Best Practice DEGES

Tema | Infraestructura digital para el trabajo interconectado en proyectos para todas las sedes |
Sector | Sociedad gestora de proyectos de titularidad pública |
Empleados | 280 |
Volumen de negocio | 19,3 miles de millones de euros |
Sede de la empresa | Berlín |
Integración | SAP, Microsoft Office, sistema Grunderwerb GE/Office seven |
Sala de proyecto | Alemania |
Al introducir Doxis4 como plataforma ECM estratégica para toda la empresa, hemos establecido la base para muchos más años de éxito y proyectos de transportes.
Retos
- Modalidad de trabajo cada vez más descentralizada y equipos de proyecto flexibles
- Silos de información en áreas de proyecto que dificultan la colaboración
- Hasta 500.000 documentos por cada proyecto de transportes
- Intercambio de documentos constante con los organismos de contratación, así como con los proveedores de productos y servicios
Objetivos
- Localización flexible gracias a los procesos de trabajo digitales e independientes de la ubicación
- Fácil colaboración con los contratistas externos
- Procesamiento centralizado del correo entrante y saliente
- Comprobación eficaz de facturas con una completa base de información
Soluciones
- Doxis4 como plataforma ECM estratégica y para toda la empresa
- Archivo de imágenes interconectado con Doxis4
- Tipos de expediente estructurados y unificados
- Sala digital de proyecto para participantes externos
- Integración de SAP para el procesamiento de facturas y expedientes
Ficha del proyecto
Situación de partida
Como sociedad gestora de proyectos de titularidad pública, DEGES gestiona complejos proyectos para infraestructuras de transportes: desde la planificación, pasando por la adjudicación del encargo a proveedores externos hasta su aprobación y facturación. La gestión de los documentos y sus procesos resulta cada vez más difícil debido a los 500.000 documentos que se generan por proyecto (planos, contratos, aprobaciones, facturas, documentación con imágenes, formatos especiales como mapas PDF, etc.) y a una organización que se descentraliza por momentos. Al introducir una plataforma ECM potente deberían desaparecer los silos de información y el cambio iniciado debería continuar su camino hacia una modalidad de trabajo digital, siempre con la mirada puesta en la ilustración de los procesos empresariales.
Las razones para elegir SER
- Seleccionada de entre una licitación a escala europea con el apoyo de asesores ECM.
- Pliego de especificaciones detallado y un análisis clave centrado en la calidad.
- SER tiene la máxima puntuación de los participantes en la relación calidad-precio.
Solución
El paquete de Doxis4 iECM con archivo, DMS, expedientes electrónicos, archivo de imágenes integrado, intercambio de documentos a través de salas de proyecto, procesamiento de correo entrante y saliente, procesamiento de facturas con integración de SAP y expedientes, así como workflow, entre otras cosas
Integración
SAP, sistema Grunderwerb GE/Office seven (procedimiento especializado), Microsoft Office
Volumen de documentos
- Incorporación de 1 millón de documentos desde los sistemas antiguos y el archivado de archivos, migración de 30.000 imágenes desde la base de datos de imágenes sustituida.
- Después de un año y debido a la modalidad desarrollada de trabajo digital, el volumen de documentos ya se ha duplicado hasta alcanzar aprox. los dos millones con un volumen de archivo de 2 terabytes.
Usuarios
280 usuarios
Aplicación
- Documentos, gestión de imágenes y expedientes en una sola plataforma que incluye el intercambio de información externo gracias a las salas de proyecto.
- Procesamiento electrónico del correo entrante y saliente con clasificación, distribución y autorización centralizadas.
- Procesamiento automático de facturas con vinculación a expedientes de pedido y documentos con objetos SAP. El siguiente paso: más workflows para la adjudicación de encargos, adquisición de terrenos, etc.
Ventajas
- Colaboración en todas las localizaciones y áreas sin largos cauces de transmisión
- Información completa en el contexto de los proyectos, contratos, facturas, etc.
- Intercambio de documentos más fácil con los participantes externos en el proyecto
- Procesamiento de facturas y workflows más eficaces gracias a la automatización e integración
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