Situación de partida

DHL emplea desde hace mucho tiempo el archivado electrónico de documentos, sobre todo, para disponer de ellos rápidamente y a nivel internacional. No obstante, el archivo antiguo no ofrecía la disponibilidad permanente de los documentos electrónicos y las funciones solo podían ampliarse de manera limitada. Existen diferentes soluciones para el archivado a largo y corto plazo. Es por ello que, en 2010, DHL se determinó a introducir una solución DMS unificada para toda la empresa. Tras realizar un detallado análisis, DHL inició una colaboración con Hewlett-Packard con el fin de crear uno de los mayores archivos comerciales de documentos en el mundo y se decidieron por el software del paquete Doxis4 iECM de SER. Los objetivos eran, entre otros, satisfacer todos los requisitos jurídicos (cumplimiento) a nivel internacional, obtener una mayor flexibilidad gracias al procesamiento de diversos tipos de documento mediante interfaces unificadas, así como conseguir una mayor velocidad con el acceso inmediato a los documentos archivados.

Las razones para elegir SER

Para DHL era importante que la nueva solución no comprendiese únicamente los requisitos funcionales de la actualidad, sino también los del futuro. La decisión de optar por el concepto SaaS de HP, basado en Doxis4, fue resultado de un riguroso procedimiento de selección.

Solución

Gestión de documentos multifuncional, ampliable y de alta disponibilidad basada en el paquete de Doxis4 iECM

Integración

Con los portales de cliente, por ejemplo, las confirmaciones de entrega en Track & Trace, así como con las aplicaciones internas de DHL Express como Servicio al Cliente, Operaciones y Tramitación Aduanera

Volumen de documentos

Documentos almacenados actualmente: 3,1 miles de millones, incremento mensual: 130 millones

Usuarios

Aprox. 32.000 usuarios activos

Aplicación

Hoy en día, el archivo electrónico abarca 66 tipos distintos de documento desde las áreas de Operaciones, Servicio al Cliente y Finanzas hasta el mantenimiento de aviones. También se transfieren al archivo los documentos de los sistemas para la creación de facturas y del sistema de registro de envíos. Los documentos almacenados están disponibles a cualquier hora. El sistema se aloja en el HP Data Center de Fráncfort del Meno. Asimismo, está prevista la introducción de los expedientes electrónicos y los procesos gestionados por workflow

Ventajas

• Empleados de DHL: Acceso directo a todos los documentos de las aplicaciones DHL desde cualquier lugar del mundo; descarga de documentos para el envío a clientes
• Autoridades aduaneras y fiscales: Rápida disponibilidad de facturas proforma y documentos de mercancías peligrosas
• Clientes: Acceso inmediato a los albaranes de entrega que incluyen la firma del destinatario; disponibilidad de órdenes de transporte como documentación a prueba de falsificaciones