Best Practice DER Touristik

Tema Procesamiento automático de facturas recibidas y archivado.
Sector Turismo
Empleados 6.277 a nivel internacional (estado 2013)
Volumen de negocio 4,6 miles de millones de euros (estado 2013)
Sede de la empresa Fráncfort del Meno
Integración SAP
Sala de proyecto Facturas en todo el mundo

Gracias a la implementación de InvoiceMaster para facturas turísticas con referencia a un pedido, pudo reducirse aprox. en un 40% el número de empleados y en torno a un 57% los gastos de transporte.

Johannes Müller-Baltes, director del Departamento de Contabilidad y Finanzas de DER

Retos

  • Facturas difíciles de leer y con estructura confusa
  • Eliminación de prolongados itinerarios de comprobación y aprobación
  • Facturas turísticas con datos adjuntos (bonos) en diversos formatos

Objetivos

  • Registro automático de facturas de organizadores
  • Procesos de clarificación y aprobación gestionados por workflow
  • Transferencia automática de datos a SAP
  • Mayor transparencia en las deudas, estados de facturas, etc.
  • Procesos más rápidos

Soluciones

  • Solución de software para el procesamiento automático de facturas recibidas con y sin referencia a un pedido
  • Procesos de comprobación y aprobación gestionados por workflow
  • Integración de SAP
  • Clasificación de facturas recibidas en documentos en inglés y alemán

Ficha del proyecto

Situación de partida

Una vez que la agencia de viajes alemana DER introdujo un archivo electrónico en 1999 para la conservación de sus recibos con garantía de integridad, así como para descongestionar el archivo en papel, a partir de 2005 debía mejorarse el procesamiento de facturas. Antes de la automatización, las facturas sin referencia a un pedido recorrían toda la empresa con el correo interno, se autorizaban con un sello y se contabilizaban manualmente en SAP. Las facturas turísticas con referencia a un pedido se enviaban a Galway, Irlanda, y allí se registraban en SAP también de forma manual. Los procesos de clarificación eran laboriosos y se realizaban por correo electrónico, así como vía correo interno.

Las razones para elegir SER

  • Flexibilidad del software para procesar facturas turísticas junto con datos adjuntos (bonos)
  • "tecnología de un solo proveedor"

Solución

Doxis4 Capture, Doxis4 InvoiceMaster Read y Doxis4 SAP Control S

Integración

SAP

Volumen de documentos

Cada año se tramitan 525.000 facturas turísticas (MM) y 25.000 facturas de costes generales (FI)
a través de IM (estado 2013)

Usuarios

Lectores de facturas aprox. 10 usuarios, workflows de comprobación aprox. 300 empleados

Aplicación

  • Introducción del procesamiento automático de facturas en 2005 para facturas de gastos generales (FI) y en 2006 para facturas turísticas de Dertour, Meiers Weltreisen y ADAC Reisen.
  • Actualización de InvoiceMaster e integración de la recepción de facturas electrónicas (aprox. 135.000 al año) en 2010.
  • Las facturas se escanean en la recepción central de correo en Fráncfort del Meno, los datos de facturación y reserva de viaje se extraen automáticamente y se cotejan con SAP. Si los datos coinciden con el pedido y la reserva, se contabilizan de manera totalmente automática.
  • En el caso de facturas sin referencia a un pedido (facturas de gastos generales), se inicia un workflow de autorización o clarificación, p. ej., en el caso de facturas turísticas con referencia a un pedido. Las instancias de proceso se finalizan con la contabilización en SAP.

Ventajas

  • Procesamiento estandarizado de facturas sin divergencias, cumplimiento de la jerarquía de derechos (quién puede autorizar qué)
  • Se ha reducido aprox. en un 40% el número de empleados y en torno a un 57% los gastos de transporte al procesar facturas turísticas con referencia a un pedido
  • Transparencia: el departamento de auditoría puede comprobar las instancias de proceso poco claras rápidamente
  • Incremento de la productividad: se ha hecho frente al creciente volumen de facturas durante los últimos 9 años sin un gran aumento de personal

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