Best Practice DEGES

Tema Infraestructura digital para el trabajo interconectado en proyectos para todas las sedes
Sector Sociedad gestora de proyectos de titularidad pública
Empleados 280
Volumen de negocio 19,3 miles de millones de euros
Sede de la empresa Berlín
Integración SAP, Microsoft Office, sistema Grunderwerb GE/Office seven
Sala de proyecto Alemania

Al introducir Doxis4 como plataforma ECM estratégica para toda la empresa, hemos establecido la base para muchos más años de éxito y proyectos de transportes.

Jens Düssel, director del Departamento TI y Organización, DEGES

Retos

  • Modalidad de trabajo cada vez más descentralizada y equipos de proyecto flexibles
  • Silos de información en áreas de proyecto que dificultan la colaboración
  • Hasta 500.000 documentos por cada proyecto de transportes
  • Intercambio de documentos constante con los organismos de contratación, así como con los proveedores de productos y servicios

Objetivos

  • Localización flexible gracias a los procesos de trabajo digitales e independientes de la ubicación
  • Fácil colaboración con los contratistas externos
  • Procesamiento centralizado del correo entrante y saliente
  • Comprobación eficaz de facturas con una completa base de información

Soluciones

  • Doxis4 como plataforma ECM estratégica y para toda la empresa
  • Archivo de imágenes interconectado con Doxis4
  • Tipos de expediente estructurados y unificados
  • Sala digital de proyecto para participantes externos
  • Integración de SAP para el procesamiento de facturas y expedientes

Ficha del proyecto

Situación de partida

Como sociedad gestora de proyectos de titularidad pública, DEGES gestiona complejos proyectos para infraestructuras de transportes: desde la planificación, pasando por la adjudicación del encargo a proveedores externos hasta su aprobación y facturación. La gestión de los documentos y sus procesos resulta cada vez más difícil debido a los 500.000 documentos que se generan por proyecto (planos, contratos, aprobaciones, facturas, documentación con imágenes, formatos especiales como mapas PDF, etc.) y a una organización que se descentraliza por momentos. Al introducir una plataforma ECM potente deberían desaparecer los silos de información y el cambio iniciado debería continuar su camino hacia una modalidad de trabajo digital, siempre con la mirada puesta en la ilustración de los procesos empresariales.

Las razones para elegir SER

  • Seleccionada de entre una licitación a escala europea con el apoyo de asesores ECM.
  • Pliego de especificaciones detallado y un análisis clave centrado en la calidad.
  • SER tiene la máxima puntuación de los participantes en la relación calidad-precio.

Solución

El paquete de Doxis4 iECM con archivo, DMS, expedientes electrónicos, archivo de imágenes integrado, intercambio de documentos a través de salas de proyecto, procesamiento de correo entrante y saliente, procesamiento de facturas con integración de SAP y expedientes, así como workflow, entre otras cosas

Integración

SAP, sistema Grunderwerb GE/Office seven (procedimiento especializado), Microsoft Office

Volumen de documentos

  • Incorporación de 1 millón de documentos desde los sistemas antiguos y el archivado de archivos, migración de 30.000 imágenes desde la base de datos de imágenes sustituida.
  • Después de un año y debido a la modalidad desarrollada de trabajo digital, el volumen de documentos ya se ha duplicado hasta alcanzar aprox. los dos millones con un volumen de archivo de 2 terabytes.

Usuarios

280 usuarios

Aplicación

  • Documentos, gestión de imágenes y expedientes en una sola plataforma que incluye el intercambio de información externo gracias a las salas de proyecto.
  • Procesamiento electrónico del correo entrante y saliente con clasificación, distribución y autorización centralizadas.
  • Procesamiento automático de facturas con vinculación a expedientes de pedido y documentos con objetos SAP. El siguiente paso: más workflows para la adjudicación de encargos, adquisición de terrenos, etc.

Ventajas

  • Colaboración en todas las localizaciones y áreas sin largos cauces de transmisión
  • Información completa en el contexto de los proyectos, contratos, facturas, etc.
  • Intercambio de documentos más fácil con los participantes externos en el proyecto
  • Procesamiento de facturas y workflows más eficaces gracias a la automatización e integración

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