Best Practice Dürr Dental AG

Tema Procesamiento automático de facturas recibidas y archivado.
Sector Tecnología médica
Empleados 400 en la sede central, 1.000 a nivel internacional
Volumen de negocio Más de 200 millones de euros (2012)
Sede de la empresa Bietigheim-Bissingen
Integración Infor ERP/desde junio de 2014 IFS Applications
Sala de proyecto Alemania

Desde la confirmación del pedido hasta el funcionamiento productivo de InvoiceMaster de SER transcurrieron solo cinco meses tal y como estaba previsto. Desde entonces el sistema funciona perfectamente y la integración en el sistema ERP garantiza un proceso electrónico en todos los casos.

Ralf Durst, director de TI en Dürr Dental

Retos

  • El procesamiento manual de facturas era ineficiente y se prestaba a errores
  • Incompatibilidad de soportes entre el procesamiento de facturas en papel y su procesamiento posterior en el sistema ERP
  • Comprobación de facturas lenta y poco transparente a partir de comprobantes en papel
  • Sin una vista general de las deudas actualizada

Objetivos

  • Mayor eficacia en la contabilidad de acreedores
  • Registro de facturas más rápido y sin errores
  • Procesos de comprobación estandarizados
  • Mayor transparencia en las facturas de acreedores
  • Integración en sistema ERP: trasferencia automática de los datos
  • Mejores posibilidades de búsqueda para encontrar documentos

Soluciones

  • Gestión automática de facturas con Doxis4 InvoiceMaster
  • Lectura de facturas y transferencia de datos automáticas a Infor ERP/IFS Applications
  • Comprobación de facturas gestionada por workflow
  • Interconexión de Doxis4 InvoiceMaster con el archivo disponible
  • Comprobación automática de facturas conforme al art. 14, párrafo 4, de la ley alemana relativa al impuesto sobre el volumen de venta

Ficha del proyecto

Situación de partida

Al realizar íntegramente en papel el procesamiento de las facturas recibidas, se producían malentendidos de forma constante como consecuencia de la incompatibilidad de soportes entre los comprobantes en papel recibidos y el procesamiento electrónico posterior en el sistema ERP de los datos de las facturas. El proceso manual de registro de datos en el sistema ERP se prestaba a errores y requería mucho tiempo. La comprobación de facturas a partir de comprobantes en papel es lenta y poco transparente. La gestión automática de facturas debe estandarizar y acelerar el registro de facturas, así como su comprobación, en la contabilidad de acreedores.

Las razones para elegir SER

  • SER expuso la solución "Doxis4" basándose en problemas específicos de clientes.
  • Elevada penetración de SER en el mercado con más de 1 millón de usuarios en proyectos
  • Interfaz de usuario orientada al cliente, flexible y adaptable

Solución

  • Doxis4 Capture para escanear hasta 300.000 páginas al año
  • Lectura automática de facturas (Doxis4 Invoice Master Read) con transferencia de datos al sistema ERP
  • Comprobación de facturas gestionada por workflow (Doxis4 InvoiceMaster Control)

Integración

Sistema ERP: Infor ERP/desde junio de 2014 IFS Applications

Volumen de documentos

aprox. 150 facturas al día hasta 300.000 páginas al año

Usuarios

100 usuarios

Aplicación

  • Productividad de la solución de gestión de facturas Doxis4 cinco meses después de confirmar el pedido
  • Escaneado de facturas en papel inmediatamente después de su recepción en la empresa, lectura automática de los datos de cabecera y posición contenidos, transferencia de datos al sistema ERP
  • Comprobación de facturas gestionada por workflow
  • Archivado de facturas y albaranes
  • En 2014: integración de Doxis4 InvoiceMaster en el nuevo sistema ERP, IFS Applications

Ventajas

El registro de los datos de facturas supone para los empleados un alivio considerable de la carga de trabajo. Ya desde el inicio del proyecto pudo reconocerse automáticamente a la mayoría de los emisores de facturas. La extracción de datos y contabilización mediante propuestas aceleran notablemente el proceso. El registro electrónico proporciona en todo momento al departamento de contabilidad una vista general completa y transparente de todas las deudas aportando una base precisa para el plan de liquidez.

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