Warum Digitalisieren? Diese Frage stellt sich eigentlich schon nicht mehr. Eher „Auf welchem Platz liegen wir im Rennen der Digitalisierung?“ Der Energiemarkt ist hart umkämpft; viele Versorger wollen Kunden von ihrem Angebot überzeugen und versuchen ihre Prozesse schlank und günstig zu halten. Ein wesentlicher Baustein zur Kundenzufriedenheit und auch zur Kostensenkung ist die Digitalisierung.

Die ersten Schritte sind bei Versorgern und Stadtwerken häufig schon gemacht. Verträge online abschließen, Kundenportale einrichten, Formulare im Web bereitstellen, Zählerstände elektronisch übermitteln – das sind digitale Services, die heute schon als selbstverständlich angesehen werden. Aber was ist mit den vielen, vielen anderen Prozessen, die zum Beispiel intern oder zusammen mit externen Partnern ablaufen?

Ein ECM-System, wie es Doxis ist, will kein führendes System für das Kundenmanagement sein und somit auch nicht solche Systeme ablösen. Aber es unterstützt solche Systeme und bietet Möglichkeiten für Bereiche, in denen noch keine Software für die Digitalisierung vorhanden ist.

Auch nach der Einführung eines ECM-Systems arbeiten die Sachbearbeiter immer noch mit ihren führenden ERP-, CRM- oder Vertragssystemen. Aber ohne Papier! – ohne Papierakten! – ohne Kopieren und Faxen! – ohne Suche nach dem aktuellen Lieferantenvertrag! – ohne „Outlook-Workflow“! – ohne Checklisten in Excel!

Gerade „Outlook-Workflows“ mit „Anne, mach mal bitte das…„ und „Frank, du musst bis zum 10.5. noch das tun…“ zeigen die Lücken der Digitalisierung und die Kreativität und die Not der Mitarbeiter, um diese Prozesse irgendwie zu digitalisieren. Denn Digitalisierung bedeutet nicht nur, einfach digital zu arbeiten – hier geht es im Wesentlichen darum, Prozesse zu verbessern, indem man das richtige Werkzeug benutzt.

Warum nutzen alle Mitarbeiter, egal in welcher Abteilung sie arbeiten, Excel zur Kalkulation? – Weil es das geeignete Werkzeug ist! Das ist auch die Idee eines ECM-Systems wie Doxis – ein Werkzeug zur Digitalisierung und zur Informationsbereitstellung; für alle Mitarbeiter, egal in welcher Abteilung!

Alle Dokumente aller Abteilungen werden einheitlich auf der einen Plattform gespeichert; dabei ist es völlig egal, welches Format diese Dateien oder Dokumente haben und ob das „Original“ mal in Papierform vorlag oder von „Geburt an“ ein digitales Objekt war. Die Ablage und Suche nach den Dokumenten funktioniert für alle Mitarbeiter identisch – so wie das Empfangen und Senden von E-Mails in Outlook von der Bedienung her in jeder Abteilung identisch ist.

Zusätzlich können die Mitarbeiter ihre Dokumente dann in elektronischen (!) Akten verwalten und Workflows zur Freigabe von Dokumenten nutzen – dazu erfahren Sie gleich mehr an einem Beispiel aus der Praxis.

Nein! Es gibt wirklich viele Prozesse in Unternehmen, die nur selten ablaufen und die dazu noch relativ unwichtig sind. Die wichtigen Kernprozesse sind heute häufig schon digital oder mindestens teilweise digital – zum Beispiel erfolgt eine Vertragsumstellung eines Kundenvertrages heute fast immer digital. Was häufig aber fehlt, ist die Möglichkeit, digital und schnell auf Kunden­kommunikation zuzugreifen, weil der Posteingangsprozess noch nicht vollständig digital ist. Das war jahrelang unkritisch, aber in Zeiten von Corona fehlt dem Sachbearbeiter im Homeoffice einfach die Möglichkeit schnell auf das Dokument zuzugreifen. Deswegen gilt: Wenn sie einen Prozess digitalisieren wollen, dann bitte auch den ganzen Prozess!

Der Netzanschluss-Prozess zeigt verschiedene Möglichkeiten, ein ECM-System zu nutzen und einen Prozess voll digital abzubilden (ohne „Outlook-Workflow“!):

1. Start des Netzanschlusses-Antrags-Workflows

Hier startet der Prozess – natürlich digital! Doxis integriert sich direkt in Ihre Webseite oder in Ihr Kundenportal. Von dort werden Dokumente nach Doxis übernommen, Anträge und Antragsdaten in den richtigen eAkten abgelegt und je nach Prozess auch direkt und automatisch ein entsprechender Workflow-Prozess gestartet.

2. Bearbeitung des Netzanschluss-Antrags-Workflows

Während der Bearbeitung des Netzanschluss-Antrags-Workflows werden alle erforderlichen Abteilungen und Personen in den Prozess miteinbezogen (ohne dass jemand manuell eine E-Mail schreiben muss). Alle Dokumente, die im Prozess anfallen werden im Workflowprozess mitgeführt und zusätzlich (für spätere Aufgaben) in einer elektronischen Netzanschlussakte hinterlegt.

Je nach Aufgabe nutzt der Mitarbeiter dafür einen anderen Doxis ECM-Client: Doxis winCube für den Sachbearbeiter und „Power-User“ im Office, der auch mal ein Dokument scannt. Doxis webCube für Mitarbeiter, die nur gelegentlich das ECM-System nutzen. Oder Doxis mobileCube für den Mitarbeiter, der vor Ort am Anschluß arbeitet. Mit Doxis mobileCube hat er die Möglichkeit über sein Tablet oder Handy auf alle Informationen des Prozesses zuzugreifen und kann sogar ad hoc neue Dokumente für den Innendienst hochladen oder Fotos von der Örtlichkeit in die Akte einstellen. Selbstverständlich kann er auch über den mobilen Client Workflow-Aufgaben sehen und direkt erledigen, sodass die nächste Aufgabe direkt abgearbeitet werden kann. D.h., es muss nicht mehr gewartet werden, bis der Mitarbeiter wieder im Office ist!

3. Zusammenarbeit mit Externen

Für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Partnern, wie zum Beispiel Bauunternehmen, steht der Doxis iRoom zur Verfügung. Hier können dem externen Partner gezielt bestimmte Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Der Bauunternehmer wird vom System informiert, wenn ihm neue Dokumente zur Verfügung gestellt werden oder ein Dokument überarbeitet wurde. Nach Abschluss der Baumaßnahme lädt der Bauunternehmer seine Dokumente direkt im Doxis iRoom hoch. Kein E-Mail-Ping-Pong mehr und keine Verirrungen mehr über „Was ist die aktuelle Version?“.

Weitere Möglichkeiten für die Nutzung eines ECM-Systems im Netzanschluss-Prozess:

• Nutzung einer elektronischen Kundenakte mit Schnittstelle zum führenden System, um alle Kundendaten und Kundendokumente auf einen Blick zu sehen und schnell auskunftsfähig zu sein
• Abbildung des Planungs- und/oder Beschaffungsprozesses im ECM-System, um jederzeit den Status der Beschaffung einsehen zu können und auch Monate später noch nachvollziehen zu können, wer was genehmigt hat
• Einsatz einer elektronischen Lieferantenakte
• Digitalisierung des Rechnungsprüfungsprozesses

Weitere Beispiele für den Einsatz von Doxis im Netzbetrieb:

• Dokumentation, z.B. durch revisionssichere Archivierung von Skizzenkarten, Fotos von Baumaßnahmen &Schäden
• eAkten für Stationen & Gebäude, (Bau-)Projektakten, Schadenakten, Vertragsakten, Schadenakten 
• Automatisierte Workflows für Freigabeprozesse, Projektgenehmigungen & Vergabeverfahren

Bei allen Kernprozessen sind natürlich automatisch viele weitere Abteilungen involviert: Das Personalwesen kümmert sich darum, das qualifizierte Fachkräfte eingestellt werden, der Fuhrpark beschafft die nötigen Dienstwagen, Arbeitsanweisungen müssen durch das Qualitätsmanagement bereitgestellt werden, beim Mieten von Gebäuden, dem Leasing von Fahrzeugen, bei Materiallieferungen etc. entstehen zahlreiche Verträge, für die es ein unternehmensweites Vertragsmanagement braucht. All die damit verbundenen Prozesse lassen sich ebenfalls mit Doxis digitalisieren – und zwar genau wie beim Netzanschlussprozess durchgehend auf derselben ECM-Plattform. Das erspart die Suche nach weiteren Systemen und deren Integration. Und alle Prozesse greifen sauber ineinander.