Best Practice August Storck KG

Tema HistoryCenter: la historia de Storck para las próximas generaciones, procesamiento automático de facturas.
Sector Industria del dulce
Empleados Más de 5.000
Sede de la empresa Berlín
Sala de proyecto Internacional

¡Una combinación excepcional de desafíos técnicos y valores idealistas! El HistoryCenter es para la empresa Storck lo que el Archivo Federal para la República de Alemania: ¡tradición documentada en la era de la globalización!

Dirk Stentzel, tecnologías de procesos empresariales, AUGUST STORCK KG

Retos

  • Enorme diversidad de materiales y medios diferentes como fotos, diapositivas, listas de precios, envoltorios de caramelos, film para bolsas, etiquetas, vídeos y soportes de sonido
  • Estos valores idealistas deben conservarse para las próximas generaciones

Objetivos

  • "HistoryCenter" multimedia para una conservación segura de documentos valiosos en la historia de la empresa
  • Disponibilidad para un mayor número de usuarios como opción de futuro
  • Máxima flexibilidad en la reproducción de objetos archivados

Soluciones

  • El "HistoryCenter" de AUGUST STORCK KG funciona sobre la base de la plataforma iECM Doxis4 de SER
  • Diversos conceptos de almacenamiento para formatos de archivo de alta resolución (solo con fines de reproducción) y para formatos de archivo altamente comprimidos (para búsqueda y visualización)

Ficha del proyecto

Situación de partida

En el HistoryCenter de AUGUST STORCK KG se almacenan materiales y medios sobre los más de 100 años de historia de la empresa. Los tipos de material abarcan una enorme diversidad, comenzando por originales en papel como fotos, álbumes de fotos y listas de precios, pasando por muestras para materiales de envasado como envoltorios de caramelos, film para bolsas y etiquetas, hasta diversos formatos de vídeo y soportes de sonido. Todos ellos acumulan un incalculable valor idealista para esta empresa originaria de Westfalia. La digitalización se llevó a cabo no solo con la finalidad de preservar dicho valor en las décadas venideras, sino también para reestructurar/mejorar la conservación de los originales físicos (lugares de almacenamiento, clima, etc.). Pensando en el futuro, se prestó especial atención a que un mayor número de usuarios tuviera a su disposición los documentos digitalizados para poder ver y vivir la historia de Storck.

Las razones para elegir SER

  • AUGUST STORCK KG, cliente satisfecho de SER, emplea nuestras soluciones de archivado desde hace más de 20 años
  • Desde 2011 existe el HistoryCenter, que se integra sin fisuras en la infraestructura disponible

Solución

Creación de un archivo histórico ("HistoryCenter") para el almacenamiento digital de documentos históricos y objetos multimedia de la empresa sobre la base de Doxis4.

Volumen de documentos

Formatos de archivo de alta resolución: aprox. 16,4 terabytes; formatos de archivo altamente comprimidos: aprox. 1,2 terabytes (tras finalizar la transferencia de originales digitalizados por un proveedor de servicios externo; estado 2014)

Usuarios

Departamento de Comunicación Corporativa

Aplicación

  • Digitalización de originales por parte de un proveedor de servicios externos
  • Los "atributos clave" (existencias, firma y ampliación de firma) se incluyen en los nombres de archivo y se fijan automáticamente en la aplicación
  • Clasificación de documentos en la jerarquía de la empresa (estructura arborescente)
  • Archivado de objetos relacionados en expedientes electrónicos
  • Búsqueda: específica por atributos, jerárquica por estructura arborescente, texto completo
  • Opción de futuro: ampliación de usuarios para las áreas de marketing gracias al acceso de lectura a las existencias sin marca de acceso restringido
  • Otra opción de futuro: integración de la colección de recortes de prensa en el HistoryCenter

Ventajas

  • Preservación de materiales y medios acerca de los más de 100 años de historia de la empresa
  • Máxima flexibilidad de reproducción gracias al archivado electrónico
  • Garantía de legibilidad y reproducción de vídeos y soportes de sonido a largo plazo

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