Daten, Dokumente und Prozesse auf einen Klick und im richtigen Kontext finden – für SAP-Anwender nicht ganz einfach. Ihre Archive, die lediglich transaktionsbegleitend Dokumente mit SAP verknüpfen, bieten kein durchgängiges Dokumentenmanagement für die vollständige Bearbeitung eines Geschäftsprozesses mit den dazugehörigen Dokumenten. Ein Enterprise Content Management System (ECM) ist hier der passende Partner an der Seite von SAP-Kunden für den 360-Grad-Blick auf Geschäftsprozesse.

Der Wunsch nach einem zentralen Informationszugang und die Automatisierung von Standardprozessen steht laut einer Marktforschungsstudie* an erster Stelle. Bedingt durch die digitale Transformation verändern sich Arbeitsweisen in Unternehmen. Dokumente sind als Informationen nur noch dann existent, wenn sie digitalisiert sind. Laufend kommen Business-Anwendungen hinzu, die neue Prozesse, Dokumente und Daten mitbringen, die gemanagt und vernetzt werden wollen.

Auf welchem Wegabschnitt beim Dokumentenmanagement im Zeitalter der Digitalisierung sehen sich SAP-Kunden, wie ordnen sie ihren Stand zum Informationszugang, zur Funktionalität ihres Dokumentenmanagements und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ein?

SAP ist ein offenes Ökosystem, das Transaktionen von strukturierten Daten schnell und effizient ausführt, steuert und analysiert. Wo man also strukturierte Daten zu Kunden, Lieferanten, Aufträgen und Bestellungen verarbeitet, ist SAP unverzichtbar. Aber nicht alle digitalen Herausforderungen und Anforderungen lassen sich allein mit SAP lösen, denn man bearbeitet einen Geschäftsprozess erst vollständig mit den dazugehörigen Dokumenten.

SAP-Systeme selbst verfügen nur über rudimentäre Funktionen für Dokumentenverwaltung und -archivierung; der SAP ArchiveLink legt allein mit technischen Indexdaten ab, es ist also keine fachliche Recherche von Dokumenten möglich.

Hinzu kommt, dass Daten und Dokumente in langjährig gewachsenen Informationssilos liegen. Sie stehen nicht als gebündelte Informationen in einem kompletten Kontext wie in einer eAkte zur Verfügung. Es gibt für alle Beteiligten keine Transparenz bei Versionierung, Annotationen, Ablage und Recherche. Ein revisionssicheres Archivieren der Dokumente ist mit SAP-Mitteln allein nicht umsetzbar.

So beklagen SAP-Anwender zurecht die fehlende Übersichtlichkeit und funktionale Einschränkungen bei der Verwaltung von unstrukturiertem Content, der aber in Form von Angeboten, Verträgen, Aufträgen, Schriftverkehr etc. immerhin über 80% der im Unternehmen vorhandenen Informationen ausmacht.

Suchanfragen führen zu lückenhaften Resultaten, da SAP-Anwender nur Suchergebnisse zu strukturierten Daten über Transaktionslisten erhalten – aber nicht zu den dazugehörigen unstrukturierten Dokumenten wie Verträge oder Korrespondenz. Daher geben SAP-Anwender an, dass sie bei ihrer täglichen Arbeit viele Informationen oft gar nicht (12,5 %) oder teilweise schwer (67,5 %) finden. Ohne das Einbeziehen unstrukturierter Daten können sie schlechter Entscheidungen treffen, Sachverhalte nicht umfassend klären und Vorgänge nicht abschließen. Das kostet Zeit und Geld und führt zu Compliance-Risiken. Die Servicequalität für Kunden und Lieferanten leidet und Mitarbeiter sind frustriert.

Ebenfalls auf der Liste der verbesserungswürdigen Funktionen: Workflows! 47,4 % der befragten Teilnehmer sind total unzufrieden und 42,1 % nur teilweise zufrieden, da viele Prozesse nicht durchgehend, abteilungsübergreifend oder sogar unternehmensübergreifend ablaufen. So wird das einfache und nachvollziehbare Organisieren von Vorgängen für betroffene Mitarbeiter erschwert.

Was SAP-Anwendern fehlt ist der 360-Grad-Blick auf alle zu einem Sachverhalt und Vorgang gehörenden Informationen in der SAP-Landschaft und auch über SAP-Grenzen hinweg, um Informationen schneller zu finden und weiter zu bearbeiten.

Unternehmen nutzen oft mehrere SAP-Module wie FI, HR, TM, SD oder MM für ihre unterschiedlichen Anwendungsbereiche. Jede Fachabteilung steht mit ihren Daten vom Selbstverständnis her für sich.

Ein ECM-System steuert wichtige Funktionen für das Dokumentenmanagement zur Ergänzung der SAP-Landschaft bei. Es vernetzt Anwendungsbereiche, macht Informationen jederzeit und überall verfügbar und gestaltet Prozesse und Zusammenarbeit durchgängig und ohne Medienbrüche.

Die Funktionen werden in die Oberfläche der SAP-Plattform integriert und gleichen die erwähnten Defizite unter einer Plattform aus. Wenn SAP und ECM nahtlos ineinandergreifen, erzielt man eine reibungslose und nachvollziehbare Abwicklung von kompletten Geschäftsprozessen.

Welches System jeweils das führende ist, bestimmt der abzubildende Prozess. Ein ECM-System ist flexibel und kann sowohl als unterstützendes als auch als führendes System eingesetzt werden.

Als führendes System stellt sich eine agile und skalierbare ECM-Plattform als zentrale Informationsplattform auf. Wo dokumentenbasierte Prozesse und die Dokumentationen der Geschäftsprozesse erforderlich sind, ist ECM generell als Ergänzung von SAP angesagt. Dies gilt fast immer aus Compliance-Gründen von der revisionssicheren Archivierung bis hin zur EU-DSGVO.

SAP-Kunden haben die Vorteile einer Integration erkannt und nutzen diese bereits in unterschiedlichen Graden, aber ein End-to-End Workflow auf den gesamten Geschäftsvorgang ist noch nicht sehr ausgeprägt. Die Dokument-/Datenarchivierung aus SAP ist dabei am weitesten fortgeschritten mit 35 %. ECM-Funktionen und Dokumentenanzeigen in SAP, SAP-Funktionen und -Daten im ECM sowie systemübergreifende Prozesse im SAP und ECM stehen noch relativ am Anfang – nur 12 – 15 % von SAP-Kunden haben diese Integration bereits vorgenommen. 25% geben an, dass sie noch gar keine Integration der Systeme haben, dies aber planen. Das Ziel Integration hat Fahrt aufgenommen, aber die SAP-Produktpolitik der letzten Jahre hat vielleicht den ein oder anderen SAP-Kunden verunsichert, sich für eine Integrationslösung zu entscheiden oder die Funktionalität auszubauen. Andere Umsetzungsprojekte standen bisher im Vordergrund. Dies mögen zum Teil die Gründe für die noch nicht erfolgten Integrationsschritte sein. Für eine ganzheitliche Sicht auf Dokumente und Prozesse ist aber ein passgenaues Zusammenspiel von SAP- und ECM-Funktionen notwendig.

Was kann ein ECM-System nun konkret zur Verbesserung der SAP-Performance für das durchgängige Dokumentenmanagement beitragen? Einen großen Platz in der SAP-Landschaft nimmt das Rechnungswesen ein, für das beispielhaft die Integration von ECM in SAP dargestellt wird.

Bei der Umfrage zu „Rechnungseingang mit SAP - Was bereitet Ihnen bei der Rechnungsverarbeitung die meisten Probleme?“ beklagten sich die meisten Befragten über den umständlichen und langwierigen Freigabeprozess, eng gefolgt von den hohen Kosten manueller Rechnungsbearbeitung und Skontoverlust.

Die ECM-Lösung Doxis der SER Group erspart viel Zeit beim Freigabeprozess und senkt die Kosten bei der manuellen Datenerfassung, indem es Mitarbeitern in der Buchhaltung alle relevanten Informationen bereitstellt. Sie finden E-Mails, Verträge, Rechnungen direkt im Kontext der SAP-Transaktion. Die umständliche Anlagenliste wird durch eine aussagekräftige Trefferliste mit Metadaten oder durch eAkten zum Vorgang ersetzt.

So erhalten die Mitarbeiter eine vollständige Transparenz über die Prozesse. Bei der manuellen Datenerfassung in der Buchhaltung vermeiden sie Fehler durch die automatisierte Rechnungslesung und Übergabe der Rechnungsdaten an das SAP-System. Die automatisierte Prüfung und Buchung von Rechnungen durch die SAP ERP-Integration erfüllt die Anforderungen zur tagesaktuellen Kreditorenbuchhaltung.

Das Unternehmen erhält eine fundierte Liquiditätsplanung und hat jederzeit den tagesaktuellen Überblick über die Verbindlichkeiten und Zahlungsziele der Kreditorenrechnungen. Es kann das Unternehmensergebnis durch die Skonto-Nutzung verbessern, weil die automatisierte Rechnungsverarbeitung innerhalb der Skontofristen erfolgt und so kein Skontoabzug verpasst wird.

Für den Fall der Fälle ist das Unternehmen auch fit für Betriebsprüfungen. Mit der Ablage buchungsrelevanter SAP-Daten und -Dokumente in ein auswertbares Archiv steht der Bereitstellung für den Betriebsprüfer nichts im Wege. Ein ECM-System ermöglicht die rechtskonforme digitale Archivierung aufbewahrungspflichtiger Daten und Dokumente im Geschäftskontext. Es speichert steuerrelevante Daten und Dokumente in auswertbarer Form und stellt sie für Betriebsprüfungen wieder zur Verfügung. ECM sorgt für die garantierte Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und gezieltes Löschen nach ihrem Ablauf. 

Wie verbindet man nun SAP und ECM?

SAP hat selbst den Bedarf einer engeren Verzahnung von SAP- und ECM-Systemen erkannt und ABAP-Entwicklern dafür einen Mechanismus zur Bearbeitung von Ereignissen zur Verfügung gestellt. In der ABAP-Programmierung lag aber auch die eigentliche Einstiegshürde, denn diese Spezialisten sind rar und meist chronisch überbeschäftigt. Mit einer SmartBridge for SAP als Konnektor für die Integration eines ECM-Systems und SAP können IT-Administratoren jetzt selbst die nötigen Änderungen im System vornehmen. Per Customizing in SAP definieren sie Regeln dafür, auf welche Ereignisse in SAP mit welchen ECM-Aktionen reagiert werden soll. So werden vielfältige Anwendungsfälle rund um das Anlegen von Akten und die Synchronisation von Stammdaten mit Akten ohne aufwändige Programmierung realisierbar.

Da sich personenbezogene Daten nicht nur in den strukturierten SAP-Datensätzen befinden, sondern auch in den Begleitdokumenten der Geschäftsfälle, reicht es nicht, SAP allein zu betrachten. Auch die transaktionsbezogenen, unstrukturierten Dokumente mit EU-DSGVO-relevanten Daten müssen identifiziert, entsprechend gekennzeichnet und auf Verlangen gesperrt oder gelöscht werden.

Wenn diese Dokumente in einem elektronischen Archiv als Bestandteil eines ECM-Systems aufbewahrt werden, können Unternehmen diese unstrukturierten Dokumente EU-DSGVO-gerecht verwalten. Für das Information Lifecycle Management (ILM) kann sich eine ILM-Lösung über eine zertifizierte Schnittstelle einfach ans SAP-System andocken und lässt so eine ganzheitliche EU-DSGVO-Lösung entstehen.

Im Wechselspiel steuern SAP und ECM effizient Ressourcen, managen Informationen und beziehen beliebige Netzwerke bis hin zu komplexen Business-Ökosystemen ein - das ideale Paar für ein intelligentes, vernetztes Unternehmen im digitalen Zeitalter.

* Studienrahmendaten: SER-Studie ECM Insights 2019; Befragungszeitraum Januar 2019 – Januar 2020; n = 1.843 CIOs, Prozessverantwortliche & IT-Leiter in Unternehmen mit über 100 Mio. € Umsatz, DACH-Region

Der Artikel erschien zuerst am 30.03.2020 in S@pport.