Impulsado por las últimas innovaciones en IA

Tu sistema de gestión documental
de última generación

  • Gestiona fácilmente grandes volúmenes de documentos
  • Reduce los tiempos de procesamiento e impulsa la productividad de tu empresa
  • Garantiza el cumplimiento con un software certificado

Descubre la verdadera eficiencia de la mano de un DMS basado en IA

Se acabaron los papeles, las carpetas flotantes, los datos adjuntos en correos electrónicos y los directorios. El DMS de Doxis te ayuda a recuperar el control de todos tus documentos gracias a una gestión digital completa de contratos, pedidos, facturas, documentos de RR. HH. y mucho más.

Encuentra fácilmente toda la información disponible en la empresa, acelera el proceso de toma de decisiones, evita la comisión de errores y promueve el éxito de tu compañía a largo plazo.

Perfeccionamiento de la productividad

Procesa y gestiona digitalmente todos los documentos. De este modo, reducirás los plazos de entrega, acelerarás las tomas de decisiones y evitarás errores que ocasionen gastos innecesarios.

Simplificación del cumplimiento

Invierte menos tiempo y esfuerzo en garantizar y documentar el cumplimiento legislativo para evitar posibles sanciones.

Un despliegue de recursos mejorado

Automatiza el archivado de documentos y los workflows de distribución para liberar recursos y dedicarlos a la provisión de servicios, el procesamiento de pedidos, etc.

Doxis para gestión documental

Piensa en todo el tiempo, dinero y estrés que te podrías haber ahorrado con un asistente personal... Pues bien, con Doxis conseguirás sacarte de encima toda la gestión documental. Si tienes un documento, Doxis te ayuda a comprenderlo. Además, puede crear procesos, analizar información y tomar decisiones basándose en los datos recogidos en tus documentos para ayudarte a agilizar tu trabajo diario, ¡con solo un clic! 

¿Quieres saber más sobre Doxis?

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evalúan a SER y Doxis

¿Qué ofrecen los sistemas de gestión documental?

Un sistema de gestión documental (DMS, por sus siglas en inglés) es mucho más que la réplica digital de tu sala de archivos. Haz clic aquí para obtener más información sobre cómo digitalizar los procesos de tu empresa con Doxis.

Las 5 funciones básicas de un sistema de gestión documental

Captura de documentos

El sistema de gestión documental captura los documentos procedentes de los distintos canales y sistemas de origen. Los documentos en papel se digitalizan a través de un workflow de escaneado y se transfieren a Doxis.

  • Escaneado sencillo y por lotes de documentos en papel tanto centralizado como descentralizado
  • Separación de documentos manual, por código de barras o por número de páginas
  • Archivado automático en carpetas desde sistemas ERM, CRM, RR. HH. y otros

The biggest advantage of the system is how it schedules tasks for us, and assigns and monitors retention and deletion deadlines. We used to do this by hand, which was incredibly time-consuming and prone to error.

Reconocimiento y comprensión de documentos

Doxis aprovecha la inteligencia artificial para extraer toda la información relevante del documento y archivarla como metadatos estructurados y localizables. Los procesos basados en IA permiten analizar y clasificar todo el documento de forma independiente, archivarlo en la carpeta electrónica correspondiente y asignarlo a la persona encargada del procesamiento posterior.

  • Automatización basada en IA de los correos entrantes
  • Extracción e indexación de metadatos de forma automática
  • OCR y conversión a PDF/A
  • Reconocimiento automático de formularios, limpieza y mejora de imágenes
  • Inicio de procesos directamente a partir de la captura de la información
  • Base para el procesamiento de correos electrónicos entrantes y facturas y el enrutamiento digital de documentos en toda la empresa.

I have quick access to all the important information. In the past, I had to pick up new mail three times a day at the team management office. I now receive it conveniently in my electronic mailbox. Such a great solution!

Trabajo en los documentos

Doxis encuentra a la persona apropiada para gestionar cada uno de los documentos, teniendo en cuenta también las normas sobre reasignación de tareas. Si se trata de una factura, por ejemplo, la dirige al Departamento de Finanzas para que se proceda a su revisión y verificación, mientras que en el caso de las solicitudes las envía directamente a los miembros del equipo de RR. HH. para que las evalúen.

Doxis documenta todos los pasos del proceso según las pautas de documentación procedimental de la empresa y sienta unas bases excepcionales para mejorar el cumplimiento legislativo.

  • Réplica de todos los tipos de procesos de emisión, workflows de emisión multietapa y normas relacionadas con la delegación de tareas
  • Definición automática de procesadores y mecanismos de escalado
  • Simplificación de la documentación procedimental según los requisitos normativos vigentes
  • Gestión automatizada de las versiones

The customers notice that our processing speed is higher due to the fact that we respond so much faster. We are now able to answer a customer inquiry within two days. This is technically feasible because of Doxis.

Archivado de documentos

Doxis archiva e inactiva el documento al finalizar el workflow. Una vez que pasa a estar inactivo, como ocurriría tras la contabilización en el caso de las facturas, ya no será posible modificar los documentos, los datos almacenados, la documentación ni las versiones. El acceso de solo lectura está disponible únicamente para usuarios autorizados. El documento se archiva a partir de un sistema apto para auditorías y en pleno cumplimiento de los requisitos legales.

  • Períodos de retención flexibles gestionados de forma automática de acuerdo con los requisitos legales vigentes
  • Múltiples retenciones asociadas a litigios y asuntos legales en caso de posibles contenciosos
  • Archivado en el formato original y en formatos a largo plazo, como PDF/A
  • Conservación y eliminación de documentos acordes al RGPD de la UE
  • Gestión de registros de acuerdo con la norma ISO 16175-2

All documents relevant to production are compiled in one efile where the user can search through them. This makes work so much easier.

Búsqueda de documentos

Los usuarios autorizados pueden localizar los documentos en cuestión de segundos, independientemente de que estos se encuentren activos o inactivos. Doxis ofrece una completa función de búsqueda empresarial similar a Google Search. El sistema rastrea documentos, metadatos y datos de sistemas integrados de terceros para recuperar información de forma óptima desde el sistema ERP o CRM.

  • Búsqueda de texto completo
  • Indexación de datos procedentes del ERP/CRM u otros sistemas de terceros
  • Cumplimiento con el RGPD de la UE del proceso de búsqueda de documentos y restricciones de acceso

Questions such as 'Which loan processes were in place on March 14, 2015?’ can be answered easily and immediately today using our ECM system.

Mejora la producción con un DMS

Búsqueda

Por palabras clave, texto completo o una combinación de ambos. Encuentra cualquier documento de tu empresa, esté donde esté. Ni siquiera necesitas el software original: ¡El DMS es compatible con 250 formatos de archivo!

Archivado

La gestión inteligente de la información del DMS de Doxis utiliza diálogos de archivo claros y asigna el contexto automáticamente para simplificar el archivado de nuevos documentos.

Procesamiento

Con los complementos de Doxis puedes ampliar las funciones del DMS, como buscar y archivar directamente en Microsoft Office y Outlook, IBM Notes, etc. Además, las plantillas te permiten crear nuevos documentos rápidamente.

Comentarios

Añade notas y comentarios digitales a los documentos sin modificar el archivo original. El DMS también incluye este tipo de información adicional en las búsquedas.

Control de las versiones

Doxis registra todos los cambios en los documentos mediante la gestión de versiones. De esta forma, podrás ver al instante la versión más reciente de un plan de proyecto, por ejemplo, o consultar versiones más antiguas en cualquier momento.

Estructuración

Las carpetas electrónicas de Doxis recopilan información en su contexto empresarial (contratos, pedidos, correos electrónicos o incluso procesos relacionados con un cliente o un proveedor).

Las 5 funciones básicas de unsistema de gestión documental

Captura

Captura de documentos

El sistema de gestión documental captura los documentos procedentes de los distintos canales y sistemas de origen. Los documentos en papel se digitalizan a través de un workflow de escaneado y se transfieren a Doxis.

  • Escaneado sencillo y por lotes de documentos en papel tanto centralizado como descentralizado
  • Separación de documentos manual, por código de barras o por número de páginas
  • Archivado automático en carpetas desde sistemas ERM, CRM, RR. HH. y otros
Reconocimiento y comprensión

Reconocimiento y comprensión de documentos

Doxis aprovecha la inteligencia artificial para extraer toda la información relevante del documento y archivarla como metadatos estructurados y localizables. Los procesos basados en IA permiten analizar y clasificar todo el documento de forma independiente, archivarlo en la carpeta electrónica correspondiente y asignarlo a la persona encargada del procesamiento posterior.

  • Automatización basada en IA de los correos entrantes
  • Extracción e indexación de metadatos de forma automática
  • OCR y conversión a PDF/A
  • Reconocimiento automático de formularios, limpieza y mejora de imágenes
  • Inicio de procesos directamente a partir de la captura de la información
  • Base para procesamiento de correos electrónicos entrantes y facturas y enrutamiento digital de documentos en toda la empresa
Procesamiento

Trabajo en los documentos

Doxis encuentra a la persona apropiada para gestionar cada uno de los documentos, teniendo en cuenta también las normas sobre reasignación de tareas. Si se trata de una factura, por ejemplo, la dirige al Departamento de Contabilidad para que se proceda a su revisión y verificación, mientras que en el caso de las solicitudes las envía directamente a los miembros del equipo de RR. HH. para que las evalúen.

Doxis documenta todos los pasos del proceso según las pautas de documentación procedimental de la empresa y sienta unas bases excepcionales para mejorar el cumplimiento legislativo.

  • Réplica de todos los tipos de procesos de emisión, workflows de emisión multietapa y normas relacionadas con la delegación de tareas
  • Definición automática de procesadores y mecanismos de escalado
  • Simplificación de la documentación procedimental según los requisitos normativos vigentes
  • Gestión automatizada de las versiones
Archivado

Archivado de documentos

Doxis archiva e inactiva el documento al finalizar el workflow. Una vez que pasa a estar inactivo, como ocurriría tras la contabilización en el caso de las facturas, ya no será posible modificar los documentos, los datos almacenados, la documentación ni las versiones. El acceso de solo lectura está disponible únicamente para usuarios autorizados. El documento se archiva a partir de un sistema apto para auditorías y en pleno cumplimiento de los requisitos legales.

  • Períodos de retención flexibles gestionados de forma automática de acuerdo con los requisitos legales vigentes
  • Múltiples retenciones asociadas a litigios y asuntos legales en caso de posibles contenciosos
  • Archivado en el formato original y en formatos a largo plazo, como PDF/A
  • Conservación y eliminación de documentos acordes al RGPD de la UE
  • Gestión de registros de acuerdo con la norma ISO 16175-2
Búsqueda

Búsqueda de documentos

Los usuarios autorizados pueden localizar los documentos en cuestión de segundos, independientemente de que estos se encuentren activos o inactivos. Doxis ofrece una completa función de búsqueda empresarial similar a Google Search. El sistema rastrea documentos, metadatos y datos de sistemas integrados de terceros para recuperar información de forma óptima desde el sistema ERP o CRM.

  • Búsqueda de texto completo
  • Indexación de datos procedentes del ERP/CRM u otros sistemas de terceros
  • Cumplimiento con el RGPD de la UE del proceso de búsqueda de documentos y restricciones de acceso

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Preguntas frecuentes sobre los sistemas de gestión documental (DMS)

¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es la administración de documentos electrónicos asistida por software durante todo el ciclo de vida de estos. Los sistemas de gestión documental forman parte de una plataforma de ECM más amplia y ayudan a centralizar la información.
¿Qué significan las siglas DMS?
DMS es el acrónimo en inglés para «sistema de gestión documental». Se trata de un software específicamente diseñado para capturar, gestionar, procesar y almacenar documentos.
¿Qué abarca exactamente la gestión documental?
Los DMS se encargan de gestionar todo el ciclo de vida del documento, desde la creación, el procesamiento y la edición hasta el archivado apto para auditorías y la eliminación una vez terminado el período de conservación correspondiente. Asimismo, los sistemas modernos ofrecen a los usuarios capacidades de automatización adicionales y otras funciones como asignación de tareas, opciones de autorización y aprendizaje automático.
¿Por qué son importantes los DMS?
Los documentos representan una parte fundamental de muchas empresas, por lo que es importante garantizar el cumplimiento de los requisitos legales e internos, como la recuperación rápida, el archivado apto para auditorías y el intercambio sencillo. Por tanto, los sistemas de almacenamiento de archivos convencionales no resultan suficientes y es necesario contar con una solución personalizada que integre workflows basados en las mejores prácticas.
¿Qué ventajas ofrecen los DMS?
Un DMS representa el vínculo de conexión entre distintos departamentos y ayuda a mejorar la colaboración en entornos digitales. De esta forma, las empresas pueden disfrutar de procesos basados en documentos más transparentes y rápidos que, además, cumplen con la normativa vigente al respecto. Los workflows definidos y la automatización de tareas individuales permite aprovechar todo el potencial de reducción de costes y mejora de la productividad que ofrece la herramienta.

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