MIT DOXIS

Intelligentes Informationsmanagement

Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort im richtigen Kontext

Informationen effizient managen mit Doxis

Informationsflut im Griff

Nutzen Sie KI & Machine Learning, um Informationen in Ihrem Unternehmen automatisch finden, erschließen & bereitzustellen.

Intelligent automatisieren

Intelligentes Informationsmanagement bringt Informationen & Prozesse zusammen. So können Sie viele Abläufe automatisieren – sicher und jederzeit nachvollziehbar.

Informationen sicher teilen

Sie arbeiten eng zusammen mit Kollegen, Geschäftspartnern & Kunden? Doxis hilft Ihnen, Informationen sicher zu teilen und im Team zu bearbeiten.

Lassen Sie Ihre Informationen für sich arbeiten

Ihr Informationsmanagement soll intelligenter werden? Informationen sollen selbst dorthin finden, wo sie gebraucht werden? Prozesse informationsgesteuert automatisch ablaufen? Dann nutzen Sie Doxis, um Informationsquellen in Ihrem Unternehmen eigenständig zu durchsuchen - von Microsoft Outlook bis Salesforce, von SharePoint bis SAP. Doxis analysiert & klassifiziert Dokumente und Daten, legt sie mit Metadaten versehen ins Archiv und speist sie auto­matisch in Ihre Geschäftsprozesse ein. 

 

Vielfältig: individuelle Lösungen

Auf der Doxis-Plattform realisieren Sie mit den flexibel kombinierbaren ECM-, BPM- & Cognitive Services individuelle Lösungen für Ihr intelligentes Informationsmanagement.

Komfortabel: Push statt Pull

Sie brauchen nicht zu wissen, wo welche Information gespeichert ist. Doxis findet sie für Sie, speist sie in Ihre Geschäfts­prozesse ein und archiviert sie automatisch mit den passenden Metadaten.

Strukturiert: Informationschaos beseitigen

Führen Sie Informationen aus den verschiedensten Quellen automatisiert und strukturiert im Kontext zusammen. So wird jeder Vorgang transparent und nachvollziehbar.

Intelligent: analysieren lassen

Ziehen Sie Nutzen aus unstrukturierten Daten statt sie nur aufzu­be­wahren – ML-Verfahren erkennen Muster, finden relevante Inhalte, extrahieren Metadaten & helfen, Risiken aufzudecken.

 

Content Services

Die flexibel kombinierbaren Doxis Content Services sorgen dafür, dass Inhalte aller Art aufbewahrt, bearbeitet und geteilt werden – immer und überall.

Federation Service

Schaffen Sie einen zentralen, nahtlosen Zugang zu verlässlichen Informationen für alle Anwender – systemübergreifend und unabhängig vom Speicherort.

Cognitive Services

Cognitive Services bringen Künstliche Intelligenz & Machine Learning auf die Doxis-Plattform. Sie erschließen Informations­bestände & unterstützen die Prozessautomatisierung.

Inbound Processing

Intelligente Posteingangsverarbeitung über alle Eingangskanäle in einem einheitlichen Prozess – das ist die Basis für durchgängig digitale, automatisiert ablaufende Vorgänge.

Process Services

Doxis bringt mit ECM- und BPM-Technologien intelligentes Informationsmanagement & Geschäftsprozesse zusammen - für maximale Freiheit in der Prozessgestaltung.

Collaboration Services

Der sichere Weg für interne und externe User, um Informationen & Aufgaben auszutau­schen, im Team zusammenzuarbeiten und Projekte zu organisieren & abzustimmen.

Doxis – Vorteile für Unternehmen

Doxis strukturiert den Anteil an unstrukturierten Informationen in Unternehmen, der vom Marktforschungsunternehmen IDC auf 80 Prozent geschätzten wird, und ermöglicht die effiziente und effektive Nutzung aller Informationen. Dadurch lassen sich bis zu 30 Prozent der für Recherche- und Verwaltungsaufgaben benötigten Arbeitszeit einsparen. Durch Integration in bestehende Anwendungslandschaften (ERP, CRM, HR, CAD, PPS u.v.m.), die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit der Informationen und ein flexibles Prozessmanagement ist Doxis die perfekte Lösung für modernes Informationsmanagement.

Denn nur wer Informationen nutzt, statt sie bloß zu verwalten, ist zukunftsfähig. Diesen Return On Information (ROI) muss Informationstechnologie heute bieten — mit Doxis erzielen Sie ihn.

Doxis – Fähigkeiten und Stärken

  • ECM & BPM auf einer Technologie-Plattform für das Management von Dokumenten, Daten, Akten, Aufgaben und Prozessen
  • Auflösen von Medienbrüchen und Datensilos durch Zusammenführen von Informationen aus unterschiedlichsten Eingangskanälen und Systemen (Outlook, ERP, CRM, CAD, ERP u.v.m.) in einer Anwendung
  • Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Nachweispflichten durch eine nach ISO 16175, IDW PS 880 und den GoBD zertifizierte Software zur revisionssicheren Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente
  • Flexibilität und Ausbaufähigkeit der iECM-Suite bis hin zum unternehmensweiten Einsatz durch einen modularen Ansatz
  • Skalierbarkeit, Performance und Hochverfügbarkeit der Doxis iECM-Suite
  • Schneller Start durch vorkonfigurierte Business-Templates für Branchen oder spezielle Anwendungsszenarien.
  • Verfügbar in 12 Sprachen für global aufgestellte Unternehmen
  • Umfassende Auswertungen und Kennzahlen zu Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten, Dokumentvolumina, Systemauslastung etc.
  • Kosten- und Zeitersparnis durch verringerte Rechercheaufwände

Ziele und Aufgaben des Informationsmanagements

Hauptziel des Informationsmanagements ist die stetige Optimierung bezüglich eines effizienteren und effektiveren Umgangs mit Informationen. Die Aufgaben des Informationsmanagements reichen dabei von strategischen über operative bis hin zu administrativen Aufgaben.

Strategische Aufgaben

Information Governance ist ein ganzheitlicher Ansatz, um Informationen in Bezug auf das Unternehmen zu managen. Man implementiert dafür Prozesse, Rollen, Kontrollmechanismen und Metriken, um die Informationen als wertvolle Betriebsmittel zu behandeln. Zu den strategischen Aufgaben zählt die Planung, Überwachung und Steuerung der gesamten Informationsstruktur. In Unternehmen führen die auf dieser Ebene getroffenen Entscheidungen zu Vorgaben für die administrative und operative Ebene. Ein Beispiel hierfür ist die strategische Entscheidung der Unternehmensführung, Informationen von nun an mit einem Enterprise Content Management-System (ECM) zu verwalten.

Administrative Aufgaben

Während sich die strategischen Aufgaben größtenteils mit den Zielen und Strategien des Informationssystems im Gesamten befassen, fallen die Planung, Überwachung und Steuerung seiner einzelnen Komponenten, z.B. der Server, unter die administrativen Aufgaben. Auf der administrativen Ebene werden die Voraussetzungen für die Nutzung der Informationen (die operative Ebene) und die Sicherstellung des operativen Betriebs geschaffen. In diesem Beispiel sind das die Bereitstellung und Sicherung der technischen Infrastruktur und des Betriebs des ECM-Systems.

Operative Aufgaben

Die reine Ablage der Informationen in einem strukturierten System reicht nicht aus. Es müssen im zweiten Schritt Werkzeuge wie Suchmasken zur Verfügung stehen, über die die Informationen für die Mitarbeiter auffindbar und nutzbar werden. Die Recherche anhand der in der Ablage festgelegten Klassifizierungen, Strukturen oder des Kontextes ermöglichen zielgenaue Suchen und schnelles Finden der Informationen. Ein denkbarer Recherchevorgang ist beispielsweise die Suche nach Geschäftsvorgang (z.B. Bestellung), Dokumententyp (z.B. Rechnung), Eingangsdatum, Zugehörigkeit der Information, z.B. zu einer Abteilung.

Zukunftsfähiges Informationsmanagement

Zukunftsfähiges Informationsmanagement setzt auf moderne Software-Plattformen, die im Sinne einer konsolidierten IT-Anwendungslandschaft ECM, Business Process Management (BPM) und Lösungen für Collaboration vereinen. So decken sie die Anforderungen an das Management jeglicher im Unternehmen entstehender Informationen funktional und systemseitig ab, unabhängig von ihrem Ursprungssystem. Relevante Informationen stehen Mitarbeitern dadurch jederzeit zur Verfügung, lassen sich stets dem richtigen Kontext zuordnen sowie mit Prozessen verknüpfen. Im Sinne des Informationsmanagements können Unternehmen so Informationen effizient steuern, verwalten und bearbeiten, ob es sich dabei nun um Dokumente, Akten, Prozesse oder Daten handelt.

Die Informationstransparenz, die wir mit Doxis bereichsübergreifend in unseren Bauprojekten geschaffen haben, zeigt ihren Mehrwert in der täglichen Arbeit.

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Wir setzen uns mit Ihnen zusammen und zeigen Ihnen, wie Sie mit Doxis Intelligent Content Automation Dokumentenmanagement und digitale Prozesse so einfach und innovativ wie nie zuvor umsetzen können. Kontaktieren Sie uns noch heute!

Was ist die Summe aus 4 und 7?

Die häufigsten Fragen zu Informationsmanagement

Was ist Informationsmanagement?
Informationsmanagement beschreibt das Verwalten von geschäftsrelevanten Informationen eines Unternehmens, Organisation oder der öffentlichen Verwaltung. Genau wie bei einem Dokumentenmanagement-System begleitet eine entsprechende Software den Lebenszyklus einer Information durch Funktionen zur Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Archivierung.
Warum ist Informationsmanagement wichtig?
Jeder Geschäftsprozess basiert auf Informationen. Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit im richtigen Kontext sorgen für bessere betriebswirtschaftliche Entscheidungen, eine schnellere Reaktionszeit, eine optimale Zusammenarbeit und eine höhere Produktivität. Daher ist ein effizientes Informationsmanagement in jedem Unternehmen unerlässlich.
Wie unterstützt ein Informationsmanagement-System die Compliance?
Digitale Daten, Dokumente und Informationen unterliegen unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen. Personenbezogene Daten gehören besonders geschützt und steuerrelevante Unterlagen nach Aufbewahrungsfrist revisionssicher archiviert. Ein Enterprise Content Management System unterstützt mit einem revisionssicheren Archiv und weiteren unerlässlichen Funktionen zur Einhaltung sämtlicher gesetzlichen Anforderungen.
Wie unterstützt ein Informationsmanagement-System die Compliance?
Digitale Daten, Dokumente und Informationen unterliegen unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen. Personenbezogene Daten gehören besonders geschützt und steuerrelevante Unterlagen nach Aufbewahrungsfrist revisionssicher archiviert. Ein Enterprise Content Management System unterstützt mit einem revisionssicheren Archiv und weiteren unerlässlichen Funktionen zur Einhaltung sämtlicher gesetzlichen Anforderungen.

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