Gestión de contenido empresarial o ECM

El término gestión de contenido empresarial o Enterprise content management (ECM) es un concepto que engloba la combinación de estrategias, procedimientos y métodos con la finalidad de gestionar de forma central la información de la empresa. El término surgió a finales de 1990 en Estados Unidos a partir de los sistemas de gestión documental y archivos electrónicos (DMS). Mientras que los Document Management System (DMS) y los sistemas de archivos se centran administrar y almacenar documentos electrónicos en una base de datos, el ECM aúna varias tecnologías y métodos de trabajo: digitalización, control de calidad, archivado, distribución y muchos más.  

Significado de las siglas ECM

Enterprise – aplicaciones para toda la organización
La letra „E“ de ECM proviene de „Enterprise“ y hace referencia a “empresarial”, abarcando todos los aspectos y departamentos de una organización independientemente de su tamaño o sector en el que se desarrolle. El ECM une el entorno corporativo y sus diferentes idiomas, interconecta las cooperaciones basadas en información y contribuye a la generación de un valor añadido a las actividades de la empresa. Trabajadores de diferentes áreas, socios y proveedores poseen acceso a los procesos empresariales, las tareas y la información más relevante desde diferentes lugares y localizaciones en el mundo.

Content (contenido) – información y todo tipo de formatos
“Content” se refiere a cualquier tipo de archivo multimedia y a los diferentes formatos y/o soportes de información como documentos, datos, tareas, procedimientos y procesos. El ECM abarca todos los datos, ya sean estos estructurados (como asientos contables) o desestructurados (documentos y correos electrónicos, por ejemplo). Independientemente de su fuente y formato, estos archivos son agrupados evitando redundancias y quedando a disposición del usuario a todas horas.

Management (gestión) – registrar, administrar, procesar, etc.
“Management” significa registrar todo tipo de información relevante, administrarla de manera estructurada en un contexto empresarial, procesarla, editarla y archivarla, cumpliendo con las garantías técnicas y de trazabilidad exigidas por la normativa vigente. El ECM importa todo tipo de datos e información en una sala digital de información o espacio digital de trabajo, y la pone a disposición en el contexto pertinente de manera consistente, fiable y segura. De esta manera, la información siempre se encuentra en el momento, lugar y en la calidad adecuados.