Cómo funciona el archivo electrónico

Qué es un archivo digital o electrónico - Un resumen:

El archivo electrónico es uno de los componentes básicos de un sistema de gestión de contenido empresarial o ECM. En un archivo digital o electrónico los documentos son almacenados de manera segura de acuerdo a las garantías técnicas y de trazabilidad, quedando a disposición del usuario de manera permanente e inalterable. Con tan sólo un clic usted puede acceder a documentos digitales en cuestión de segundos independientemente de su ubicación. Tiempos de acceso más rápidos y la posibilidad de almacenar los documentos cumpliendo con los plazos de trazabilidad de manera más ecológica, hacen del archivo electrónico una pieza fundamental para cualquier empresa.

Ventajas del archivo electrónico

Acceso rápido a la información – desde diferentes lugares y dispositivos

Mayor seguridad de acuerdo a las garantías técnicas vigentes

Trazabilidad de cada detalle de la gestión gracias a la documentación y al sistema de registros

Derechos de acceso de acuerdo a las áreas de trabajo y tipo de documentos

Evita archivos duplicados y datos redundantes

Ahorra costes relacionados con el almacenamiento físico de los documentos (alquiler, manipulación)

Ventajas de Doxis como archivo electrónico

Fácil búsqueda

Combine criterios de indexación y use la función búsqueda de texto completo para acceder a los archivos en cuestión de segundos desde cualquier lugar.

Transparencia y fiabilidad

Almacene archivos digitales de manera permanente e inalterable de acuerdo a las garantías técnicas y de trazabilidad vigentes.

Consolidación

Integre Doxis con otros sistemas como SAP, Microsoft, Salesforce etc y evite así el almacenamiento en base de datos diferentes.

Uso óptimo de recursos

Archive los documentos según el ciclo de vida en que se encuentre (Lifecycle Management) de manera que pueda utilizar los recursos de manera óptima y más eficiente posible.

Transparencia en cada detalle

Usando los protocolos de cada uno de los procedimientos, las versiones de cada archivo y el sistema de registro, garantiza la trazabilidad de todos los documentos

Versatilidad

Gestione y almacene cualquier tipo de información, ya se encuentren en formato digital o puedan ser transformados en tal, documentos, correos electrónicos, imágenes, objetos multimedia o flujos de datos de otros sistemas.

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Guía sobre el archivo electrónico

Además de documentos digitales ya existentes, que llegan por ejemplo a la empresa por medio del correo electrónico o que son creados desde un principio formato digital, también se pueden archivar de manera electrónica documentos con soporte físico, en formato papel, digitalizándolos por medio de un escáner. Toda la información almacenada en estos documentos digitalizados, independiente del cual sea la cantidad y el tamaño de los mismos, quedará a disposición de los usuarios en formato digital de manera permanente – siempre que tengan derechos de acceso.

Veamos de nuevo las ventajas principales del archivado electrónico más detalladamente:

Almacenamiento seguro de documentos de acuerdo a las garantías técnicas vigentes

Los archivos electrónicos de Doxis cumplen con cada uno de los requisitos para el almacenamiento de documentos de acuerdo a las garantías técnicas vigentes y su posterior búsqueda en la base de datos electrónica. A partir de su archivado en el archivo electrónico, los documentos quedan a disposición del usuario a largo plazo. Un sistema que almacene los documentos en un archivo electrónico de acuerdo a las garantías técnicas y de trazabilidad vigentes, debe cumplir con varios requisitos, entre ellos, que la información sea encontrada rápidamente, que se puedan rastrear cada uno de los pasos de la gestión y administración de los documentos desde el momento de su ingreso al sistema, y que los mismos permanezcan inalterables y no puedan ser corrompidos y/o falsificados. Todo esto forma una parte importante de la compliance del sistema informativo de la empresa.

Acceso rápido a la información

Según un estudio de la Corporación de análisis de mercado IDC, los trabajadores dedican en promedio 42 por ciento de sus horas laborales a la administración y procesamiento de documentos. Un archivo digital ofrece a sus usuarios múltiples posibilidades de búsqueda de documentos, combinados con una disminución en los tiempos de acceso a la información, facilitando así su trabajo en relación al manejo y uso de datos. Esto se traduce en un aumento de la productividad en cada área y/ sector en el largo plazo, ya que la transferencia de información, los procesos de trabajo y los proyectos individuales y grupales se encuentran centralizados en este archivo. Asimismo, el acceso a documentos que resulten necesarios puede realizarse en cuestión de minutos, independientemente del horario y del lugar.

Solución a los datos redundantes y duplicados

Tanto las múltiples copias de un mismo documento para diferentes usuarios, así como también las diferentes versiones del mismo constituyen, gracias al uso de un archivo digital, problemas del pasado. El almacenamiento de un documento único en el archivo electrónico impide que múltiples versiones de un archivo sean guardadas en diferentes bases de datos de manera desordenada e ineficiente, contribuyendo así a la desaparición de documentos o archivos duplicados. Gracias a una función de gestión de versiones, los usuarios pueden acceder de forma automática siempre a la última versión, independientemente de la cantidad de veces que el documento haya sido editado.

Base de datos más transparente y centralizada

Todos los documentos archivados electrónicamente son almacenados de manera centralizada y quedan a disposición de los trabajadores del conocimiento a todo momento, convirtiéndose en su base de datos informativa. Todos los documentos pueden clasificarse según sus metadatos en diferentes grupos, teniendo en cuenta el tipo de documento, su pertenencia, y la fecha de emisión o ingreso al sistema. Estos datos son tomados posteriormente como criterios de búsqueda a fin de facilitar el trabajo con los documentos y archivos. Gracias a que los datos pueden ser estructurados de manera clara en actas electrónicas, el archivo digital se presenta como una base de datos estructurada, ordenada y transparente.

Trazabilidad de cada detalle de la gestión

La protocolización de cada uno de los procesos garantiza la trazabilidad de los diferentes accesos, ediciones, agregados y cambios en los documentos archivados en la base de datos. El acceso a esta información resulta indispensable en casos en que los procedimientos deseen ser evaluados o en el marco de una auditoría.

Ahorro en los costos y lugares de almacenamiento

La centralización de la información en un archivo electrónico se traduce en un ahorro de espacio en las oficinas, archivos y depósitos. Asimismo, los materiales de oficina se reducen, a la vez que los tiempos y dificultades del procesamiento de archivos en formato papel, generando una disminución de costos de alquiler, personal y materiales de oficina, entre otros.

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