Situación de partida

8.500 médicos con su propio consultorio confían en Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen (PVS), el agente de liquidación con casi 90 años de experiencia, a la hora de facturar sus liquidaciones privadas. En 2008, PVS se planteó la creación de un nuevo archivo electrónico, ya que el sistema previo no era escalable y no se había desarrollado adecuadamente. La transferencia de datos antiguos durante la migración a un nuevo sistema suponía un desafío importante. El motivo: una conservación heterogénea, y en diversos formatos, de los datos en el sistema antiguo.

Las razones para elegir SER

• SER es un fabricante y desarrollador alemán capaz de suministrar todo lo necesario como proveedor
• PVS y SER elaboraron conjuntamente la especificación de requisitos, las definiciones de proceso y la descripción de detalles para la creación del sistema (descriptores, campos de índice), etc.

Solución

• Doxis4 con archivo, DMS, expedientes electrónicos, bandejas de correo, workflow, Capture, SmartOfficePlus
• Manual QM (proyecto actual)

Integración

Aplicaciones propias de PVS: KID: escritorio de información de clientes (aplicación de intranet) y una aplicación de búsqueda para visualizar las actividades en curso (OPD). 2014: Integración de Microsoft Office

Volumen de documentos

• Número total de expedientes electrónicos: más de 11 millones (11.126.583 expedientes de caso, 22.462 expedientes de cliente)
• Número total de documentos: en torno a 15,5 millones (13,1 millones de documentos en expedientes de caso, 2,4 millones en expedientes de cliente), volumen total de almacenamiento: aprox. 14 terabytes

Usuarios

300 usuarios

Aplicación

2008: Implementación de los sistemas SER y migración de los datos antiguos. Hoy en día, los expedientes de caso y cliente se gestionan y procesan de forma completamente electrónica gracias al archivo de seguridad funcional y alta disponibilidad, la gestión de expedientes más moderna (expedientes electrónicos) y el procesamiento de bandejas de correo. El correo entrante escaneado con Doxis4 Capture se asigna a los expedientes electrónicos y se reenvía a las bandejas de correo electrónico de más de 300 empleados. En las cubiertas de expediente se muestra información de los sistemas existentes, en los expedientes de caso, p. ej., datos de pacientes y destinatarios de facturas, así como información de estado. En los expedientes de cliente, el número de cliente, la dirección, la fecha de alta, así como información sobre el historial de expediente. 2014: Integración de Microsoft con SmartOffice Plus

Ventajas

• Archivado transparente de documentos en expedientes electrónicos que mejora la vista general de los clientes y casos
• El formato de archivo unificado (PDF) para documentos archivados se puede utilizar directamente después de la exportación en otros sistemas o para su envío
• Toda la jerarquía de expedientes, estructura de carpetas, tipos de documento y documentos individuales está diseñada a medida de PVS y sirve de ayuda a los usuarios
• Punto fuerte de la aplicación de SER: opciones flexibles de diseño que pueden ilustrar muy bien el entorno de organización de los servicios de PVS.