El sistema de gestión documental captura los documentos procedentes de los distintos canales y sistemas de origen. Los documentos en papel se digitalizan a través de un workflow de escaneado y se transfieren a Doxis.

• Escaneado sencillo y por lotes de documentos en papel tanto centralizado como descentralizado
• Separación de documentos manual, por código de barras o por número de páginas
• Archivado automático en carpetas desde sistemas ERM, CRM, RR. HH. y otros

Doxis aprovecha la inteligencia artificial para extraer toda la información relevante del documento y archivarla como metadatos estructurados y localizables. Los procesos basados en IA permiten analizar y clasificar todo el documento de forma independiente, archivarlo en la carpeta electrónica correspondiente y asignarlo a la persona encargada del procesamiento posterior.

• Automatización basada en IA de los correos entrantes
• Extracción e indexación de metadatos de forma automática
• OCR y conversión a PDF/A
• Reconocimiento automático de formularios, limpieza y mejora de imágenes
• Inicio de procesos directamente a partir de la captura de la información
• Base para el procesamiento de correos electrónicos entrantes y facturas y el enrutamiento digital de documentos en toda la empresa.

Doxis encuentra a la persona apropiada para gestionar cada uno de los documentos, teniendo en cuenta también las normas sobre reasignación de tareas. Si se trata de una factura, por ejemplo, la dirige al Departamento de Finanzas para que se proceda a su revisión y verificación, mientras que en el caso de las solicitudes las envía directamente a los miembros del equipo de RR. HH. para que las evalúen.

Doxis documenta todos los pasos del proceso según las pautas de documentación procedimental de la empresa y sienta unas bases excepcionales para mejorar el cumplimiento legislativo.

• Réplica de todos los tipos de procesos de emisión, workflows de emisión multietapa y normas relacionadas con la delegación de tareas
• Definición automática de procesadores y mecanismos de escalado
• Simplificación de la documentación procedimental según los requisitos normativos vigentes
• Gestión automatizada de las versiones

Doxis archiva e inactiva el documento al finalizar el workflow. Una vez que pasa a estar inactivo, como ocurriría tras la contabilización en el caso de las facturas, ya no será posible modificar los documentos, los datos almacenados, la documentación ni las versiones. El acceso de solo lectura está disponible únicamente para usuarios autorizados. El documento se archiva a partir de un sistema apto para auditorías y en pleno cumplimiento de los requisitos legales.

• Períodos de retención flexibles gestionados de forma automática de acuerdo con los requisitos legales vigentes
• Múltiples retenciones asociadas a litigios y asuntos legales en caso de posibles contenciosos
• Archivado en el formato original y en formatos a largo plazo, como PDF/A
• Conservación y eliminación de documentos acordes al RGPD de la UE
• Gestión de registros de acuerdo con la norma ISO 16175-2

Los usuarios autorizados pueden localizar los documentos en cuestión de segundos, independientemente de que estos se encuentren activos o inactivos. Doxis ofrece una completa función de búsqueda empresarial similar a Google Search. El sistema rastrea documentos, metadatos y datos de sistemas integrados de terceros para recuperar información de forma óptima desde el sistema ERP o CRM.

• Búsqueda de texto completo
• Indexación de datos procedentes del ERP/CRM u otros sistemas de terceros
• Cumplimiento con el RGPD de la UE del proceso de búsqueda de documentos y restricciones de acceso