Best Practice DEGES

Situación de partida

Como sociedad gestora de proyectos de titularidad pública, DEGES gestiona complejos proyectos para infraestructuras de transportes: desde la planificación, pasando por la adjudicación del encargo a proveedores externos hasta su aprobación y facturación. La gestión de los documentos y sus procesos resulta cada vez más difícil debido a los 500.000 documentos que se generan por proyecto (planos, contratos, aprobaciones, facturas, documentación con imágenes, formatos especiales como mapas PDF, etc.) y a una organización que se descentraliza por momentos. Al introducir una plataforma ECM potente deberían desaparecer los silos de información y el cambio iniciado debería continuar su camino hacia una modalidad de trabajo digital, siempre con la mirada puesta en la ilustración de los procesos empresariales.

Las razones para elegir SER

• Seleccionada de entre una licitación a escala europea con el apoyo de asesores ECM.
• Pliego de especificaciones detallado y un análisis clave centrado en la calidad.
• SER tiene la máxima puntuación de los participantes en la relación calidad-precio.

Solución

El paquete de Doxis4 iECM con archivo, DMS, expedientes electrónicos, archivo de imágenes integrado, intercambio de documentos a través de salas de proyecto, procesamiento de correo entrante y saliente, procesamiento de facturas con integración de SAP y expedientes, así como workflow, entre otras cosas

Integración

SAP, sistema Grunderwerb GE/Office seven (procedimiento especializado), Microsoft Office

Volumen de documentos

• Incorporación de 1 millón de documentos desde los sistemas antiguos y el archivado de archivos, migración de 30.000 imágenes desde la base de datos de imágenes sustituida.
• Después de un año y debido a la modalidad desarrollada de trabajo digital, el volumen de documentos ya se ha duplicado hasta alcanzar aprox. los dos millones con un volumen de archivo de 2 terabytes.

Usuarios

280 usuarios

Aplicación

• Documentos, gestión de imágenes y expedientes en una sola plataforma que incluye el intercambio de información externo gracias a las salas de proyecto.
• Procesamiento electrónico del correo entrante y saliente con clasificación, distribución y autorización centralizadas.
• Procesamiento automático de facturas con vinculación a expedientes de pedido y documentos con objetos SAP. El siguiente paso: más workflows para la adjudicación de encargos, adquisición de terrenos, etc.

Ventajas

• Colaboración en todas las localizaciones y áreas sin largos cauces de transmisión
• Información completa en el contexto de los proyectos, contratos, facturas, etc.
• Intercambio de documentos más fácil con los participantes externos en el proyecto
• Procesamiento de facturas y workflows más eficaces gracias a la automatización e integración