Ein erheblicher Produktivitätskiller in großen Unternehmen und Konzernen sind Hindernisse in den betrieblichen Prozessen. In kleinen und mittelständischen Unternehmen hingegen lassen sich Hürden meist schneller auffinden und beseitigen. Außerdem können dort die Prozesse in den eingesetzten Standardsystemen in der Regel leicht angepasst werden.

Große Betriebe stehen vor ganz anderen Herausforderungen: Mehr Mitarbeiter*, mehr Daten und mehr Softwares führen naturgemäß zu komplexeren Prozessen, mehr Hürden sowie Fehlerquellen und erschweren zudem die Übersicht.

Mit unseren zehn Tipps können der gehobene Mittelstand, große Unternehmen und Konzerne ihre Produktivität signifikant steigern – abteilungs- und unternehmensweit.

Erst Durchlaufzeiten reduzieren, dann Produktivität steigern

In vielen Unternehmen ist die Digitalisierung in vollem Gange. Ein wichtiger Schritt, jedoch wird dabei häufig ein großer Fehler gemacht: Oft werden nur einzelne Prozesse oder Abteilungen digitalisiert - ein ganzheitliches Konzept gibt es aber nicht.

Ein Beispiel:

Sie haben Ihre HR-Abteilung komplett digitalisiert: Es gibt elektronische Gehaltsabrechnungen und Ihre Mitarbeiter bearbeiten ihre persönlichen Daten, Urlaubsanträge und Abwesenheiten einfach per Self-Service in der Personalmanagement-Software.

Währenddessen ist Ihr Posteingang noch vollständig papiergebunden. Die Post wird jeden Morgen manuell an die zuständigen Mitarbeiter verteilt, die selbst dafür verantwortlich sind, wie sie damit weiter verfahren. Eingegangene Rechnungen landen dann auf dem Schreibtisch der Buchhaltung, wo ein Mitarbeiter die Daten im Laufe des Tages ins Buchhaltungssystem eintippt und die Rechnungen in Ordner abheftet.

Das Problem:

Es fehlen Strukturen und einheitliche Workflows. Medienbrüche, also Wechsel des Mediums bei der Übertragung von Informationen (z. B. von der papiergebundenen Rechnung in das digitale Buchhaltungssystem), verursachen Hürden im Unternehmen, die die Produktivität ausbremsen.

Die Lösung:

Einer der wichtigsten Schritte, um die Produktivität zu steigern, ist, die Durchlaufzeiten zu reduzieren. Das bedeutet, Hindernisse, die zwischen den einzelnen Arbeitsprozessen entstehen, zu identifizieren und zu beseitigen.

Wie genau das geht, verraten wir Ihnen in den folgenden zehn Tipps.

Tipp 1: Inputmanagement automatisieren

Inputmanagement ist ein zentraler Teil des Enterprise Content Managements (ECM). Es geht darum, alle geschäftsrelevanten Daten digital zu erfassen, um sie für die Weiterverarbeitung im idealen Format bereitzustellen.

Ziel ist ein einheitlicher und automatischer Prozess, um eingehende Dokumente (und damit Informationen) schneller zu verarbeiten.

Dabei spielt es keine Rolle, ob die Informationen per Post, E-Mails, Telefon oder über ein Drittsystem in das Unternehmen gelangen. Jede Information muss einheitlich abgelegt, aufbereitet und qualitativ bewertet werden, bevor der passende Workflow angestoßen wird.

Produktivität steigern mit zentralem Dokumentenmanagement

Für Unternehmen heißt das, dass sie ein zentrales Informationsmanagement-System in Form eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) benötigen, das

• den Posteingang digitalisiert
• Bilddateien erfassen und auslesen kann (durch OCR-Texterkennung und KI), z. B. von einer eingescannten Rechnung
• Informationen und Dokumente richtig klassifizieren und bewerten kann (durch KI)
• Informationen durch eine API oder andere Schnittstelle aus Drittsystemen abholen kann bzw. zugewiesen bekommt
• Informationen qualitativ bewerten und zuordnen kann, z. B. die Rechnung einem Lieferanten zuordnet und automatisch in der richtigen Lieferantenakte ablegt
• automatisch Aufgaben und Workflows abhängig von der Information initiieren kann

Tipp 2: Medienbrüche und Bearbeitungsstaus vermeiden

Ist der Posteingang digitalisiert, ist ein erster großer Schritt zur Produktivitätssteigerung im Unternehmen getan. Oft kommt es dann aber zu weiteren Hürden und Medienbrüchen.

Ein Beispiel: Sie holen sich die Rechnung eines Lieferanten aus einem Drittsystem und müssen Informationen wie die Lieferantendaten, Rechnungsnummer und den Betrag wieder manuell in das eigene System übertragen. Das kostet Sie wertvolle Zeit und führt zu Bearbeitungsstaus.

Die Lösung: Sie arbeiten mit einem zentralen Enterprise Content Management System (ECM), das über Schnittstellen zu Drittsystemen verfügt. Damit sind alle benötigten Informationen direkt im eigenen System abrufbar und lassen sich sofort weiterverarbeiten.

Tipp 3: KI nutzen und wiederkehrende Aufgaben automatisieren

Sind die Informationen erst einmal im eigenen System hinterlegt, kann der eigentliche Geschäftsprozess beginnen. Das heißt, es müssen Aufgaben erstellt und den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen werden. Sobald ein Prozess immer gleich abläuft, lässt er sich durch ein entsprechendes System und mit Hilfe von KI leicht automatisieren.

Ein Beispiel: Ein Versicherungskunde meldet über eine Self-Service-App einen Schaden. Diese Information wird dann an das ECM weitergegeben und ein automatisierter Prozess gestartet:

• In der Kundenakte wird eine Schadensakte angelegt.
• Die Schadensnummer wird erstellt.
• Der Kunde erhält eine E-Mail mit der Schadensnummer und einer Eingangsbestätigung.
• Eine Aufgabe für den zuständigen Sachbearbeiter wird erstellt.
• Der Sachbearbeiter bearbeitet den Fall.

Der Vorteil: Der Kunde erhält schon innerhalb weniger Minuten die Schadensnummer und der Sachbearbeiter kann sich schnellstmöglich um die Bearbeitung des Schadenfalls kümmern.

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Bessere Leistung durch feste Workflows

Sind Geschäftsprozesse immer gleich, kann daraus ein fester Workflow mit festen Arbeitsschritten in einer festen Reihenfolge gebildet werden. Das System führt automatisch Aufgaben aus, erstellt Aufgaben und weist sie den passenden Mitarbeitern zu. Diese können dann direkt mit der Bearbeitung beginnen.

Wenn Sie die Dokumentenablage und -verteilung automatisieren, können Sie Ihre Ressourcen statt für lästige Routinearbeiten für die Auftragsbearbeitung und den Kundenservice einsetzen. Das verbessert neben der Produktivität und Leistung Ihrer Mitarbeiter auch das Ergebnis für die Kunden und erhöht somit langfristig die Kundenzufriedenheit. 

Tipp 4: Zeitmanagement verbessern

Ein gutes Zeitmanagement im Alltag ist das A und O, um die Produktivität zu erhöhen. Ziel ist es, dass Ihre Mitarbeiter ihre begrenzte Arbeitszeit sinnvoll nutzen und sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Auch hier helfen automatisch erstellte Workflows:

• Aufgaben lassen sich einfacher priorisieren und die Zeitfenster somit besser einplanen: Welche Aufgaben sind gerade am wichtigsten, welche brauchen am meisten Zeit?
• Ihre Mitarbeiter werden nicht mehr durch zeitraubendefressende Routinearbeiten von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten.
• Durch den regen Informationsfluss entfallen viele Meetings und Nachrichten.
• Dadurch erfahren die Mitarbeiter weniger Ablenkungen und können ihren Fokus auf anspruchsvolle Aufgaben richten.

Tipp 5: Informationssilos auflösen

Kaum etwas schränkt die Arbeitsproduktivität so stark ein wie Informationssilos. Informations- und Datensilos entstehen immer dann, wenn Informationen separat gespeichert werden, sei es von einzelnen Mitarbeitenden, Teams oder Abteilungen. Die Informationen sind dann für andere gar nicht oder nur eingeschränkt zugänglich.

Die Nachteile liegen auf der Hand:

• Die Zusammenarbeit ist gehemmt.
• Prozesse werden ausgebremst.
• Die Informationssuche ist erschwert.
• Das Risiko von Fehlern (z. B. durch unterschiedliche Versionen) steigt.
• Der Speicherplatz wird nicht effizient genutzt (z. B. durch Dubletten).

Auch Insellösungen, das heißt Dateiablagesysteme für einzelne Abteilungen, brechen lediglich Silos in bestimmten Bereichen auf. Für eine Steigerung der Produktivität im gesamten Unternehmen braucht es ganzheitliche Lösungen, zum Beispiel ein zentrales, KI-gestütztes Dokumentenmanagement-System.

Dieses weist Dokumente, die zusammenhängen oder zu einem Projekt gehören, automatisch passenden elektronischen Akten zu, zum Beispiel alle Rechnungen eines Lieferanten. So lassen sich die Daten sinnvoll miteinander verknüpfen und sind schneller auffindbar.

Tipp 6: Collaborative Workspaces schaffen

Kollaborieren statt kooperieren – so lautet die Devise für eine produktive Zusammenarbeit am Arbeitsplatz. Kollaboration heißt, Grenzen aufzuheben (Informationssilos aufzubrechen) und für Transparenz (klare, nachvollziehbare Prozesse) zu sorgen.

Die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen betrifft drei zentrale Aspekte:

• Kommunikation: Wie kommunizieren Sie miteinander?
• Projektmanagement: Wie organisieren Sie Projekte und Aufgaben?
• Ablage und Archivierung: Wie speichern Sie Informationen ?

Technische Lösungen wie ein Dokumentenmanagement-System helfen dabei, kollaborative Arbeitsplätze zu schaffen. Alle Teammitglieder haben jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen, können ihr Wissen übersichtlich ablegen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und ihre Projektzusammenarbeit über feste Workflows organisieren. Alle Prozesse sind zu jeder Zeit transparent.

Digital Workspaces können über die Grenzen von Abteilungen und sogar von Unternehmen hinweg errichtet werden. So verbessern Sie zum Beispiel auch die digitale Zusammenarbeit mit externen Partnern.

Tipp 7: Big Data unternehmensweit nutzen

Viele Unternehmen sammeln Tag für Tag Unmengen an Daten, doch nur die wenigsten werten diesen Schatz an Informationen richtig aus. Somit entgehen ihnen viele wertvolle Einblicke in ihr Unternehmen, die zum Beispiel Hürden und Verbesserungspotenziale aufzeigen.

Ein Beispiel: Als Versicherer analysieren Sie die Schadensakten all Ihrer Kunden. Dabei entdecken Sie, dass ein Schaden recht häufig auftritt und dessen Bearbeitung zudem besonders viel Zeit beansprucht (z. B. aus Recherchegründen). Damit haben Sie eine wichtige Problemstelle aufgedeckt, für die Sie nun konkrete Lösungen entwickeln können: Erstellen Sie für diesen speziellen Schaden eigene Workflows, um die Bearbeitung zu beschleunigen und die Arbeit für Ihre Mitarbeiter zu erleichtern.

Die Auswertung Ihrer Unternehmensdaten kann somit ein großer Hebel für die Arbeitsproduktivität sein.

Tipp 8: Mitarbeiter befragen und einbeziehen

Nutzen Sie auch die Daten Ihrer Mitarbeiter. Das heißt: Befragen Sie sie zu ihren Arbeitsabläufen, Gewohnheiten und den größten Produktivitätskillern, denen sie im Laufe ihres Arbeitstages begegnen.

Schauen Sie sich zudem in den unterschiedlichen Teams um: Was machen andere Abteilungen, um die Produktivität zu steigern? Welche Tools nutzen sie, wie sind ihre Prozesse aufgebaut? Lassen sich diese auch auf andere Teams oder sogar das gesamte Unternehmen ausweiten? Lernen Sie voneinander und nutzen Sie die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter.

Mitarbeiter bei der Implementierung mit ins Boot holen

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Implementierungsprozess mit ein, wenn Sie sich für ein neues Dokumentenmanagement-System wie Doxis entscheiden. Welche Features sollte das ideale System für Ihr Unternehmen mitbringen? Welche Workflows brauchen Ihre Mitarbeiter?

Prüfen Sie auch nach der Implementierung regelmäßig, wie Ihre Belegschaft das System nutzt und finden Sie durch Umfragen heraus, an welchen Stellen es noch Optimierungsbedarf gibt. Ob der Sachbearbeiter, der einen komplizierten Schadenfall betreut, der Personaler, der jeden Monat die Gehaltsabrechnung erstellt oder der Buchhalter, der jede Rechnung auf Herz und Nieren prüft – Ihre Mitarbeiter wissen am besten, was sie benötigen, um ihre Arbeitsproduktivität zu steigern.

Tipp 9: Prozesse vereinheitlichen

Ein wichtiger Tipp zum Schluss: Vereinheitlichen Sie die Prozesse! In großen Unternehmen wird das Thema Digitalisierung oft nur punktuell angegangen. Zum Beispiel krempelt ein neuer Abteilungsleiter die HR-Abteilung um und führt eine neue Software wie SAP SuccessFactors ein, um die Digitalisierung des Personalmanagements voranzutreiben. Die Buchhaltung hingegen hält immer noch an papiergebundenen Rechnungen fest.

Um nachhaltig die Produktivität im Unternehmen zu steigern, sind jedoch ganzheitliche Lösungen notwendig, die auch abteilungsübergreifende Prozesse im Blick haben.

Hey Doxi, hast du noch einen Extra-Tipp?

* Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird im Text das generische Maskulinum verwendet. Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.