Lieferung wie Ware und Menge, Datum und Empfänger.
  3. Doxis füllt das Template automatisch mit den richtigen Inhalten. Der Gelangensnachweis wird direkt in der entsprechenden Kundenakte erstellt und abgelegt.
  4. Anschließend fordern Sie aus dem System heraus die digitale Unterschrift an. Dazu benötigen Sie lediglich die E-Mail-Adresse des Abnehmers.
  5. Der Abnehmer kann sofort auf das Dokument zugreifen und seine digitale Unterschrift setzen. Die Unterschrift und der Zeitstempel sind direkt am Dokument ersichtlich.
  6. Nach der Unterzeichnung archivieren Sie die Bestätigung digital und revisionssicher im DMS.

Über eine Schnittstelle greift Doxis im dritten Schritt auch automatisch auf die hinterlegten Informationen in Ihrem ERP-System zu. Da Doxis das Dokument von Anfang an in der richtigen Kundenakte anlegt, ist es jederzeit leicht auffindbar. Sollte der Gelangensnachweis für eine Lieferung fehlen, macht Sie das KI-gestützte System automatisch darauf aufmerksam. Nach dem gleichen Prinzip bearbeiten Sie auch andere Belege wie Speditionsnachweise.

Die Vorteile der eAkte

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Gelangensbestätigung mit SAP

Wenn Sie bereits SAP für den Prozess nutzen, ist Doxis die perfekte Ergänzung für ein übersichtliches und rechtssicheres digitales Archiv. Nachdem Sie die Gelangensbestätigung im ERP-System erstellt haben, legen Sie sie in der richtigen Kundenakte in Doxis ab und archivieren sie entsprechend aller geltenden Vorschriften. Über eine intelligente Schnittstelle können Sie das Dokument auch direkt aus SAP aufrufen und prüfen.

Doxis bringt Ihnen den großen Vorteil, dass die Gelangensbestätigung jederzeit leicht auffindbar und rechtssicher archiviert ist. Zudem haben Sie mit der Software immer den Überblick, ob Nachweise fehlen, und verhindern so kostspielige Fehler.

✓ Steuervorteile sichern

Weisen Sie Lieferungen ins EU-Ausland einfach nach und sparen Sie sich die Umsatzsteuer.

✓ Compliance leichter einhalten

Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen gemäß § 17a Abs. 2 UStDV mit Leichtigkeit durch automatisierte Workflows.

✓ Immer nachweisfähig sein

Archivieren Sie alle Gelangensbestätigungen revisionssicher und legen Sie die Belege jederzeit auf Knopfdruck vor.

Intelligente Gelangensbestätigung mit Doxis

Erkennen

Doxis erkennt direkt beim Erstellen einer Rechnung im ERP oder FiBu, ob eine Gelangensbestätigung notwendig ist.

Erzeugen

Waren- und Abnehmerinformationen ermittelt Doxis aus dem ERP und erzeugt damit automatisiert die Gelangensbestätigung.

Verschicken

Doxis verschickt die Gelangensbestätigung per E-Mail. Empfänger bestätigen Sie einfach mit einem Klick.

Archivieren

Alle Antworten archiviert Doxis revisionssicher zusammen mit den mit den dazugehörigen Lieferbelegen.

Doxis ist in 13 Sprachen verfügbar

Doxis zeichnet sich durch höchste Skalierbarkeit und eine mandantenfähige Architektur aus – die über Landes- und Sprachgrenzen hinaus genutzt und zentral administriert werden kann. Doxis steht in Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Türkisch, Chinesisch, Ungarisch, Niederländisch und Arabisch zur Verfügung. Damit können international tätige Unternehmen die Gelangensbestätigung EU-weit komfortabel umsetzen: alle Benutzeroberflächen und Metadaten in Doxis stehen dezentralen Standorten in der jeweiligen Landessprache zur Verfügung.

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Häufig gestellte Fragen zur Gelangensbestätigung

Was genau ist eine Gelangensbestätigung?
Die Gelangensbestätigung dient als Nachweis einer innergemeinschaftlichen Lieferung zwischen Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU). Sie enthält Pflichtangaben wie Name und Anschrift des Abnehmers, Menge des Liefergegenstands sowie Datum und Ort des Warenerhalts. Der Gelangensnachweis ist Voraussetzung, um die Lieferung von der Umsatzsteuer zu befreien.
Wer muss die Gelangensbestätigung erstellen?
Der Gelangensnachweis ist vom Lieferanten zu erbringen. In der Regel stellt er ein vorausgefülltes Dokument aus, das der Abnehmer bei Bedarf mit weiteren Informationen ergänzt und unterzeichnet.
Wann braucht man keine Gelangensbestätigung?
Eine Gelangensbestätigung ist nicht notwendig, wenn die Ware in Deutschland verbleibt oder in ein Drittland geliefert wird. Bei der Lieferung von Waren im übrigen Gemeinschaftsgebiet sind in vielen Fällen neben der Gelangensbestätigung auch andere Belege als Nachweis gültig, beispielsweise eine Spediteurbescheinigung.
Wo bekomme ich eine Gelangensbestätigung her?
Muster und Vorlagen für die Gelangensbestätigung gibt es unter anderem von der Industrie- und Handelskammer (IHK) und dem Bundesfinanzministerium (BMF). Im Internet finden Sie viele Templates zum Download, die Sie nutzen können. Die Form an sich ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, wichtig ist nur, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.

Wie können wir helfen?

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