¿Qué es ECM / Enterprise Content Management?

Gestión de contenido empresarial o ECM

El término gestión de contenido empresarial o Enterprise content management (ECM) es un concepto que engloba la combinación de estrategias, procedimientos y métodos con la finalidad de gestionar de forma central la información de la empresa. El término surgió a finales de 1990 en Estados Unidos a partir de los sistemas de gestión documental y archivos electrónicos (DMS). Mientras que los Document Management System (DMS) y los sistemas de archivos se centran administrar y almacenar documentos electrónicos en una base de datos, el ECM aúna varias tecnologías y métodos de trabajo: digitalización, control de calidad, archivado, distribución y muchos más.  

ECM - Conceptos principales

Capture: Captura y registro de información

La gestión de contenido empresarial une el mundo digital con el analógico. Información y datos provenientes de diferentes canales (ya sea por fax, correo convencional o electrónico, EDI, PDF + XML / ZUGFeRD) pueden registrarse y administrarse en su totalidad sin problema alguno. Es así, como los períodos de espera y transporte de datos desaparecen y toda la información se encuentra a disposición de la empresa, libre de interferencias y directamente después de su recepción.

Manage: Gestión, procesamiento, edición y uso de información

La gestión de contenido empresarial conecta la información con tareas, procedimientos y aplicaciones. Con un ECM las empresas “manejan” (crean, controlan, sincronizan y supervisan) toda la información relevante que queda a disposición de los procesos organizacionales sin interferencias para su debido procesamiento.

Store: Almacenaje de información

Un ECM ofrece una fuente de información para toda la empresa. Todos los datos y archivos se encuentran disponibles para los diferentes niveles de la organización en un repositorio de contenido, posibilitando el acceso en todo momento y desde cualquier ubicación, de manera consistente, fiable y segura.

Preserve: Archivado a largo plazo de acuerdo a garantías técnicas y de trazabilidad

La gestión de contenido empresarial almacena información por largos períodos de tiempo. Con un ECM las empresas pueden archivar toda la información que estén obligados a conservar, ya sea por motivos legales, internos de la organización o por conformidad con las garantías técnicas y de trazabilidad exigidas por la normativa de su actividad empresarial.

Deliver: Distribución de la información

La gestión de contenido empresarial se ocupa de ofrecer a las empresas la información correcta en el momento, lugar, contexto técnico y proceso empresarial adecuados. Los usuarios pueden acceder a información relevante y modificarla desde un vasto número de terminales como por ejemplo ordenadores de sobremesa o portátiles, tablets y Smartphones. Esto posibilita que usted, sus proveedores y sus clientes puedan trabajar contando con información al día.

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Gestión de contenido empresarial: potencial de valor añadido para organizaciones

El ámbito de aplicación y el potencial de valor añadido de la gestión de contenido empresarial se puede describir a partir de las 5 “C”: Content (contenido), Compliance (cumplimiento o conformidad), Collaboration (colaboración), Consolidation (consolidación) y Continuity (continuidad)

Content – Contenido

La utilidad central de una solución moderna de ECM se ocupa del manejo eficaz y eficiente de los contenidos e informaciones de toda la empresa. Una vez que el contenido sea utilizado en los procesos empresariales, contribuirá a alcanzar los objetivos de la empresa.

Compliance - Cumplimiento

Los requerimientos a los que las empresas deben hacer frente a la hora de archivar documentos gestionar informaciones, son enormes y precisan de un sinnúmero de medidas - tanto procesuales como tecnológicas. Una solución moderna de gestión de contenido empresarial facilita el cumplimiento de las normativas vigentes.

Collaboration - Colaboración

La gestión de contenido empresarial o ECM contribuye a mejorar la colaboración entre empleados y también la cooperación con proveedores y socios. Al proveer una solución central de gestión de contenido junto con soporte digital para los flujos de trabajo, posibilita el trabajo conjunto: por ejemplo, en la edición de documentos.

Consolidation - Consolidación

El número de aplicaciones informáticas aumenta cada año exigen de las empresas cada vez más recursos. Un sistema moderno ECM puede unir une la gestión de contenido en una sola plataforma tecnológica, posibilitando la reducción de la complejidad.

Continuity - Continuidad

Un ECM garantiza a largo plazo la seguridad del conocimiento de la organización. La información es captada durante todo su ciclo de vida y queda disponible a todo momento. Con ayuda de conceptos de autorización y de tecnologías de almacenamiento seguras que imposibilitan la modificación del documento, las empresas pueden protegerse de la pérdida de datos y cuentan con una protección contra el acceso no autorizado a la información.

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¿Quiere sabes más sobre la definición de ECM?

Significado de las siglas ECM

Enterprise – aplicaciones para toda la organización
La letra „E“ de ECM proviene de „Enterprise“ y hace referencia a “empresarial”, abarcando todos los aspectos y departamentos de una organización independientemente de su tamaño o sector en el que se desarrolle. El ECM une el entorno corporativo y sus diferentes idiomas, interconecta las cooperaciones basadas en información y contribuye a la generación de un valor añadido a las actividades de la empresa. Trabajadores de diferentes áreas, socios y proveedores poseen acceso a los procesos empresariales, las tareas y la información más relevante desde diferentes lugares y localizaciones en el mundo.

Content (contenido) – información y todo tipo de formatos
“Content” se refiere a cualquier tipo de archivo multimedia y a los diferentes formatos y/o soportes de información como documentos, datos, tareas, procedimientos y procesos. El ECM abarca todos los datos, ya sean estos estructurados (como asientos contables) o desestructurados (documentos y correos electrónicos, por ejemplo). Independientemente de su fuente y formato, estos archivos son agrupados evitando redundancias y quedando a disposición del usuario a todas horas.

Management (gestión) – registrar, administrar, procesar, etc.
“Management” significa registrar todo tipo de información relevante, administrarla de manera estructurada en un contexto empresarial, procesarla, editarla y archivarla, cumpliendo con las garantías técnicas y de trazabilidad exigidas por la normativa vigente. El ECM importa todo tipo de datos e información en una sala digital de información o espacio digital de trabajo, y la pone a disposición en el contexto pertinente de manera consistente, fiable y segura. De esta manera, la información siempre se encuentra en el momento, lugar y en la calidad adecuados.

Las ventajas de la technología de gestión de contenido empresarial Doxis4

Beneficios del archivo electrónico

  • Protección y archivado a largo plazo de la información de la empresa
  • Desprendimiento de los caóticos directorios de datos y archivos
  • Gestión integral de información estructurada y desestructurada durante sus diferentes ciclos de vida
  • Detección rápida de la información por medio de diferentes métodos de búsqueda que exploran la base de datos en su totalidad
  • Cumplimiento de todos los requisitos legales y normativos a través de garantías técnicas y de trazabilidad (Certificación IDW PS 880 y GoBD)

Ventajas de las funciones de gestión documental (DMS)

  • Prevención de la existencia de archivos duplicados gracias a la gestión de versiones, a las funciones de check-in y check-out de los documentos.
  • Reducción de los plazos de espera y transporte de documentos
  • Disminución de los tiempos de búsqueda gracias a la función de Enterprise Search
  • Mayor transparencia.

Ventajas de trabajar con expedientes electronicos gracias a ECM

  • Información completa y sin interferencias en contexto de proyectos y procesos
  • Acceso a la información de manera eficiente y segura, desde diferente ubicaciones.
  • Disminución de los tiempos de búsqueda gracias a la función de Enterprise Search
  • Transparencia y seguridad: Definir con precisión quienes estarán autorizados a acceder a determinados expedientes o actas, procedimientos y documentos y quienes no.

Beneficios de ECM para la gestión de procesos

  • Toda la información pertinente se encuentra a disposición durante el proceso de negocio.
  • Pueden automatizar los procesos en su totalidad y/o combinarlos con algunos procesos más flexibles y adaptativos
  • Capacidad rápida de reacción ante cambios en los procesos
  • El conocimiento derivado de los procesos puede reproducirse y volver a utilizarse

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