Situación de partida

La Gestión de Objetos de EDEKA Nord dispone de un departamento propio con aprox. 30 empleados. Cada inmueble cuenta con un expediente, casi siempre muy amplio, que contiene planos, contratos, facturas en curso, etc. Es habitual que, como parte de su trabajo, los empleados en la Gestión de Objetos deban viajar frecuentemente a los mercados que se encuentran bajo su responsabilidad. Para ello debían recopilar en archivadores que llevaban consigo la documentación necesaria para el proyecto con antelación a su viaje. En lugar de cargar con pesados maletines repletos de pedidos, documentos para inspecciones, protocolos, etc., lo correcto sería que los empleados transfiriesen fácilmente los expedientes electrónicos de objetos del mercado pertinente a sus portátiles mediante la función checkin/checkout y que los pudiesen procesar de forma móvil.

Motivos para elegir SER

• Una satisfactoria relación empresarial con SER desde hace años
• Competencia y cumplimiento de plazos
• Flexibilidad de una mediana empresa con sede en Alemania

Solución

• Expedientes electrónicos de objetos basados en la gestión de registros Doxis4
• Archivo Doxis4 (repositorio de contenido) con búsqueda de texto completo
• Smart Notes para el archivado de correo electrónico de IBM Notes
• Smart Office para el archivado de documentos de MS Office

Integración

IBM Notes, MS Office

Volumen de documentos

Alrededor de 64.000 documentos de hasta 10 páginas se migraron a la estructura de registros del expediente de objeto.
Se digitalizaron 500 carpetas. Inventario de documentos actual: 170.000 documentos.

Usuarios

Los 30 empleados de la Gestión de Objetos

Aplicación

Introducción del expediente electrónico de objeto con registros como correspondencia, contratos, extractos del Registro Mercantil, contratos de mantenimiento, etc. Migración de los documentos de expediente. Acceso remoto a los expedientes vía internet. Tal y como estaba planeado, la opción de llevarse los expedientes individuales durante los servicios externos se efectuó primeramente mediante la función checkin/checkout. Más tarde este procedimiento se cambió por el acceso remoto vía internet. De modo que, actualmente, cada gestor de objetos posee un portátil con un stick UMTS que posibilita la conexión a la central de la empresa en Neumünster mediante un acceso seguro.

Ventajas

Los gestores de objetos viajan ahora exclusivamente con su portátil. Ya no es necesaria la tediosa tarea de recopilar los archivadores. Gracias al acceso online a los expedientes de objetos, el acceso a los documentos necesarios es posible en todo momento y desde cualquier lugar.