Ein digitaler Rechnungsworkflow ist neben dem digitalen Posteingang einer der wichtigsten Meilensteine auf dem Weg zum papierlosem Büro. Statt verpasster Skontoabzüge, langer Wartezeiten bei der Rechnungsprüfung oder Tippfehlern bei der Buchung setzt ein moderner Rechnungsworkflow auf Automatisierung und künstliche Intelligenz zur Prozessoptimierung.

Digitale Rechnungsworkflow in 6 Schritten

1. Rechnungseingang

Wer seinen Posteingang manuell bearbeitet, steht noch ganz am Anfang der Digitalisierung. Bitten Sie Ihre Lieferanten, Rechnungen nur noch digital zuzustellen und etablieren Sie Workflows zur Digitalisierung Ihres Posteingangs.

Idealerweise gehen bei Ihnen bereits sämtliche Rechnungen digital ein oder werden im Rahmen des Ersetzenden Scannens nach GoBD digitalisiert.

Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen

Die öffentliche Verwaltung in Deutschland ist nach der E-Rechnungsverordnung spätestens seit April 2020 zum Empfang von elektronischen Rechnungen (im speziellen XRechnungen) verpflichtet. Das wirkt sich auch auf Unternehmen aus. Denn diese sind im Umkehrschluss zum Versand von elektronischen Rechnungen an Behörden verpflichtet.  

2. Erfassung der Rechnungsdaten

Legen Sie die digitalen Rechnungen in Ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS) ab. Dort erfolgt mit Hilfe einer KI die Dokumentenklassifizierung und die Datenerfassung. Auch die Daten eingescannter Rechnungen werden erfasst. Die integrierte OCR-Software kann Rechnungsdaten von Bilddateien auslesen und strukturiert im DMS ablegen.

Die digitale Rechnungserfassung mit KI ersetzt das manuelle Abtippen der Rechnungsdaten ins Buchungssystem und löst damit eine der größten Fehlerquellen im Rechnungsworkflow auf.

3. Rechnungsprüfung

Die Datenerfassung übernimmt das System, die Rechnungsprüfung liegt wieder beim Mitarbeiter. Wie gewohnt erfolgt die formale und sachliche Prüfung der Rechnungsinhalte. Fehlende oder fehlerhafte Daten können direkt im System angepasst werden. Gibt es Fehler bei den Pflichtangaben, stößt der Mitarbeiter den Workflow zur Rechnungskorrektur durch den Lieferanten an.

Übrigens: Durch die Dokumentenklassifizierung und Datenerfassung kann das System die Rechnung automatisch in der richtigen elektronischen Akte ablegen. Die Rechnung wird beispielsweise in der richtigen Lieferantenakte ablegt, nachdem der Name des Lieferanten ausgelesen wurde.

4. Rechnungsfreigabe

Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung beginnt der Freigabeworkflow. Über vordefinierte und individuelle Workflows bekommt der zuständige Mitarbeiter automatisch eine Aufgabe zur Rechnungsfreigabe angelegt. Es können auch mehrere Mitarbeiter involviert sein, beispielsweise bei besonders hohen Beträgen. Je nach Workflow bekommen diese Mitarbeiter die Aufgabe zur Rechnungsfreigabe zeitgleich oder nacheinander angelegt.

Ist die Freigabe erfolgt, erhält wiederum der nächste Mitarbeiter die Aufgabe zur Rechnungsbuchung.

5. Buchung der Rechnung

Idealerweise bietet das DMS eine Schnittstelle zu Ihrem Buchungssystem. Dadurch vermeiden Sie einen Medienbruch und übertragen die Rechnungsdaten strukturiert an Ihr Drittsystem, wie SAP. Dort erfolgt dann die Buchung.

6. Revisionssichere Archivierung

Rechnungen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Nach Umsatzsteuergesetz (UstG) sind Unternehmen dazu verpflichtet, Rechnungen und Buchungsbelege 10 Jahre lang aufzubewahren. Setzen Sie daher auf ein digitales Archivsystem, das eine Langzeitarchivierung ermöglicht und gleichzeitig die strengen Vorschriften der GoBD an die Archivierung digitaler Dokumente erfüllt.

Der digitale Rechnungsworkflow endet erst mit dem automatischen Löschen der Rechnung.

Hey Doxi, wie welche Lösung bietet Doxis?