Capture de documents : premier pas vers la numérisation et la mise en conformité de vos processus

La capture de documents (document capture en anglais), également parfois appelée acquisition de documents ou acquisition documentaire, englobe la numérisation et le traitement automatisé des documents. Ce processus extrait les données des documents physiques ou numériques, les traite et les transfère vers des systèmes électroniques, comme un logiciel de gestion documentaire (GED) ou une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Objectif : structurer les données pertinentes pour accélérer leur mise à disposition et leur exploitation en aval.

Exemples pratiques de capture de documents

La capture documentaire couvre différents processus, selon le type de document et le cas d‘usage. Voici quelques exemples d’optimisation de la capture de documents et de leur traitement au sein de votre entreprise :

• Numérisation de documents papier : vous numérisez un contrat papier grâce à la technologie d’OCR (reconnaissance optique de caractères) pour le convertir en un fichier interrogeable et éditable.
• Capture structurée d’e-mails : vous transférez vos messages électroniques avec leurs pièces jointes dans votre GED pour y stocker les informations avec leur contexte et les intégrer dans des circuits de traitement.
• Automatisation du traitement des factures : vous capturez les factures électroniques entrantes directement dans votre ECM et stockez les données pertinentes (montant, date et fournisseur, par exemple) sous forme de métadonnées.

Doxi, quels sont les principaux défis de la capture documentaire ?

Malgré ces défis, la capture documentaire demeure incontournable pour les entreprises. Elle répond en effet à l‘un des objectifs stratégiques de toute organisation : optimiser les processus métier de bout en bout. Seule une dématérialisation complète des processus documentaires permet de capturer les documents dès leur réception. Ainsi, l‘ensemble des processus documentaires s‘exécute de manière centralisée et dématérialisée.

Garantir la disponibilité des données

Dans le domaine de l’Input Management (ou gestion des flux entrants), la capture documentaire assure la capture structurée des informations entrantes, leur classification et leur transfert direct dans les bons processus ou systèmes. Ces informations peuvent provenir de documents papier, de numérisations ou de formulaires électroniques. Lorsque les processus d’Input Management sont entièrement automatisés, vous évitez de perdre des données et assurer leur disponibilité immédiate et leur exploitation instantanée. Cette approche minimise les dark data.

Accélérer les processus

Dans les entreprises encore fortement dépendantes des documents papier, la capture documentaire facilite la numérisation et l’automatisation progressives des processus. Vous n‘avez alors plus besoin d‘archiver ou de transmettre manuellement vos contrats, factures, commandes ou autres justificatifs. Ces documents sont désormais stockés dans le système de manière structurée et traçable. Cette approche accélère les processus et facilite la collaboration.

Créer des processus fluides

La capture documentaire numérique intègre les informations directement dans l’ERP, la GED ou le logiciel de workflow. L’interconnexion de ces outils diminue les ruptures dans la circulation de l’information. Celle-ci peut alors être traitée et transmise automatiquement entre applications. Par exemple, vous réceptionnez les factures entrantes directement dans votre GED pour les saisir, les vérifier et les approuver. La comptabilisation s‘effectue ensuite dans votre ERP.

Favoriser le transfert de connaissances

Une capture documentaire structurée améliore également la gestion des connaissances en entreprise. Les informations importantes ne restent plus isolées dans des systèmes non interconnectés, puisque toutes les informations sont désormais centralisées. Cette centralisation accélère les recherches et sécurise les connaissances.

Assurer la conformité réglementaire

Les règles et automatisations enregistrées dans la GED contribuent à conserver les documents conformément au RGPD et à respecter les principales normes ISO. L‘essentiel est que la solution déployée soit techniquement conforme aux exigences respectives et que vous mettiez correctement en œuvre les processus correspondants. La capture documentaire numérique peut par exemple garantir la traçabilité du stockage des documents dans des systèmes inaltérables et leur protection contre tout accès non autorisé grâce à des droits d‘accès adaptés.

Pour capturer des documents, différentes approches sont possibles. Chaque méthode poursuit le même objectif : structurer les données documentaires, les rendre interrogeables et les convertir en données exploitables. Le choix du mode de capture dépend notamment du volume de documents et du niveau d‘automatisation souhaité. Alors qu‘un particulier peut numériser manuellement quelques factures, l’entreprise optimise son infrastructure informatique pour automatiser cette opération le plus possible.

Capture documentaire manuelle

Dans la capture documentaire manuelle, les collaborateurs transfèrent manuellement les documents dans un système. Autrement dit : ils saisissent les informations, numérisent les documents papier sous forme de fichier image ou téléchargent manuellement les fichiers numériques dans la GED.

• Avantage : le processus suffit pour de petites quantités de documents et ne réclame pas d’infrastructure technique complexe.
• Inconvénient : il est sujet aux erreurs, non évolutif et implique une charge de travail importante.

Numérisation fidèle et OCR

La numérisation fidèle permet de détruire légalement les documents papier après leur numérisation, le document numérisé remplaçant alors l’original. Pour le traitement ultérieur, vous pouvez faire appel à différentes technologies, notamment la technologie d’OCR (reconnaissance optique de caractères) qui rend les documents numérisés interrogeables et lisibles par machine grâce à la reconnaissance des formes.

1. Vous numérisez un document papier avant de l‘enregistrer dans un fichier image (PDF, PNG ou JPEG, par exemple).
2. La technologie d’OCR reconnaît les caractères, mots et structures présents dans l‘image et les convertit en texte lisible par ordinateur. Une couche textuelle est appliquée sur le document pour le rendre interrogeable et exploitable.
3. Le système lit cette couche, classifie les contenus et extrait les informations pertinentes.
4. Les informations traitées sont enregistrées de manière structurée dans la GED.

Capture de documents numérique et assistée par IA

Dans l‘idéal, vous ne recevez quasiment plus de documents papier. Dans ce cas, la capture documentaire s‘effectue en majeure partie de manière automatisée et assistée par IA. Les systèmes modernes tirent parti de l‘intelligence artificielle pour analyser, classifier et extraire les informations pertinentes des documents. Vous optimisez ainsi le traitement d’importantes volumétries de documents avec une grande précision et un minimum d’opérations manuelles.

Exemple de digitalisation du traitement des factures

Exemple : le traitement des factures Les factures entrantes sont automatiquement saisies et analysées par une IA. Elle reconnaît et extrait les informations pertinentes, comme le numéro de la facture, son montant et les coordonnées du fournisseur. Le logiciel compare ensuite la facture avec la commande ou le bon de livraison correspondant et vérifie si toutes les données concordent. Si tout concorde, la facture est validée pour comptabilisation. En cas d‘écarts, l’application peut automatiquement déclencher une vérification ou une validation par un salarié.

Avec Doxis, vous capturez vos documents papier et numériques avec rapidité, précision et en toute conformité. Voici comment :

1. Capture de documents papier

Vous numérisez vous-même vos lettres et autres documents papier ou confiez ce travail à un prestataire externe. Celui-ci prend alors en charge la capture conforme au RGPD de votre courrier entrant et transfère les documents sous forme de fichiers PDF dans Doxis.

La classification documentaire s’enclenche ensuite dans Doxis. Pour cela, la technologie d’OCR capture tous les contenus textuels et les convertit en texte lisible par machine. Doxis attribue une classification à chaque document à partir des textes qu’il contient. Par exemple, il reconnaît un contrat grâce à des mots-clés comme objet du contrat et contractant.

L’extraction des données par IA prend le relais. L‘IA extrait automatiquement toutes les informations pertinentes, comme les coordonnées et données des candidats, et les stocke sous forme de métadonnées structurées dans Doxis. L‘IA comprend la typologie du document et le classe dans le dossier électronique adéquat (le dossier du candidat, par exemple).

2. Capture automatique des documents numériques

Dans l‘idéal, vos processus documentaires sont déjà numérisés. Doxis capture alors les documents entièrement automatiquement. Vous pouvez facilement connecter Doxis à votre messagerie électronique, vos services en libre-service, votre ERP et votre CRM, car il intègre des interfaces, notamment pour SAP SuccessFactors et Salesforce. Doxis récupère alors automatiquement les documents entrants dans ces applicatifs tiers, par exemple dès qu’un candidat téléverse des documents dans le logiciel de gestion des candidatures.

À partir de là, deux possibilités :

1. Le document numérique est un fichier image : dans ce cas, les processus de classification documentaire et d‘extraction de données assistés par IA sont alors réitérés.
2. Le document numérique est un format électroniquement lisible assorti de données structurées (Factur-X pour les factures électroniques, par exemple) : Doxis transfère alors directement les données structurées dans le système.

Il enregistre ensuite une nouvelle fois automatiquement le document dans le dossier électronique adéquat (la facture électronique dans le dossier du fournisseur correspondant, par exemple).

Une capture de documents efficace forme le socle de la digitalisation et de l’automatisation des processus métier. Au lieu de traiter manuellement vos documents, vous pouvez centraliser toutes vos informations et les intégrer facilement dans vos solutions en place grâce à un logiciel de capture documentaire performant comme Doxis.

Les entreprises qui font de la capture documentaire automatisée de bout en bout un levier accélèrent l’accès à l’information, renforcent la collaboration et sécurisent l‘archivage de leurs documents stratégiques. Ainsi, leurs précieuses connaissances ne restent plus isolées dans certains services ou certaines applications, mais sont centralisées et accessibles à tout moment et de n’importe où.

FAQ sur la capture de documents